Hvordan håndterer en restaurant svinn og varetelling i regnskapet?

Hva som regnes som svinn, og hva som ikke er det

Svinn er varer som er kjøpt inn, men som verken er solgt eller tatt ut. I en restaurant er det typisk:

• mat som kastes fordi den har gått ut på dato eller ikke holder kvaliteten
• knuste flasker, glass som velter og fat med øl som har blitt dårlig
• feilbestillinger og retter som går tilbake fra bordet
• for store porsjoner og for raus skjenking
• tyveri

Skrell, bein og annet som naturlig forsvinner når maten lages, er en del av råvarekostnaden og trenger ikke føres som svinn.

Mat og drikke som eieren tar med seg eller spiser, er ikke svinn. Det er uttak, og uttak fra en virksomhet som er registrert for merverdiavgift, skal ha merverdiavgift (merverdiavgiftsloven § 3-21). Uttaket skal dokumenteres med virkelig verdi. Måltider til ansatte, artister og gjester som får gratis, skal heller ikke føres som svinn. Serverer restauranten alkohol, skal den ha en datert og signert prisliste som viser hvilke priser som brukes når eiere, ansatte, artister og gjester tar ut mat og drikke.

Varegruppene en restaurant må bruke

Serveringssteder som serverer øl, vin eller brennevin, har egne regler i bokføringsforskriften. Salg, uttak og innkjøp skal kunne spesifiseres på disse varegruppene:

• mat
• øl
• vin
• brennevin
• rusbrus og cider
• mineralvann
• annen drikke
• tobakk
• andre varer

Varetellingen skal grupperes på samme måte. Det gjør det mulig å sammenligne innkjøp, lager og salg innenfor hver gruppe. Svinn på vin blir da ikke skjult av at kjøkkenet har brukt mindre råvarer enn ventet.

Salget skal registreres fortløpende i kassasystemet, enten per bord med kvittering når gjesten betaler, eller med kvittering hver gang noe serveres.

Slik regner du ut svinn i restaurant med varetelling

Regnestykket er det samme for hver varegruppe:

1. Ta verdien av lageret ved forrige telling (åpningslager).
2. Legg til innkjøpene i perioden.
3. Trekk fra verdien av lageret ved denne tellingen (sluttlager).
4. Resultatet er forbruket, målt i innkjøpspris.
5. Sammenlign med det forbruket salget i kassen skulle tilsi, ut fra påslaget du bruker.

Påslagsfaktoren er forholdet mellom utsalgspris uten merverdiavgift og innkjøpspris. Selger du en flaske vin for tre ganger det den kostet, er faktoren 3.

I regnskapet trenger svinnet ingen egen postering. Det havner i varekostnaden gjennom endringen i lagerverdien. Du kan likevel føre registrert svinn på en egen konto, så du ser hvor mye det utgjør fra måned til måned.

Bokføringsforskriften krever telling ved årsslutt. Teller du drikkevarene hver måned, ser du avvikene mens det fortsatt går an å finne årsaken.

Varetellingen ved årsslutt

Lageret skal telles ved regnskapsårets slutt. Fører du et betryggende lagerregnskap, kan tellingen skje i løpet av året, så lenge tilgang og avgang fram til årsskiftet kan dokumenteres.

Dokumentasjonen skal vise hver vare med art, mengde, måleenhet og verdi, og en sum. Det skal stå hvordan verdien er beregnet, for eksempel innkjøpspris. Tellelister på papir skal nummereres før tellingen. Listene skal dateres, og det skal stå hvem som har talt. Varer med ulik merverdiavgiftssats skal holdes i egne grupper.

Åpne sekker og halvfulle flasker telles med et forsvarlig anslag. Varer som skal kastes, er ikke en del av lageret. De føres på svinnlisten.

Når svinnet ikke kan forklares

Ved kontroll kan Skatteetaten sammenligne varekjøpet med omsetningen i kassen. Er svinnet høyt uten at du kan forklare det, kan det se ut som salg som ikke er registrert. Gir regnskapet ikke et forsvarlig grunnlag, kan inntekten fastsettes ved skjønn (skatteforvaltningsloven § 12-2).

Den beste dokumentasjonen er en svinnliste som føres løpende, med dato, vare, mengde, årsak og hvem som registrerte. Rettinger og korreksjoner i regnskapet skal dokumenteres med årsaken til at de gjøres. Se også hva som skjer etter varsel om bokettersyn.

Kort oppsummert

• Svinn i restaurant er åpningslager pluss innkjøp minus sluttlager, sammenlignet med det salget skulle tilsi.
• Restauranter som serverer alkohol, skal spesifisere innkjøp, salg og varetelling på faste varegrupper.
• Lageret skal telles ved årsslutt, med dato, navn på den som teller, mengde og verdi per vare.
• Uttak til eier og måltider til ansatte er ikke svinn og skal registreres for seg etter prislisten for uttak.
• Uforklart svinn kan føre til at Skatteetaten fastsetter inntekten ved skjønn.