Hva må et rengjøringsfirma ha på plass av godkjenning og regnskap?

Godkjenning når du skal starte rengjøringsfirma

Forskrift om godkjenning av renholdsvirksomheter sier at renholdsvirksomheter skal være godkjent av Arbeidstilsynet. Godkjente virksomheter står i Renholdsregisteret, enten som godkjent med ansatte eller godkjent uten ansatte. Det siste viser at også en som vasker alene i eget enkeltpersonforetak, er omfattet.

For å bli godkjent må du dokumentere at virksomheten følger reglene for arbeidsmiljø og lønn. Har du ansatte, gjelder blant annet krav om godkjent bedriftshelsetjeneste, ordning for verneombud, skriftlige arbeidsavtaler, en ordning for yrkesskadeforsikring og lønn etter den allmenngjorte tariffavtalen for renholdsbedrifter. Virksomheten må også stå i de registrene den har plikt til å være registrert i, som Enhetsregisteret, Merverdiavgiftsregisteret og arbeidsgiverregisteret. Kommer du eller de ansatte fra et land utenfor EØS, må oppholdstillatelse dokumenteres.

HMS-kort for alle som vasker

Alle arbeidstakere som utfører renholdsarbeid, skal ha HMS-kort. Plikten gjelder også for innehaveren av et enkeltpersonforetak som ikke har ansatte. Kortet er personlig, gjelder i to år og bare så lenge arbeidsforholdet varer. Kortet bestilles gjennom renholdsvirksomheten, av eieren eller en som jobber der.

Slutter en ansatt, faller kortet bort. Ansetter du noen nye, må kortet være bestilt før de begynner å vaske hos kundene.

Kundene kan bare kjøpe fra godkjente firma

Kjøp av renholdstjenester er bare tillatt fra virksomheter som er godkjent, eller som har søknad om godkjenning eller bestilling av HMS-kort under behandling. Arbeidstilsynet skriver at forbudet også gjelder forbrukere som kjøper renhold til hjemmet sitt. En kunde som oppdager at du ikke er godkjent, må avslutte avtalen.

Bedriftskunder har i tillegg en påseplikt. De skal sjekke at du følger reglene om lønns- og arbeidsvilkår, og mange tar inn krav om HMS-kort, innsyn og oppsigelse i kontrakten. Minstelønnen i den allmenngjorte avtalen gjelder for de ansatte dine, se allmenngjort tariffavtale.

Mva, betaling og timelister

Renhold har alminnelig sats på 25 prosent. Plikten til å registrere seg i Merverdiavgiftsregisteret inntrer når salget har passert 50 000 kroner i løpet av tolv måneder. Fra da av skal alle fakturaer ha mva. Til privatkunder bør tilbud og prisliste vise prisen med mva, siden det er den kunden faktisk betaler.

Ta betalt via bank. En bedriftskunde som betaler 10 000 kroner eller mer kontant, mister fradraget for kostnaden og for mvaen, se skatteloven § 6-51. En privatkunde som betaler mer enn 10 000 kroner kontant, kan bli gjort medansvarlig for skatt og mva som renholderen unndrar, etter skattebetalingsloven § 16-50. Betaling med kort eller Vipps går gjennom foretak som driver betalingsformidling, og oppfyller kravet.

Bokføringsforskriften § 5-14 krever at den som tar betalt etter tidsforbruk, dokumenterer utførte timer for hver eier og ansatt, per dag og fordelt på kunder. Regelen gjelder også når det er avtalt fast pris. Timelistene skal være ferdige senest innen utgangen av måneden etter. For et renholdsfirma betyr det at du må kunne vise hvem som vasket hvor, og hvor lenge, også hos fastkunder som betaler en månedspris.

Faste kunder kan faktureres samlet hver måned. Bokføringsforskriften § 5-2-3 lar deg sende fakturaen innen femten virkedager i måneden etter.

Kostnader og fradrag i et renholdsfirma

Vaskemidler, kluter, støvsugere og annet utstyr er kostnader i foretaket. Når du er registrert for mva, får du fradrag for mvaen på det du kjøper inn. Utstyr som koster under 30 000 kroner, kan trekkes fra med en gang.

Bilen krever en egen vurdering. Mva på kjøp, drift og vedlikehold av personbil gir ikke fradrag, se merverdiavgiftsloven § 8-4. En varebil i riktig avgiftsklasse gir fradrag. Bruker du privatbilen mellom kundene, kan du trekke fra kjøringen i inntekten, men da må den dokumenteres med kjørebok.

Kort oppsummert

• Skal du starte rengjøringsfirma, må virksomheten godkjennes av Arbeidstilsynet, også om du jobber alene.
• Alle som vasker, inkludert eieren, må ha HMS-kort.
• Både bedrifter og privatpersoner har bare lov til å kjøpe renhold fra godkjente virksomheter.
• Renhold har 25 prosent mva, og grensen for registrering er 50 000 kroner.
• Timer skal dokumenteres per kunde og per dag, også ved fastpris, og betaling bør skje via bank.