Kartlegging av arbeidsmiljøet: hva arbeidsgiver må gjøre
Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer i virksomheten, vurdere risikoen og utarbeide planer og tiltak for å redusere den. Det er en del av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet som arbeidsmiljøloven krever, og det skal skje i samarbeid med de ansatte og deres tillitsvalgte og verneombud. Kartleggingen av arbeidsmiljøet skal omfatte både fysiske og psykiske forhold, gjentas regelmessig og dokumenteres skriftlig. Loven setter ikke en fast frist for hvor ofte, men kartleggingen må holdes à jour.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva loven krever av arbeidsgiver
Kravet står i arbeidsmiljøloven § 3-1. Arbeidsgiver skal sørge for systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid på alle plan i virksomheten, og det skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og de tillitsvalgte. I dagligtale kalles det ofte HMS-arbeid eller internkontroll.
Paragrafen lister opp hva arbeidet består av. Den delen som handler om kartlegging, sier at arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer, på den bakgrunnen vurdere risikoforholdene i virksomheten, utarbeide planer og sette i verk tiltak for å redusere risikoen. I tillegg skal arbeidsgiver blant annet fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet, vurdere om arbeidsmiljøet fortsatt er forsvarlig når virksomheten endres, ha rutiner for å avdekke og rette opp brudd på reglene, og følge opp sykefravær.
Internkontrollforskriften sier det samme på en måte som er enklere å bruke som sjekkliste. Etter § 5 skal virksomheten kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og lage planer og tiltak. Dette skal dokumenteres skriftlig. Det gjelder også målene, oversikten over hvem som har ansvar for hva, rutinene for å fange opp brudd, og den systematiske overvåkingen og gjennomgangen som skal sikre at systemet fungerer som forutsatt.
Hva kartleggingen skal omfatte
Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning § 7-1 er mer konkret på selve kartleggingen:
- faktorer som kan påvirke arbeidstakernes fysiske eller psykiske helse og sikkerhet skal kartlegges, og om nødvendig måles. Arbeidstid er uttrykkelig nevnt.
- på grunnlag av kartleggingen skal risikoen for skade eller fare for helsen vurderes
- risikovurderingen skal gjentas regelmessig, ved endringer som kan ha betydning for risikoforholdene, og ved innkjøp av maskiner og utstyr som kan påvirke arbeidsmiljøet
- risikovurderingen skal gjøres i samarbeid med arbeidstakerne og deres representanter
- kartlegging, risikovurdering og planer og tiltak skal dokumenteres i den form og det omfang som passer virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse, og oppbevares slik at opplysningene kan brukes senere
Det betyr at kartleggingen ikke bare gjelder støy, kjemikalier og løft. Arbeidspress, uklare roller, konflikter og trakassering hører også med, fordi psykososiale forhold er en del av arbeidsmiljøet etter arbeidsmiljøloven § 4-3.
Kartleggingen er ikke en engangsjobb. Skifter virksomheten lokale, innfører nye arbeidsmetoder, slår sammen avdelinger eller kutter bemanningen, skal arbeidsgiver vurdere på nytt om arbeidsmiljøet fortsatt er forsvarlig. Det følger av at risikovurderingen skal gjentas ved endringer. Hvordan kartleggingen gjennomføres, er opp til arbeidsgiver. Vanlige metoder er befaringer av lokalene, spørreskjemaer til de ansatte, samtaler og gjennomgang av fravær og avviksmeldinger. Har virksomheten bedriftshelsetjeneste, kan arbeidsgiver be den om hjelp til løpende kartlegging.
Størrelsen på virksomheten betyr noe for hvor omfattende dokumentasjonen må være. Internkontrollforskriften sier at systemet skal tilpasses virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. En liten virksomhet kan nøye seg med en enkel og kort dokumentasjon, men skriftlighetskravet gjelder likevel. Les mer om HMS-kravene for en bedrift med få ansatte.
Hvem som skal være med
Kartleggingen skal gjøres i samarbeid med de ansatte. Forskriften nevner uttrykkelig verneombud og tillitsvalgte. Verneombudet skal etter arbeidsmiljøloven § 6-2 tas med på råd under planlegging og gjennomføring av tiltak som har betydning for arbeidsmiljøet, herunder etablering og vedlikehold av virksomhetens HMS-arbeid.
Du som ansatt har også en plikt. Etter arbeidsmiljøloven § 2-3 skal du medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. Svarer du ikke på kartleggingsskjemaet, eller deltar ikke på befaringen, bidrar du ikke til det loven forutsetter.
Restaurant med 22 ansatte
Restaurantkjeden Fjordstuen har 22 ansatte i et lokale i sentrum. Etter at to kokker har sluttet og flere har meldt om rygg- og skulderplager, ber verneombudet, Dagny, daglig leder Håkon om en kartlegging.
Håkon starter med en befaring sammen med Dagny og en tillitsvalgt. De går gjennom kjøkkenet, lageret og serveringen og ser på arbeidsstillinger, løft, temperatur og støy. Samtidig deler han ut et kort spørreskjema om arbeidsmengde, turnus og samarbeid. Svarene viser at mange opplever for lite hviletid mellom kveldsvakt og morgenvakt.
Funnene settes inn i en enkel risikoliste i et dokument: hva er problemet, hvor alvorlig er det, hva gjøres, hvem har ansvar og når skal det være ferdig. Håkon bestemmer å justere vaktplanen og kjøpe inn hev-senk-benker på kjøkkenet. Neste vår går han gjennom listen på nytt og krysser av for det som er gjort. Dokumentet, som er på to sider, viser at kartleggingen er gjort, hva som kom ut av den, og hvordan oppfølgingen skjedde.
Hvis arbeidsgiver ikke kartlegger
Spør først leder om det finnes en risikovurdering og et dokumentert HMS-system, og be om å få se det. Verneombudet har rett til å bli kjent med blant annet yrkeshygieniske rapporter og målinger.
Skjer ingenting, kan du eller verneombudet kontakte Arbeidstilsynet. Etter arbeidsmiljøloven § 18-6 kan tilsynet gi skriftlige pålegg med frist. Slik går det til når du melder arbeidsgiver til Arbeidstilsynet.
Kort oppsummert
- Arbeidsgiver skal kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og lage planer og tiltak etter arbeidsmiljøloven § 3-1.
- Kartleggingen av arbeidsmiljøet skal omfatte fysiske og psykiske forhold, inkludert arbeidstid.
- Den skal gjentas regelmessig og når virksomheten endres, og dokumenteres skriftlig.
- Ansatte, verneombud og tillitsvalgte skal være med, og de ansatte plikter å medvirke.
- Gjør ikke arbeidsgiver dette, kan Arbeidstilsynet gi pålegg.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.