Hva må gjøres med lønnen når en ansatt slutter?

Lønn ut oppsigelsestiden

Den ansatte har rett til lønn til og med siste dag i arbeidsforholdet. Fritar du henne fra å jobbe i oppsigelsestiden, har hun fortsatt krav på lønnen. Oppsigelsesfristen løper fra første dag i måneden etter at oppsigelsen ble gitt (arbeidsmiljøloven § 15-3 fjerde ledd). Sier hun opp 14. august med én måneds frist, er siste dag 30. september. Se også lønn i oppsigelsestiden.

I sluttoppgjøret tar du også med det som ellers ville kommet senere: overtid og tillegg som ikke er betalt, reiseregninger og utlegg. Har den ansatte en bonusavtale, er det avtalen som avgjør om hun får en forholdsmessig del når hun slutter før bonusen utbetales.

Feriepenger ved fratreden

Slutter den ansatte, skal alle opptjente feriepenger utbetales siste vanlige lønningsdag før fratreden (ferieloven § 11 nr. 3). Den delen du ikke kan regne ut innen da, for eksempel feriepenger av overtid som betales senere, kan betales med det avsluttende lønnsoppgjøret.

Alle opptjente feriepenger betyr feriepenger av det som er utbetalt i år. Har hun ikke tatt ut ferien for i år, kommer også feriepengene fra i fjor i tillegg. Satsen er 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget. For arbeidstakere over 60 år med rett til ekstraferie er den 2,3 prosentpoeng høyere. Du trekker skatt av feriepengene etter skattekortet. Hvordan dette ser ut fra den ansattes side, står i feriepenger når du slutter.

Trekk i sluttoppgjøret

Du kan ikke trekke det du mener den ansatte skylder, fra sluttoppgjøret. Trekk i lønn og feriepenger er bare lov i tilfellene arbeidsmiljøloven § 14-15 tredje ledd regner opp. For en småbedrift er disse de mest aktuelle:

• skattetrekk og andre trekk loven krever, som utleggstrekk
• trekk som er avtalt skriftlig på forhånd, for eksempel for et lønnsforskudd eller et lån
• erstatning for skade den ansatte har påført bedriften forsettlig eller grovt uaktsomt, når hun har erkjent ansvaret skriftlig, det er slått fast ved dom, eller hun har gått fra stillingen i strid med reglene

Trekk etter avtale og for erstatning kan ikke være større enn at den ansatte har nok igjen til å forsørge seg og husstanden sin (fjerde ledd). Før et trekk for erstatning skal du drøfte grunnlaget og beløpet med henne og den tillitsvalgte, med mindre hun selv ikke ønsker det.

Lønnsslippen for sluttoppgjøret skal vise hvordan lønnen er regnet ut, grunnlaget for feriepengene og trekkene som er gjort (sjette ledd).

Sluttdato og årsak i a-meldingen

Sluttdato er dagen arbeidsforholdet og arbeidsplikten opphører, altså siste dag i oppsigelsestiden. Det gjelder også når den ansatte ikke er på jobb i oppsigelsestiden. Du kan oppgi sluttdatoen så snart du kjenner den, men må da ha den med i hver a-melding fram til sluttmåneden.

Sammen med sluttdatoen skal du oppgi årsak til sluttdato. Valgene er blant annet at arbeidstakeren har sagt opp selv, at arbeidsgiveren har sagt opp, eller at en kontrakt eller et vikariat er utløpt.

Betaler du feriepenger eller annen lønn etter sluttdatoen, rapporterer du utbetalingen i a-meldingen for måneden du betaler. Opplysningene om arbeidsforholdet skal du ikke endre. Gjentar lønnssystemet arbeidsforholdet i meldingen, må sluttdato og årsak være med.

Har den ansatte hatt firmabil eller telefon fra jobben, rapporterer du fordelen for de månedene hun har hatt dem. Er hun sykmeldt og du får refusjon fra NAV, endrer du inntektsmeldingen med siste dato for refusjon.

Kort oppsummert

• Sluttoppgjøret skal gi lønn til og med siste dag i oppsigelsestiden, også om den ansatte er fritatt fra arbeid.
• Alle opptjente feriepenger betales siste vanlige lønningsdag før fratreden. Det som ikke kan regnes ut da, kommer med det avsluttende oppgjøret.
• Trekk i sluttoppgjøret krever grunnlag i arbeidsmiljøloven § 14-15, for eksempel skriftlig avtale på forhånd.
• A-meldingen skal ha sluttdato og årsak til sluttdato.
• Utbetalinger etter sluttdatoen rapporteres uten å endre arbeidsforholdet.