Hvordan retter jeg feil i a-meldingen?

To måter å rette feil i a-meldingen på

A-meldingen er arbeidsgiverens månedlige rapport om lønn, trekk og arbeidsforhold, og plikten til å gi riktige opplysninger følger av skatteforvaltningsloven § 7-2 og a-opplysningsloven.

En erstatningsmelding erstatter alt du har sendt for måneden. Den må derfor inneholde alle opplysningene for måneden, ikke bare rettelsen. Du viser til meldingsID-en (nummeret som identifiserer en a-melding) til meldingen du erstatter, og oppgir samme måned. En a-melding kan bare erstattes én gang. Finner du nye feil, erstatter du erstatningsmeldingen.

En ny a-melding legges til den du har sendt fra før, og begge gjelder for måneden. Den har sin egen meldingsID og inneholder bare rettelsen, som negative eller ekstra beløp.

Hvilken metode du bruker, avhenger av lønnssystemet. Noen feil kan bare rettes med erstatning, for eksempel feil organisasjonsnummer eller feil fødselsnummer. Leverer du på skatteetaten.no, velger du «Endre a-melding» i oversikten over sendte meldinger. Der er det alltid den siste meldingen som gjelder for måneden.

Hva tilbakemeldingen sier om feilene

Hver a-melding kontrolleres automatisk, og du får en tilbakemelding. Vent på den før du sender en ny melding for samme måned. Avvikene har tre grader:

• Avvisning: A-meldingen regnes som ikke levert.
• Øyeblikkelig: Meldingen er levert, men har feil eller mangler du må rette. Det skal skje innen leveringsfristen i måneden du fikk tilbakemeldingen.
• Retningslinje: Noe kan være feil. Du sjekker og retter om nødvendig.

En avvist melding må sendes på nytt. Blir opplysningene ikke levert, kan skattekontoret ilegge tvangsmulkt for hver dag til de er levert (a-opplysningsloven § 10).

Kontrollen fanger ikke alt. Negativ timelønn, 0 kilometer på trekkfri bilgodtgjørelse eller en stillingsprosent som ikke stemmer med arbeidsavtalen, må du oppdage selv.

Tilbakemeldingen viser også hvor mye du skal betale i skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Etter en rettelse kommer det en ny tilbakemelding med beløpene slik de er etter rettelsen. Har beløpene økt, betaler du differansen.

Slik retter du feil beløp eller feil beskrivelse

Har du brukt feil beskrivelse, men riktig beløp, rapporterer du beløpet som negativt med den gamle beskrivelsen og deretter på nytt med riktig beskrivelse. Du kan også sende en erstatningsmelding.

Har du tastet feil beløp, rapporterer du differansen med samme beskrivelse som i den opprinnelige meldingen. Differansen er negativ hvis beløpet var for høyt, og positiv hvis det var for lavt.

Tilleggsinformasjon (opplysninger som hører til beløpet, som timer, kilometer og listepris) rettes på to måter, avhengig av feltet:

• Felt som summeres, som antall timer og kilometer: Send differansen, så summen for måneden blir riktig.
• Felt der siste opplysning gjelder, som listepris for firmabil, registreringsnummer og opptjeningsland: Rapporter beløpet negativt med de gamle opplysningene, og så på nytt med de riktige.

Feilen skal rettes på samme måte i alle månedene den står i. Feil i selve skattetrekket har egne regler.

Feil som ikke skal rettes bakover

Noen endringer er ikke feil i tidligere meldinger:

• Etterbetaling av lønn rapporteres i måneden du betaler. Tidligere a-meldinger skal ikke endres.
• Har du meldt sluttdato for en som likevel ikke slutter, sletter du sluttdato og årsak i a-meldingen for måneden du først oppga dem.
• Er sluttdatoen feil uten at du har fått feilmelding, retter du den i neste a-melding med samme arbeidsforholdsID. Tidligere meldinger trenger ikke endres.

For mye utbetalt lønn er unntaket den andre veien. Der rettes månedene feilen gjelder, når den ansatte betaler tilbake eller har forpliktet seg til det.

Ikke slett med en 0-melding

En a-melding med null eller tomme verdier erstatter det du har sendt før. Opplysninger kan da forsvinne for en eller flere måneder. Arbeidsforhold kan få feilmelding, og NAV kan sette sluttdato på dem i arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret). Følgen kan bli feil skattemelding for de ansatte, feil utbetaling fra NAV og feil pensjonspremie. Har du sendt en slik melding ved en feil, sender du en riktig a-melding med en gang.

Kort oppsummert

• Du kan rette feil i a-meldingen med en erstatningsmelding eller en ny a-melding med bare rettelsen.
• Erstatningsmeldingen må ha alle opplysningene for måneden og vise til meldingsID-en den erstatter.
• Avvik merket «øyeblikkelig» må rettes innen leveringsfristen i måneden du fikk tilbakemeldingen.
• Feil beløp rettes med differansen i måneden der feilen står.
• Etterbetaling rapporteres i måneden du betaler, og en 0-melding skal ikke brukes til å slette.