Slik sier du opp en ansatt riktig – fra drøftingsmøte til brev
Å si opp ansatt riktig krever mer enn en oppsigelsesdato og en signatur. Máhtte driver et lite transportfirma og hadde en sjåfør som gjentatte ganger ikke møtte til avtalt tid uten å varsle, noe som skapte problemer overfor kundene flere ganger i løpet av et halvt år. Grunnlaget for oppsigelsen var på plass, men Máhtte visste at en oppsigelse som virker rettferdig i innhold, likevel kan bli kjent ugyldig hvis prosessen rundt den ikke er fulgt. Det som oftest velter en oppsigelse i praksis, er ikke at grunnen var for svak, det er at et formkrav på veien dit ble hoppet over.
Slik sier du opp ansatt riktig: drøftingsmøtet kommer først
Før Máhtte skrev noe som helst, innkalte han sjåføren til et drøftingsmøte, der grunnlaget for en mulig oppsigelse ble lagt fram og sjåføren fikk komme med sin versjon. Det er ikke et møte for syns skyld. Arbeidsgiver skal så langt det er praktisk mulig faktisk drøfte grunnlaget med den ansatte før beslutningen tas, og møtet skal kunne påvirke utfallet, ikke bare stadfeste noe som i realiteten allerede er avgjort.
Sjåføren forklarte i møtet at flere av forsinkelsene skyldtes et bilproblem han ikke hadde meldt fra om tidligere. Det endret ikke konklusjonen for Máhtte, men det ga ham et bedre grunnlag for å vurdere om noe kunne vært løst annerledes, og det styrket dokumentasjonen av at prosessen faktisk var reell.
Máhtte skrev et kort referat fra møtet samme ettermiddag, med dato, hvem som var til stede, og hovedpunktene fra det sjåføren sa. Referatet ble lagt ved i personalmappen, ikke fordi loven krever et bestemt format på det, men fordi et referat skrevet mens minnet er ferskt, veier langt tyngre i etterkant enn et referat rekonstruert uker senere om saken skulle bli bestridt.
Oppsigelsesbrevet har formkrav som få arbeidsgivere kjenner i detalj
Selve brevet skal være skriftlig, og skal opplyse om en del konkrete rettigheter den ansatte har, blant annet retten til å kreve forhandling og til å ta ut søksmål, samt fristene som gjelder for dette. Mangler denne informasjonen i brevet, kan det i seg selv gjøre oppsigelsen ugyldig, uavhengig av hvor godt begrunnet den ellers er. Máhtte brukte en gjennomgått mal for arbeidsavtale og et tilhørende oppsigelsesbrev i stedet for å skrive alt fra bunnen, nettopp fordi formkravene er mange og lette å glemme en av.
Brevet bør også opplyse om at den ansatte har rett til å fortsette i stillingen så lenge en eventuell tvist om oppsigelsen pågår, dersom det kreves innen fristen. Dette er en av de rettighetene som lettest glipper i en mal som ikke er oppdatert, og en av de feilene som er dyrest å ha gjort, fordi den kan gi den ansatte langt bedre kort på hånden i en senere forhandling enn selve oppsigelsesgrunnlaget skulle tilsi.
Det som gjør en oppsigelse ugyldig, er sjeldnere grunnlaget enn prosessen
De færreste sakene som havner i forliksrådet eller tingretten, handler om hvorvidt arbeidstakeren faktisk gjorde det arbeidsgiveren påstår. De handler oftere om hvorvidt prosessen fram til oppsigelsen var forsvarlig: ble det drøftet, ble brevet riktig utformet, ble fristene overholdt. En arbeidsgiver som hopper over drøftingsmøtet fordi konklusjonen «uansett var gitt», tar en risiko som er langt større enn den ekstra timen møtet faktisk koster.
Det høres kontraintuitivt ut for mange arbeidsgivere, som gjerne bruker mest tid på å samle bevis for hvorfor den ansatte fortjener oppsigelsen. Beviset for at grunnlaget er reelt, er sjelden det som avgjør sakens utfall alene, det er kombinasjonen av et reelt grunnlag og en ryddig prosess som gjør at oppsigelsen faktisk holder om den blir utfordret.
Máhtte spurte seg selv underveis om han kunne forsvart hvert enkelt steg overfor en fremmed som ikke kjente saken, ikke bare overfor seg selv. Det enkle testspørsmålet fanget opp et par steder der han i farten hadde tenkt å hoppe over noe, og ga ham en grunn til å rette opp før brevet ble sendt, ikke etterpå når det uansett var for sent å endre noe.
Máhttes sjekkliste fra innkalling til brev i postkassen
Máhtte satte opp rekkefølgen slik for seg selv: skriftlig innkalling til drøftingsmøte i god tid, gjennomføring av møtet med referat, vurdering av om noe fra møtet endret bildet, og til slutt et oppsigelsesbrev som inneholdt alle de lovpålagte opplysningene, sendt på en måte som kunne dokumenteres i etterkant. Se også hvordan prøvetid brukt riktig skiller seg fra en ordinær oppsigelse, siden kravene der er mildere, men langt fra fraværende.
Han valgte å sende brevet med et følgebrev der han også tilbød en kort samtale om referanser og sluttattest, ikke fordi loven krever det, men fordi en oppsigelse som håndteres ryddig helt til slutt, sjeldnere ender i en unødvendig konflikt om detaljer som egentlig kunne vært avklart med et par setninger.
Kort oppsummert
- Å si opp ansatt riktig starter med et reelt drøftingsmøte før beslutningen tas, ikke etterpå.
- Oppsigelsesbrevet har lovpålagte formkrav om informasjon til den ansatte, og mangler dette, kan oppsigelsen bli ugyldig alene av den grunn.
- De fleste tvister handler om prosessen fram til oppsigelsen, ikke om grunnlaget for den var reelt.
- Bruk en sjekkliste fra innkalling til brev, og dokumenter hvert steg underveis.
- Prøvetid gir mildere krav til begrunnelse enn en ordinær oppsigelse, men prosesskravene forsvinner ikke av den grunn.