Levere tilbud til kommunen eller staten: slik fungerer anskaffelsesreglene

Når gjelder anskaffelsesreglene for kjøpet?

Reglene gjelder når en offentlig oppdragsgiver kjøper varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid. Oppdragsgivere er statlige myndigheter, kommuner og fylkeskommuner, offentligrettslige organer og sammenslutninger av slike. Et offentligrettslig organ er for eksempel en stiftelse eller et selskap som er opprettet for å dekke allmennhetens behov, og som i hovedsak er finansiert eller styrt av det offentlige. Det betyr at også noen virksomheter som ikke ser offentlige ut, må følge reglene.

Hvilke regler som gjelder, avhenger av hva kontrakten er verdt uten mva. Slik lyder forskriften nå, og beløpene justeres av og til:

• fra 500 000 kroner gjelder loven og den første delen av forskriften med de grunnleggende reglene
• fra 1,3 millioner kroner gjelder i tillegg del II, med blant annet plikt til å kunngjøre konkurransen i Doffin
• over EØS-terskelen gjelder del III, som er det mest detaljerte regelverket. Terskelen er 1,63 millioner kroner for statlige myndigheters vare- og tjenestekjøp og 2,5 millioner kroner for andre oppdragsgivere, mens den for bygge- og anleggskontrakter er 62,9 millioner kroner

Verdien regnes for hele kontraktsperioden, med opsjoner. For en tidsbegrenset tjenestekontrakt på inntil 48 måneder teller samlet verdi for hele perioden. Oppdragsgiveren kan ikke dele opp et kjøp bare for å komme under en grense (forskriften § 5-4). Hele loven finner du på anskaffelsesloven.

Fem grunnregler som gjelder alle kjøp

Anskaffelsesloven § 4 sier at oppdragsgiveren skal opptre i samsvar med grunnleggende prinsipper om konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.

Konkurranse betyr at kjøpet som hovedregel skal åpnes for flere tilbydere. Likebehandling betyr at alle får samme informasjon og samme frister. Forutberegnelighet betyr at du skal kunne lese i konkurransegrunnlaget hva som kreves og hvordan tilbudene vurderes, og at oppdragsgiveren ikke kan bytte spillereglene underveis. Etterprøvbarhet betyr at valget skal kunne begrunnes og dokumenteres. Forholdsmessighet betyr at krav og tiltak må stå i rimelig forhold til hva som kjøpes.

Disse reglene er det du kan vise til hvis du mener du er behandlet urimelig.

Slik går en konkurranse fra kunngjøring til kontrakt

For kjøp fra 1,3 millioner kroner kunngjør oppdragsgiveren konkurransen i Doffin, den nasjonale databasen for kunngjøringer (forskriften § 8-17). Kunngjøringen skal minst beskrive hva som skal kjøpes og gi en frist. Der finner du også konkurransegrunnlaget, som skal inneholde blant annet kontraktsvilkår, hvordan konkurransen gjennomføres og hvilke krav som stilles til tilbudet. Oppdragsgiveren har risikoen for uklarheter i konkurransegrunnlaget (§ 8-4).

Prosedyren er normalt enten åpen tilbudskonkurranse, der alle kan levere tilbud, eller begrenset tilbudskonkurranse, der oppdragsgiveren først ber om forespørsler om å delta og deretter inviterer et utvalg. Etter fristen går oppdragsgiveren gjennom tilbudene. Tilbud som kommer for sent skal avvises, og det samme gjelder tilbud med vesentlige avvik fra konkurransegrunnlaget. Leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene, avvises også.

De gjenstående tilbudene vurderes opp mot tildelingskriteriene som var oppgitt på forhånd. Vinneren får beskjed, og de andre får en begrunnelse. Så følger en karensperiode, det vil si en ventetid der de som tapte kan reagere før kontrakten signeres. I konkurranser over EØS-terskelen er karensperioden minst 10 dager (§ 25-2).

