Innhenting av tilbud: slik velger styret håndverker til fellesprosjekter

Lag et felles tilbudsgrunnlag

Tilbud kan bare sammenlignes hvis firmaene har fått samme oppdrag. Det første styret gjør, er å beskrive arbeidet: hva som skal gjøres, hvilke deler av bygget det gjelder og hva som ikke skal være med. Legg ved tegninger, bilder og en befaring der alle som gir tilbud, får se det samme. Be om at prisen oppgis med og uten merverdiavgift, og spør om stillas, rydding og bortkjøring av avfall er med.

Be også om en tidsplan, hvem som har ansvar på stedet og hva firmaet krever av adkomst og midlertidig stengte fellesarealer. Svarfristen bør være lik for alle. Gi alle samme informasjon hvis noen stiller spørsmål, slik at ingen får et fortrinn.

Sjekk firmaet før dere velger

Et lavt tilbud er lite verdt fra et firma som ikke finnes eller ikke får betalt av sine underleverandører. Slå opp organisasjonsnummeret i Brønnøysundregistrene og se at firmaet er aktivt og ikke under konkurs eller avvikling. Sjekk at det er registrert i merverdiavgiftsregisteret. Be om referanser fra liknende oppdrag, og ring gjerne to av dem. Spør om firmaet har ansvarsforsikring og hvem som skal utføre arbeidet.

Sammenlign tilbudene på mer enn pris

Sett tilbudene opp i en tabell. Rader kan være pris, hva som er med, tidsplan, garantitid, betalingsvilkår og referanser. Rett opp forskjeller: et tilbud uten stillas er ikke billigere enn et med, hvis stillaset må kjøpes til. Spør om det som er uklart, og få svaret skriftlig.

Det laveste tilbudet er ikke alltid det beste, men det må kunne forklares hvis styret velger noe annet. Skriv en kort begrunnelse i protokollen. Den skal vise at valget bygger på saklige hensyn og ikke på kjennskap til firmaet.

Habilitet og likebehandling

Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av en sak der medlemmet selv eller en nærstående har en klar personlig eller økonomisk særinteresse (borettslagsloven § 8-14). Eier en svoger firmaet, eller har en av naboene i bygget en andel i det, bør vedkommende gå ut av behandlingen. Styret må heller ikke velge på en måte som gir noen en urimelig fordel til skade for laget (§ 8-15). I sameier er reglene eierseksjonsloven §§ 58 og 59.

Er prosjektet stort eller går det ut over vanlig forvaltning og vedlikehold, kan styret ikke avgjøre det alene. I borettslag kreves det samtykke fra generalforsamlingen med to tredjedels flertall blant annet for tiltak utover vanlig forvaltning som koster laget mer enn fem prosent av de årlige felleskostnadene (§ 8-9). Hva som er vanlig vedlikehold, vurderes ut fra lagets forhold, så styret bør avklare dette før det velger håndverker.

Skriftlig kontrakt

Når valget er tatt, skriver partene kontrakt. En norsk standard, for eksempel NS 8405 for utførelsesentreprise eller NS 8406 for mindre oppdrag, gir regler om fremdrift, endringer, mangler og sluttoppgjør. Kontrakten bør også nevne pris eller prisgrunnlag, tidsplan, dagbøter eller andre følger av forsinkelse, betalingsplan og hva som gjelder ved ekstraarbeid. Ekstraarbeid bør bestilles skriftlig av en person som styret har utpekt.

Styret representerer laget utad og tegner foretaksnavnet (§ 8-16). Kontrakten bør derfor undertegnes av dem som har signaturrett.

Oppfølging mens arbeidet pågår

Kontrakten er ikke slutten på styrets jobb. Styret bør utpeke én kontaktperson som følger arbeidet, holder møter med firmaet og tar bilder før og etter. Avvik fra kontrakten, ekstraarbeid og endringer i tidsplanen skal skrives ned underveis, ikke samles opp til sluttoppgjøret.

Ved ferdigstillelse bør styret gjøre en felles befaring, notere feil og mangler og få en kopi av dokumentasjon og garantibevis. Hold tilbake siste del av betalingen til feilene er rettet, hvis kontrakten åpner for det. Alt dette gjør det lettere å kreve utbedring dersom det oppstår feil etter noen år.

Kort oppsummert

• Verken borettslagsloven eller eierseksjonsloven stiller krav til hvor mange tilbud styret skal innhente. Det er vanlig å hente inn minst tre.
• Lag et felles tilbudsgrunnlag, slik at tilbudene kan sammenlignes.
• Sjekk at firmaet er registrert, har forsikring og gode referanser.
• Styremedlemmer med særinteresse kan ikke delta i valget av håndverker.
• Store prosjekter kan kreve vedtak i generalforsamlingen før styret kan inngå kontrakt.