Slik holder dere et digitalt årsmøte i sameiet

Hvem bestemmer at sameiet skal holde digitalt årsmøte

Det er styret som avgjør hvordan årsmøtet skal gjennomføres. Det følger av eierseksjonsloven § 41. Årsmøtet trenger ikke først vedta at digitale møter er tillatt, og vedtektene må ikke endres. Styret kan altså velge et digitalt møte fra ett år til det neste, og et møte i lokalet i neste omgang.

Vedtektene kan likevel inneholde egne regler. Står det der at årsmøtet alltid skal holdes i fellesrommet, er det en god grunn til å lese dem nøye før styret bestemmer seg. Loven setter tydelige krav til hvordan et møte uten fysisk oppmøte skal gjennomføres, og styret kan ikke se bort fra dem.

Slik kan seksjonseierne kreve fysisk møte

Retten til å velge digital løsning har en brems. Årsmøtet skal gjennomføres som fysisk møte hvis minst to seksjonseiere som til sammen har minst ti prosent av stemmene, krever det. To eiere som er enige er ikke nok hvis de ikke når ti prosent. I et rent boligsameier har hver seksjon én stemme (§ 52), så i et sameie med 24 boligseksjoner må kravet i praksis komme fra minst tre eiere.

Styret kan sette en frist for når kravet om fysisk møte kan fremmes. Fristen kan tidligst begynne å løpe når eierne har fått vite hvilke saker årsmøtet skal behandle, og den må være så lang at eierne får rimelig tid til å vurdere om de vil kreve møte. En frist på to dager etter at sakslisten er sendt, vil neppe holde.

Krav til løsningen: identitet, deltakelse og stemmegivning

Når møtet ikke er fysisk, må styret sørge for en forsvarlig gjennomføring. Loven stiller tre krav til systemene som brukes. De skal sikre at lovens krav til årsmøte er oppfylt, at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte, og at identiteten til deltakerne bekreftes med en betryggende metode.

Loven peker ikke ut et bestemt program. I praksis betyr kravene at styret må kunne svare på noen enkle spørsmål om løsningen.

• Hvordan vet vi at den som logger inn, er seksjonseieren eller fullmektigen?
• Hvordan ser møtelederen hvem som er til stede og hvor mange stemmer de rår over?
• Kan alle som har rett til det, få ordet og foreslå endringer?
• Hvordan telles stemmene, og hvordan kan resultatet sjekkes i ettertid?
• Hva skjer hvis en eier mister forbindelsen midt i en avstemning?

Det siste spørsmålet har loven ikke noe svar på. Styret og møteleder må ha en plan på forhånd, for eksempel at avstemningen gjentas hvis en eier faller ut mens den pågår.

Innkallingen til det digitale møtet

Fristene er de samme som ellers. Styret innkaller med minst åtte og høyst tjue dagers varsel (§ 43), og innkallingen kan sendes elektronisk. En seksjonseier som ikke selv bruker seksjonen sin, har alltid krav på skriftlig innkalling.

Innkallingen skal tydelig si hvilke saker årsmøtet skal behandle. Skal det stemmes over noe som krever to tredjedels flertall, må hovedinnholdet i forslaget stå der. Loven krever ikke uttrykkelig at innkallingen forklarer hvordan det digitale møtet fungerer, men den som skal logge inn, trenger tid og informasjon. Det er fornuftig å ta med lenke, tidspunkt for åpning av møterommet, hvordan identitet bekreftes, hvordan fullmakt leveres og hvilken frist som gjelder for å kreve fysisk møte.

Fullmakter, stemmer og protokoll

En seksjonseier kan møte ved fullmektig (§ 46), og fullmakten kan når som helst trekkes tilbake. Også i et digitalt møte må fullmektigens rett til å stemme kunne kontrolleres. Be derfor om fullmakter i god tid før møtet.

Ved opptelling regnes blanke stemmer som ikke avgitt, og står stemmene likt, avgjøres saken ved loddtrekning. Det gjelder uansett om møtet er digitalt eller fysisk.

Møtelederen har ansvar for at det føres protokoll over alle saker og beslutninger. Protokollen skal signeres av møtelederen og minst én seksjonseier som årsmøtet peker ut blant dem som deltar, og den skal til enhver tid holdes tilgjengelig for eierne (§ 53). Elektroniske løsninger er tillatt for dokumentasjonen, så protokollen kan signeres digitalt, men sameiet må velge en måte som lar seg etterprøve.

Kort oppsummert

• Styret avgjør om sameiet skal holde digitalt årsmøte, uten vedtak fra årsmøtet.
• Minst to eiere med til sammen ti prosent av stemmene kan kreve fysisk møte.
• Løsningen må bekrefte identitet og la deltakelse og stemmegivning kontrolleres på en betryggende måte.
• Innkallingsfristen er minst åtte og høyst tjue dager, og innkallingen kan sendes elektronisk.
• Protokollen signeres av møteleder og en eier som årsmøtet peker ut.