Kassereren har tatt penger fra foreningen – hva må styret gjøre?

Bevisene forsvinner raskere enn du tror

Det første Tommy gjorde etter telefonen fra revisor, var å ringe banken. Ikke kassereren. Banken kan sperre kassererens tilgang til kontoene samme dag, gitt at styreleder eller en annen med fullmakt ber om det skriftlig. Vent til du har snakket med kassereren først, og pengene kan være borte innen kvelden er omme. Samle deretter alt som finnes av dokumentasjon: kontoutskrifter for de siste to til tre årene, kvitteringer, bilag og eventuelle protokoller der kassereren har rapportert til styret. Sammenlign det kassereren har lagt fram med det banken faktisk viser. Avvik som gjentar seg i mindre beløp over lang tid er ofte vanskeligere å bevise enn ett stort uttak, men de er ikke mindre alvorlige. Skriv ned datoer og beløp fortløpende, gjerne i et eget dokument styret fører sammen, med samme struktur som en styreprotokoll følger, slik at dere har en tidslinje klar den dagen dere trenger den, enten det er overfor politiet, forsikringsselskapet eller kassereren selv.

Anmeldelse er en plikt styret bør ta, ikke en straff dere deler ut

Mange styrer nøler med å anmelde fordi kassereren er et kjent ansikt, kanskje en de har spilt fotball med i tjue år. Det er en forståelig instinkt, men det er feil vurdering. Underslag er et straffbart forhold, og det er politiet, ikke styret, som skal avgjøre skyldspørsmålet. Styrets jobb er å sikre bevis og sende inn en anmeldelse som beskriver hva dere har funnet, ikke å dømme kassereren selv over telefon eller på et krisemøte. En anmeldelse beskytter faktisk kassereren også, fordi den sikrer en ordnet prosess i stedet for rykter og mistenkeliggjøring i lokalmiljøet. Venter styret med anmeldelsen for å «unngå bråk», svekker dere samtidig egen sak. Foreningens gjeld og kassererens personlige ansvar er to forskjellige spor, og det er lett å blande dem sammen midt i krisen. Politiet legger dessuten vekt på hvor raskt et forhold ble oppdaget og fulgt opp, og en sen anmeldelse kan gjøre det vanskeligere å spore hvor pengene har tatt veien.

Foreningens eget kontrollsvikt kan gjøre styret medansvarlig

Her kommer det ubehagelige spørsmålet Tommy måtte stille seg selv: hvorfor fikk kassereren holde på så lenge uten at noen reagerte? Har foreningen kun én person med tilgang til kontoene, ingen krav om to signaturer på større uttak, og ingen som går gjennom regnskapet underveis i året, har styret i realiteten bygget opp risikoen selv. Det finnes ingen egen lov som regulerer styreansvar i forening slik aksjeloven gjør for aksjeselskap, men de ulovfestede reglene om erstatningsansvar for styremedlemmer gjelder likevel. Er du usikker på hvor grensen går sammenlignet med et ordinært styreansvar i et aksjeselskap, er svaret at terskelen i foreningsretten på mange måter er strengere i praksis, nettopp fordi kontrollrutinene sjelden er like faste. Løsningen er ikke å angripe hverandre etter at skaden har skjedd, men å bruke saken til å bygge rutiner som gjør at neste kasserer aldri får samme mulighet: faste rapporteringer til styret hvert kvartal, og alltid to som godkjenner uttak over et fastsatt beløp.

Hva styret realistisk kan hente tilbake, og hvor forsikringen kommer inn

Et sivilt erstatningskrav mot kassereren er det naturlige neste skrittet parallelt med anmeldelsen, og kravet foreldes ikke like raskt som mange tror, men det haster likevel å sende det formelt. Realiteten er at mange underslagssaker ender med at bare deler av beløpet noen gang kommer tilbake, fordi pengene allerede er brukt opp. Har foreningen en kriminalitetsforsikring eller underslagsforsikring, er dette tidspunktet å melde saken dit, uavhengig av om dere også anmelder til politiet. Slike forsikringer dekker ofte tap etter underslag begått av tillitsvalgte eller ansatte, opp til en sum fastsatt i polisen, men de færreste foreninger har tegnet dem før det er for sent. Søk profesjonell juridisk bistand før styret går videre. Med både et mulig straffansvar for kassereren og et personlig erstatningsansvar for styret selv, dersom kontrollsvikten var grov nok, er ikke dette situasjonen der noen sparer noen tusenlapper på å ordne alt selv. Advokatbistand i en sak som dette koster som regel etter medgått tid, men de fleste advokater gir et prisoverslag før dere setter i gang, slik at styret vet omtrent hva den første avklaringen vil koste.

Skulle det vise seg at kassereren ikke har midler til å dekke tapet, uansett om saken ender med dom eller forlik, sitter foreningen likevel med et regnskap som må ryddes opp i overfor medlemmene og eventuelle långivere. Det er en av grunnene til at flere idrettslag og kulturforeninger de siste årene har begynt å vurdere egen kriminalitetsforsikring på lik linje med vanlig ansvarsforsikring, ikke som en ekstra utgift, men som en forsikring mot akkurat den situasjonen Nordkroken IL nå står i. For Tommy og resten av styret ble hendelsen samtidig en påminnelse om at gode rutiner ikke bare handler om å beskytte klubbens penger, men om å beskytte styremedlemmene selv mot å bli stående med et ansvar ingen av dem meldte seg frivillig til.

Kort oppsummert

• Sperr kassererens tilgang til foreningens kontoer samme dag mistanken oppstår, før dere snakker med kassereren.
• Anmeldelse til politiet er styrets ansvar å vurdere raskt, ikke et spørsmål om å skåne et kjent ansikt.
• Mangler foreningen krav om to signaturer på større uttak, har styret selv bidratt til risikoen som gjorde underslaget mulig.
• En kriminalitetsforsikring kan dekke deler av tapet, men bare hvis foreningen faktisk har tegnet den før hendelsen.
• Et sivilt erstatningskrav mot kassereren kan reises parallelt med en politianmeldelse.