Må en liten forening føre regnskap?
En liten ideell forening har normalt ikke regnskapsplikt etter regnskapsloven. Plikten gjelder først når foreningen har eiendeler over 20 millioner kroner eller flere enn 20 årsverk, og grensene må være overskredet to år på rad. Likevel må styret ha oversikt over pengene, og vedtektene kan kreve regnskap og revisjon. Tilskuddsgivere og ordninger som momskompensasjon stiller dessuten egne krav, så i praksis fører de fleste foreninger regnskap.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Mange små foreninger lever med en kasserer, en bankkonto og en Excel-fil. Det går som regel bra, helt til noen spør hvor pengene ble av, eller til en tilskuddsgiver ber om dokumentasjon. Da er det greit å vite hva loven faktisk krever, og hva som bare er klokt.
Regnskap i en liten forening: når loven krever det
Hvem som har regnskapsplikt, står i regnskapsloven § 1-2. Der er foreninger nevnt to steder:
- Samvirkeforetak og økonomiske foreninger, altså foreninger som driver for medlemmenes økonomiske fordel, har regnskapsplikt når salgsinntektene i året er over to millioner kroner.
- «Andre foreninger», som er de ideelle foreningene, har regnskapsplikt når de i året har hatt eiendeler over 20 millioner kroner eller et gjennomsnittlig antall ansatte høyere enn 20 årsverk.
En velforening, et korps eller et idrettslag er normalt en ideell forening. Selv et stort lokallag kommer sjelden i nærheten av 20 millioner i eiendeler. Dessuten gjelder en toårsregel: har foreningen drevet i mer enn ett år, blir den regnskapspliktig først når vilkåret er oppfylt to år på rad.
Bokføringsplikt følger regnskapsplikten
Bokføringsloven § 2 sier at enhver som har regnskapsplikt etter regnskapsloven, har bokføringsplikt. Siden en liten forening ikke er regnskapspliktig, er den heller ikke bokføringspliktig etter denne loven. Det betyr ikke at den er fri for alle krav, bare at de strenge reglene om bilag, spesifikasjoner og oppbevaring ikke gjelder av seg selv.
Hva som gjelder hvis foreningen vokser
Vokser foreningen forbi grensene, endrer bildet seg. Da gjelder regnskapsloven og bokføringsloven fullt ut: foreningen skal bokføre løpende, utarbeide årsregnskap etter reglene for sin størrelse og sørge for at regnskapet er forsvarlig dokumentert. De fleste foreninger i den størrelsen har ansatte, eiendommer eller store anlegg, og engasjerer da en regnskapsfører. Blir en forening i tvil om den har passert grensen, er det eiendelene og antall årsverk i året som teller, og som må regnes ut.
Det styret må ha oversikt over uansett
Styret forvalter penger som tilhører foreningen og medlemmene i fellesskap. Selv om loven ikke krever noe bestemt regnskap, må styret kunne si hva foreningen har tatt inn, hva den har brukt pengene på, og hva som står på konto. Årsmøtet skal normalt få en beretning og et regnskap til godkjenning, og medlemmene har rett til å spørre.
Et enkelt regnskap består av inntekter og utgifter i kontoutskrift, bilag for hver utbetaling og en oversikt over beholdningen ved årsskiftet. Skriv ned hvem som har godkjent hva. Det gjør det mulig å oppdage feil tidlig, og det beskytter styret hvis noen i ettertid stiller spørsmål. Skjer det verre ting, for eksempel at penger forsvinner, har artikkelen om kasserer som har tatt penger fra foreningen en gjennomgang av hva styret skal gjøre.
Vedtektene kan kreve mer enn loven
Foreningens egne vedtekter kan kreve at regnskapet føres etter bestemte prinsipper, at det skal revideres av en revisor, eller at to medlemmer velges som kontrollkomité og går gjennom regnskapet før årsmøtet. Slike regler er bindende for styret. Brytes de, kan årsmøtet nekte å godkjenne regnskapet og kreve at styret rettes opp. Les vedtektene først.
Tilskudd og ordninger krever dokumentasjon
I praksis er det mest utenfra at kravene kommer. Kommunen og andre som gir tilskudd, vil ha årsregnskap og dokumentasjon på hva pengene ble brukt til. Banken kan be om regnskap for å gi lån eller kassekreditt. Og ordninger som momskompensasjon har egne krav til regnskap og dokumentasjon, som beskrevet i artikkelen om momskompensasjon til frivillige organisasjoner.
Driver foreningen i tillegg virksomhet, for eksempel en kafé eller utleie som gir større inntekter, kan skatte- og avgiftsreglene slå inn. Se artikkelen om å drive næring i en forening.
Vestby Hagelag
Vestby Hagelag har 62 medlemmer som betaler 300 kroner i kontingent. Laget har et årlig tilskudd på 8 000 kroner fra kommunen, tar inn omtrent 4 000 kroner på en frøbyttedag og hadde 31 000 kroner på konto ved årsskiftet. Kassereren Solveig lurer på om hun må ansette en regnskapsfører.
Hagelaget har langt under 20 millioner i eiendeler og ingen ansatte, så regnskapsloven gjelder ikke. Solveig trenger ikke føre bøker etter bokføringsloven. Men vedtektene sier at to medlemmer skal gå gjennom regnskapet før årsmøtet, og kommunen krever en enkel oversikt over hva tilskuddet ble brukt til. Solveig lager derfor et ark med inntekter og utgifter, oppbevarer alle kvitteringer i en perm og legger fram resultatet og beholdningen på årsmøtet. Det er nok.
Kort oppsummert
- En liten ideell forening har normalt ikke regnskapsplikt etter regnskapsloven. Grensen er eiendeler over 20 millioner kroner eller over 20 årsverk, to år på rad.
- Uten regnskapsplikt er foreningen heller ikke bokføringspliktig etter bokføringsloven.
- Styret må likevel kunne gjøre rede for pengene, og årsmøtet skal godkjenne regnskapet.
- Vedtektene kan kreve regnskap, kontrollkomité eller revisor.
- Regnskap liten forening: tilskuddsgivere, banken og momskompensasjon krever dokumentasjon i praksis.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.