Hvordan holder et entreprenørselskap orden på underleverandørene i regnskapet?

Prosjektregnskapet og kostnadene til underentreprenører

Bokføringsforskriften kapittel 8-1 gjelder alle som utfører arbeid innen bygge- og anleggsvirksomhet. Det skal føres timelister for alle eiere og ansatte som jobber i virksomheten. For prosjekter der anbudsprisen eller den anslåtte omsetningen er over fem ganger grunnbeløpet uten mva, skal det kunne lages et eget prosjektregnskap minst hver fjerde måned. Med grunnbeløpet fra 1. mai 2026 er grensen 682 745 kroner.

Prosjektregnskapet skal minst skille mellom lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader. Prosjektkoden skal stå på hver eneste post i bokføringen (§ 8-1-4). I praksis betyr det at hver faktura fra en underleverandør må merkes med prosjektet den gjelder før den bokføres. En samlefaktura som dekker flere byggeplasser, må deles.

Underleverandørens faktura skal ha organisasjonsnummer, beskrivelse av arbeidet og hvor det er utført. Står det mva på fakturaen, må leverandøren være registrert i Merverdiavgiftsregisteret. Bare registrerte kan oppgi mva (merverdiavgiftsloven § 15-11), og du kan ikke trekke fra mva som en uregistrert leverandør har lagt på.

Kontroll av underleverandører før kontrakt

Gjør kontrollen før arbeidet starter, og lagre dokumentasjonen sammen med kontrakten:

• Slå opp organisasjonsnummeret i Enhetsregisteret og sjekk at firmaet finnes og hvem som har roller i det.
• Sjekk at firmaet står i Merverdiavgiftsregisteret hvis det skal fakturere mva.
• Be om skatteattest, som viser om firmaet skylder skatt og mva.
• Sjekk at alle som skal jobbe på plassen, har HMS-kort. Kortet skal vises fram på forespørsel fra blant andre byggherren og koordinatoren for helse, miljø og sikkerhet.
• Leier firmaet inn folk, må utleieren være registrert som bemanningsforetak hos Arbeidstilsynet.

Et firma uten ansatte og uten mva-registrering som påtar seg store oppdrag, er et faresignal. Det samme gjelder et firma som ber om betaling til en konto i et annet navn enn sitt eget.

Underentreprise eller innleie

Det er forskjell på å sette bort et avgrenset arbeid og å leie inn folk. Arbeidsmiljøloven § 14-12 sier at det særlig skal legges vekt på om oppdragsgiveren leder arbeidet og har ansvaret for resultatet. Andre momenter er om det i hovedsak leveres arbeidskraft, og om arbeidet dekker et fast behov i kjernevirksomheten din.

Det betyr noe fordi innleie fra bemanningsforetak har strenge grenser. Fra 1. april 2023 er det forbudt å leie inn fra bemanningsforetak til bygningsarbeid på byggeplasser i Oslo og i områdene som da var Viken og tidligere Vestfold. En kontrakt som kalles underentreprise, men som i realiteten er innleie, kan derfor være ulovlig.

Lønn til underleverandørens ansatte

For byggeplasser er det en forskrift om allmenngjøring av tariffavtale. Den fastsetter blant annet minstelønn for arbeidstakere på byggeplasser. Etter allmenngjøringsloven har oppdragsgiveren en plikt til å påse at underleverandørene følger lønns- og arbeidsvilkårene, og kan bli solidarisk ansvarlig for lønn som en underleverandør ikke betaler til sine ansatte. Rettighetene er beskrevet i artikkelen om allmenngjort tariffavtale. Ta inn i kontrakten at du kan kreve dokumentasjon av lønn og timer, og at du kan holde tilbake betaling hvis den mangler.

Betaling og underleverandører fra utlandet

Betal via bank. Etter skatteloven § 6-51 gis det ikke fradrag for kostnader som er betalt kontant, når betalingen er på 10 000 kroner eller mer. Flere betalinger til samme kontrakt ses samlet. Den samme grensen gjelder fradraget for inngående mva (merverdiavgiftsloven § 8-8). Holder du tilbake en del av betalingen som sikkerhet til arbeidet er overtatt, bokføres fakturaen likevel når den kommer. Det tilbakeholdte beløpet står da som gjeld til underleverandøren til det er betalt.

Har du gitt et oppdrag i Norge til et firma eller en person som hører hjemme i utlandet, skal du gi Skatteetaten opplysninger om oppdraget og eventuelle underoppdrag, se skatteforvaltningsloven § 7-6. Plikten omfatter hovedoppdragsgiveren i kontraktskjeden, din egen oppdragsgiver og oppdragstakere to ledd nedover. Den utenlandske underleverandøren skal selv melde de ansatte som utfører arbeidet.

Kort oppsummert

• Kostnader til underentreprenører skal stå på egen linje i prosjektregnskapet for prosjekter over fem ganger grunnbeløpet.
• Kontroll av underleverandører før kontrakt omfatter registreringer, skatteattest og HMS-kort for alle på plassen.
• Det er bare registrerte leverandører som kan legge mva på fakturaen.
• Betaling på 10 000 kroner eller mer må skje via bank for å gi fradrag.
• Oppdrag til underleverandører fra utlandet skal meldes til Skatteetaten.