Hvordan bør en håndverker holde styr på timer, materialer og prosjektregnskap?

Timelister for alle som jobber, også eieren

Alle som utfører arbeid, skal ha timeliste. Det gjelder hver ansatt og hver eier som jobber i firmaet. Driver du alene, skal du altså føre timer for deg selv.

Timelisten skal vise timene per dag, fordelt på hver kunde eller hvert oppdrag og på intern tid. Intern tid er timer som ikke kan knyttes til en kunde, for eksempel henting av materialer til lageret, tilbudsskriving og vedlikehold av verktøy. Timelisten for en måned må være ferdig senest ved utgangen av måneden etter.

Kravet gjelder også når du har avtalt fastpris. Fastprisjobben skal også ha timer registrert på seg.

Før timene samme dag, i en app eller i regnskapsprogrammet. Timer skrevet ned fra hukommelsen tre uker senere blir sjelden riktige. Ved kontroll kan timelistene sammenholdes med lønnen som er rapportert i a-meldingen og med det som er fakturert. Avvik der må kunne forklares.

Slik holder du styr på materialene

Gi hver jobb et prosjektnummer fra første dag. Oppgi nummeret når du bestiller hos grossisten, så står det på fakturaen. Da kan materialkostnaden bokføres rett på prosjektet uten at noen må gjette i ettertid.

Tar du materialer fra eget lager, noterer du hvilket prosjekt de gikk til. Har du et lager av materialer ved årsskiftet, skal det telles og verdsettes som varelager.

Materialer som brukes privat, er ikke en kostnad for firmaet. Det er et uttak. Uttaket skal dokumenteres med varens virkelige verdi. Er firmaet registrert for merverdiavgift, skal det beregnes avgift av uttaket (merverdiavgiftsloven § 3-21). Dokumentasjonen skal lages snarest og senest innen femten virkedager i måneden etter uttaket.

Materialer du kjøper inn og fakturerer videre til kunden, bør stå spesifisert på fakturaen til kunden. Se hva en faktura fra håndverker skal inneholde.

Når et eget prosjektregnskap for håndverker er påbudt

For prosjekter der anbudsprisen eller den anslåtte omsetningsverdien er over fem ganger grunnbeløpet uten merverdiavgift, skal du kunne lage et eget prosjektregnskap. Med grunnbeløpet fra 1. mai 2026 på 136 549 kroner er grensen 682 745 kroner. Prosjektregnskapet skal kunne tas ut for hver periode du rapporterer, for de fleste hver merverdiavgiftstermin, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned.

Prosjektregnskapet skal inneholde:

• prosjektkode
• oppdragsgiverens navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer
• hva oppdraget gjelder
• når oppdraget startet og når det ble avsluttet
• alle direkte kostnader
• alle inntekter

Kostnadene skal minst deles opp i lønn, materialer, underentreprenører og andre direkte kostnader. Prosjektkoden skal stå på hver eneste post i bokføringen som gjelder prosjektet. Det må være mulig å gå fra prosjektregnskapet til bilaget og tilbake igjen.

Hvor lenge papirene skal tas vare på

Prosjektregnskap og dokumentasjonen bak det skal oppbevares i ti år. Det gjelder også byggekontrakter med anbud og kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister. Det er dobbelt så lenge som den vanlige fristen for regnskapsmateriale, som etter reglene som gjelder i 2026 er fem år (se hvor lenge regnskapet skal oppbevares).

Timelister som er ført på papir, skal i tillegg oppbevares i original i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. De kan skannes. Det finnes et unntak for revisjonspliktige firmaer der revisor har signert næringsspesifikasjonen, og som ikke har fått bokføringspålegg de siste 18 månedene. Har firmaet valgt bort revisor, gjelder ikke unntaket.

Hva som skjer hvis timer og prosjekter ikke er dokumentert

Mangler timelister eller prosjektregnskap, kan Skatteetaten mene at regnskapet ikke gir et forsvarlig grunnlag. Da kan inntekten og merverdiavgiften fastsettes ved skjønn (skatteforvaltningsloven § 12-2). Skjønnet settes til det som fremstår som riktig ut fra opplysningene i saken, og det er firmaet som må ha dokumentasjonen hvis det vil vise noe annet.

Brudd på bokføringsreglene kan også gi pålegg om å rette opp bokføringen, og brudd kan straffes etter straffeloven (se straff for mangelfull bokføring). Med en fast rutine tar timeføring og prosjektkoding noen minutter om dagen.

Kort oppsummert

• Prosjektregnskap for håndverker begynner med timelister per dag, fordelt på kunde og intern tid, for alle som jobber, også eieren og også ved fastpris.
• Gi hver jobb et prosjektnummer og oppgi det hos grossisten, så havner materialene på riktig prosjekt.
• Jobber over 682 745 kroner uten merverdiavgift skal ha eget prosjektregnskap, med kostnadene delt på lønn, materialer, underentreprenører og andre direkte kostnader.
• Prosjektregnskap, kontrakter, tegninger og timelister for slike jobber skal oppbevares i ti år.
• Mangler dokumentasjonen, kan Skatteetaten fastsette inntekten ved skjønn.