Prøvetid brukt riktig: oppfølgingen som gjør en oppsigelse holdbar
Prøvetid oppfølging arbeidsgiver henger tettere sammen enn de fleste tror før de selv står i det. Malin ansatte en ny selger med seks måneders prøvetid, og seks uker inn i forholdet var det tydelig at resultatene uteble. Prøvetiden gir en kortere oppsigelsesfrist enn det som ellers gjelder, men den fritar ikke arbeidsgiver fra å begrunne oppsigelsen eller fra å ha fulgt opp den ansatte underveis. En oppsigelse i prøvetiden som kommer uten forvarsel og uten dokumentert oppfølging, står langt svakere enn en der den ansatte har fått vite hva som forventes og fått en reell sjanse til å levere det.
Prøvetid og oppfølging som arbeidsgiver gir en kortere frist, ikke fritak fra å begrunne
Prøvetiden kan vare i inntil seks måneder, og i denne perioden gjelder som hovedregel en gjensidig oppsigelsesfrist på fjorten dager, med mindre noe lengre er skriftlig avtalt i arbeidsavtalen. Det er en betydelig kortere frist enn den ordinære oppsigelsesfristen som gjelder etter prøvetidens slutt. Kortere frist betyr derimot ikke at kravet til saklig grunn forsvinner, det betyr bare at terskelen for hva som regnes som tilstrekkelig grunn, ligger noe lavere enn ved en ordinær oppsigelse.
Malin hadde selv satt seks måneder som prøvetid i arbeidsavtalen, det maksimale loven tillater, nettopp fordi en selgerrolle tar tid å vurdere skikkelig. Kortere prøvetid, for eksempel to eller tre måneder, er fullt lovlig og ofte tilstrekkelig for stillinger der resultatene viser seg raskere, men jo kortere prøvetiden er, jo mindre tid har du til å bygge den dokumentasjonen en eventuell oppsigelse skal bygge på.
De tre grunnene loven faktisk godtar i prøvetiden
Grunnlaget for en oppsigelse i prøvetiden skal knytte seg til den ansattes tilpasning til arbeidet, faglige dyktighet, eller pålitelighet. Malins selger presterte konsekvent under det som var avtalt som forventet nivå, noe som falt inn under faglig dyktighet. Det holder derimot ikke å vise til en generell magefølelse om at «det ikke helt stemmer», grunnen må kunne knyttes til en av disse tre kategoriene og kunne underbygges konkret.
Diskuter du usikkerheten med en kollega eller en HR-rådgiver før du konkluderer, er det ofte nettopp denne kategoriseringen som avslører om grunnlaget faktisk holder, eller om det bare er et uklart inntrykk som ennå ikke er testet mot noe konkret.
Tilpasning til arbeidet handler om noe annet enn faglig dyktighet, det dreier seg om hvordan den ansatte fungerer i teamet, følger rutiner og samarbeider med kolleger og kunder, uavhengig av om vedkommende rent faglig kan jobben. Pålitelighet dekker forhold som gjentatt forsentkomming eller manglende overholdelse av avtaler, uten at det nødvendigvis handler om illojalitet i streng forstand. Malin noterte selv hvilken av de tre kategoriene hver observasjon hørte til, slik at hun hadde et ryddig grunnlag klart den dagen hun måtte ta en beslutning.
Dokumentasjonen må bygges underveis, ikke skrives dagen før oppsigelsen
Malin skrev korte notater etter hver oppfølgingssamtale med selgeren, med dato, hva som ble sagt, og hva som ble avtalt som neste steg. Da hun til slutt vurderte oppsigelse, hadde hun seks uker med dokumentert oppfølging å vise til, ikke bare et inntrykk fra den siste uken. Dokumentasjon som lages i etterkant, i det oppsigelsen allerede er bestemt, har langt mindre vekt enn notater som er skrevet fortløpende mens forholdet fortsatt pågikk.
Hun gjennomførte også en formell samtale midtveis i prøvetiden, der hun fortalte selgeren rett ut at resultatene lå under forventning, og hva som konkret måtte endres for at prøvetiden skulle bestås. Den samtalen er ofte det som avgjør om en senere oppsigelse framstår rimelig, en ansatt som aldri har fått vite at noe var galt, har vanskelig for å forstå hvorfor oppsigelsen kommer, og det svekker arbeidsgivers sak om den skulle bli utfordret.
Fristen for å levere oppsigelsen løper ut sammen med prøvetiden
Skal du bruke de gunstigere reglene i prøvetiden, må oppsigelsen faktisk leveres innenfor prøvetidens lengde. Venter du til prøvetiden akkurat har løpt ut, mister du adgangen til den kortere fristen og den lempeligere terskelen, og står igjen med de ordinære reglene for oppsigelse i stedet. Se også slik sier du opp en ansatt riktig for kravene som gjelder etter at prøvetiden er over, inkludert drøftingsmøtet som skal gjennomføres uansett.
Malin la selv inn en påminnelse tre uker før prøvetiden løp ut, som en siste sjekk av om hun trengte å ta stilling til saken før fristen. Uten en slik påminnelse er det lett at prøvetiden løper ut i det stille, rett og slett fordi ingen har satt av tid til å vurdere spørsmålet aktivt før det er for sent å bruke de gunstigere reglene.
Endte prøvetiden med at Malin valgte å beholde selgeren likevel, la hun inn en kort oppfølgingsplan for de neste månedene, med konkrete mål å måle mot. En prøvetid som bestås uten videre oppfølging etterpå, gir sjelden bedre resultater av seg selv bare fordi seks måneder har gått.
Kort oppsummert
- Prøvetid og oppfølging som arbeidsgiver henger sammen: en kortere frist krever fortsatt saklig grunn og reell dokumentasjon.
- Prøvetiden kan vare i inntil seks måneder, med en gjensidig oppsigelsesfrist på fjorten dager som hovedregel.
- Grunnlaget må knyttes til tilpasning til arbeidet, faglig dyktighet eller pålitelighet, ikke en generell magefølelse.
- Bygg dokumentasjonen fortløpende gjennom prøvetiden, ikke i dagene før oppsigelsen skrives.
- Oppsigelsen må leveres innenfor selve prøvetiden for at de gunstigere reglene skal gjelde.