Hva kan jeg gjøre når protokollen ikke stemmer med det som ble vedtatt?

Hva loven krever av protokollen

I et borettslag skal møteleder sørge for at det føres protokoll over alle saker og alle vedtak. Protokollen skal signeres av møteleder og minst én andelseier som generalforsamlingen velger blant dem som deltar, og den skal holdes tilgjengelig for andelseierne (borettslagsloven § 7-9). Reglene er nesten like i sameier. Der skal møtelederen ha ansvar for protokollen, og møtelederen og minst én seksjonseier som årsmøtet utpeker, skal signere (eierseksjonsloven § 53).

Ordningen med to underskrifter betyr at flere enn møtelederen står inne for innholdet. Loven har ingen egen regel for hva som skjer hvis protokollen likevel er feil, og heller ingen frist for å si fra. Det gjør at du bør handle raskt.

Slik får du rettet en feil i protokollen fra generalforsamlingen

Gå fram i denne rekkefølgen:

• Sammenlign protokollen med innkallingen, forslagene som ble fremmet, og dine egne notater. Finn den eksakte linjen som er feil.
• Skriv til møteleder og til den andelseieren som signerte. Gjengi hva protokollen sier, hva som faktisk ble vedtatt, og be om en rettet protokoll.
• Be om at alle andelseierne får tilsendt den rettede versjonen eller en rettelse som vedlegg, slik at den gamle teksten ikke står alene.
• Hold skriftlig kontakt. En e-post med dato er en dokumentasjon du kan vise til senere.

En rettelse bør si hvilken sak som er rettet, hva som sto der før, hva som er riktig, hvem som har rettet og når. Slik kan alle se hva som er endret, og ingen kan hevde at protokollen ble endret i det stille. Har dere ikke kommet til enighet, kan en erklæring fra deg legges ved protokollen som et vedlegg, slik at begge versjoner er synlige for dem som leser den.

Husk at andre kan ha notert annerledes. Møteleder kan være uenig med deg, og da hjelper det å være konkret: «Under sak 4 ble det stemt over 580 000 kroner, ikke 850 000.» Andre som var til stede, kan bekrefte det.

Hvis du selv er den som skal signere

Blir du bedt om å signere en protokoll du mener er feil, skal du ikke gjøre det før den er rettet. Signaturen betyr at du står inne for at det som står der, stemmer. Derfor er det ikke bare møtelederen som signerer.

Skriv ned hva du mener er feil, og send det til møteleder. Signerer du med et forbehold, så skriv forbeholdet rett ved siden av underskriften.

Hvis dere ikke blir enige

Protokollen er et bevis for hva som ble vedtatt. Et bevis kan være feil, og feilen kan vises på andre måter, for eksempel gjennom forslagene som lå til grunn, utsendte dokumenter og vitner. I utgangspunktet er det altså det som faktisk ble vedtatt, som gjelder.

Blir uenigheten stående, kan du ta saken opp som en egen sak på neste generalforsamling. Du må da melde den inn innen fristen styret har varslet, så den kommer med i innkallingen (§ 7-7 og § 7-8). Generalforsamlingen kan ikke vedta saker som ikke er nevnt i innkallingen, med mindre alle samtykker. Den kan likevel alltid vedta å kalle inn til en ny generalforsamling.

Hvis det betyr mye økonomisk, og styret allerede handler på grunnlag av den feilaktige protokollen, bør du si fra til styret skriftlig med en gang. Kommer det til tvist, kan domstolene i siste instans avgjøre hva som ble vedtatt.

Kort oppsummert

• En feil i protokollen fra generalforsamlingen kan du kreve rettet. Protokollen skal vise alle saker og vedtak og signeres av møteleder og en valgt andelseier.
• Loven sier ikke hvordan en feil protokoll rettes, så ta kontakt skriftlig og raskt.
• Protokollen er et bevis, men det som faktisk ble vedtatt, er det som gjelder.
• Signer ikke en protokoll du mener er feil.
• Kommer du ikke til enighet, kan du melde saken inn til neste generalforsamling, og til sist kan domstolene avgjøre den.