Hvem som kan delta, og hvordan oppdragsgiveren velger

Oppdragsgiveren kan i alminnelighet ikke stenge ute små virksomheter ved å stille krav som ikke har noe med kontrakten å gjøre. Kvalifikasjonskrav må ha tilknytning til og stå i forhold til leveransen (§ 8-7). Over EØS-terskelen kan omsetningskravet som hovedregel ikke være høyere enn to ganger kontraktens anslåtte verdi (§ 16-3). Kravspesifikasjonene kan heller ikke peke på bestemte fabrikater eller leverandører, med mindre det er nødvendig, og da skal det stå «eller tilsvarende» (§ 8-5).

Over EØS-terskelen kan oppdragsgiveren dele opp et stort kjøp i delkontrakter, og velger han å la være, skal han gi en kort begrunnelse (§ 19-4). Han kan derimot ikke dele opp bare for å komme under en terskel (§ 5-4). Vil du levere sammen med andre, kan flere leverandører gå sammen i et fellesskap, og oppdragsgiveren kan bare kreve en bestemt selskapsform etter at kontrakten er inngått (§ 16-11).

Valget av vinner skjer etter tildelingskriteriene som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiveren kan ikke finne på nye kriterier underveis, og han skal føre en protokoll over gjennomføringen (§ 10-5).

Hva du må dokumentere som leverandør

Oppdragsgiveren kan kreve at du viser at du er kvalifisert, for eksempel gjennom økonomisk kapasitet, relevante referanser eller registrering i foretaksregisteret. Kravene må ha tilknytning til kontrakten og stå i forhold til den. Mange konkurranser åpner for en egenerklæring i første omgang. Den som vinner, må så legge fram oppdaterte bevis før kontrakten tildeles (§ 8-10).

Etter anskaffelsesloven § 5l skal oppdragsgiveren kreve at den valgte leverandøren dokumenterer skatte- og avgiftsforhold. Dette gjelder norske leverandører, og dokumentasjonen skal ikke være eldre enn seks måneder fra vinneren er meddelt. I tjeneste- og bygge- og anleggskontrakter skal kontrakten også kreve at de som utfører arbeidet, minst har lønns- og arbeidsvilkår etter allmenngjort eller landsomfattende tariffavtale (§ 5e).

Vekter oppdragsgiveren tildelingskriteriene i en kunngjøringspliktig anskaffelse, skal klima og miljø telle minst 30 prosent. Er kriteriene i prioritert rekkefølge, skal klima og miljø være blant de tre øverste (§ 5b). Unntak gjelder blant annet når kjøpet har et uvesentlig klimaavtrykk.

Hva du kan gjøre når oppdragsgiveren bryter reglene

Du kan reise søksmål for tingretten uten forliksmekling (§ 8). Før kontrakt er inngått, kan retten sette til side beslutninger som er i strid med reglene, og du kan kreve midlertidig forføyning (§ 9). Etter at kontrakten er signert, kan du ikke lenger stoppe den med forføyning.

Har oppdragsgiveren brutt reglene, har du krav på erstatning for tapet (§ 10). Har en oppdragsgiver gjort en ulovlig direkte anskaffelse, altså kjøpt uten konkurranse der konkurranse var påkrevd, kan det gi overtredelsesgebyr på inntil 15 prosent av anskaffelsens verdi (§ 12). For kontrakter over EØS-terskelen kan retten kjenne en kontrakt uten virkning i bestemte tilfeller (§ 13). Se også erstatning etter tapt anbud og klage på ulovlig direkte anskaffelse.

Kort oppsummert

• Når du skal levere tilbud til kommunen eller staten, gjelder anskaffelsesreglene for kjøp fra 500 000 kroner uten mva.
• Kunngjøring i Doffin er hovedregelen fra 1,3 millioner kroner, og over EØS-terskelen gjelder det mest detaljerte regelverket.
• Alle kjøp skal følge fem grunnregler: konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, etterprøvbarhet og forholdsmessighet.
• Tilbudet må følge konkurransegrunnlaget og komme inn innen fristen, ellers skal det avvises.
• Bryter oppdragsgiveren reglene, kan du gå til tingretten og kreve erstatning, og før kontrakten er inngått også stans.