Jeg har glemt å fakturere kunder i flere måneder – hva gjør jeg?

Send fakturaene nå, med riktig leveringsdato

Lag en faktura for hver leveranse som mangler. Fakturadatoen er dagen du sender den, men fakturaen skal også vise når jobben ble levert. Tidspunkt og sted for levering er et av kravene til innholdet i en faktura (bokføringsforskriften § 5-1-1). Fakturaene skal ha neste nummer i den vanlige nummerserien, ikke egne numre som skal se gamle ut (se krav til faktura og nummerering).

Skriv noen linjer til kunden og si som det er: at fakturaen kommer for sent, og hva den gjelder. Gjelder det store beløp, kan du tilby kunden å betale i avdrag. Det gjør det lettere for kunden å si ja, og du får pengene raskere enn om saken blir en krangel.

Fristen du har brutt, og hva det betyr

Salgsdokumentet skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering (bokføringsforskriften § 5-2-2). Noen særregler:

• Leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden (§ 5-2-3).
• Tjenester som leveres løpende, skal faktureres senest en måned etter utløpet av mva-terminen (§ 5-2-4).
• Leverer du mva-melding én gang i året, kan fakturaen ikke utstedes senere enn i det kalenderåret leveringen skjedde.

Det finnes ikke et eget gebyr for å fakturere for sent. Men fristene er en del av bokføringsreglene. Ser Skatteetaten at bokføringen gjentatte ganger ikke følger reglene, kan den gi pålegg om å rette det (skatteforvaltningsloven § 11-1). Det viktigste nå er å få fakturaene ut og få en rutine som hindrer at det skjer igjen.

Når du har glemt å fakturere: merverdiavgiften

Er firmaet registrert for merverdiavgift, skal fakturaene ha avgift som vanlig. Avgiften oppgis i mva-meldingen for den terminen fakturaen er utstedt (merverdiavgiftsloven § 15-9). Fakturaer du sender i oktober, kommer altså med i meldingen for terminen september og oktober.

Har du allerede tatt med salget i en tidligere mva-melding uten å ha sendt faktura, skal det ikke tas med en gang til.

Hvilket år inntekten hører til

For skatten tas en inntekt med det året du får en ubetinget rett til betaling (skatteloven § 14-2). For en tjeneste er det som hovedregel når jobben er gjort, ikke når fakturaen sendes. Leveranser fra 2025 som faktureres i 2026, er derfor inntekt for 2025.

Har du levert skattemeldingen for 2025 uten disse inntektene, må den rettes med en endringsmelding (skatteforvaltningsloven § 9-4). Retter du feilen selv før Skatteetaten tar kontakt, blir det som hovedregel ikke tilleggsskatt (§ 14-4 bokstav d). Mer om dette i glemt inntekt i skattemeldingen.

I et aksjeselskap gjelder det samme for årsregnskapet. Inntekten skal føres når den er opptjent (regnskapsloven § 4-1). Jobber som er gjort, men ikke fakturert ved årsskiftet, føres som opptjent, ikke fakturert inntekt.

Hvis kunden ikke vil betale

At fakturaen kommer sent, fjerner ikke kravet. Den alminnelige foreldelsesfristen er tre år (foreldelsesloven § 2). Fristen løper fra den dagen du tidligst hadde rett til å kreve betaling (foreldelsesloven § 3). For en jobb uten avtalt forfall er det normalt når jobben var gjort, ikke når fakturaen ble sendt. Se også foreldelse av krav mellom bedrifter.

Bestrider kunden fakturaen, må du kunne vise hva som ble avtalt og levert. E-poster, timelister og leveransene selv er det beste beviset.

Kort oppsummert

• Har du glemt å fakturere, send fakturaene nå, med dagens dato, riktig leveringstid og neste nummer i serien.
• Fristen er som hovedregel en måned etter levering, men kravet faller ikke bort fordi fakturaen kommer sent.
• Merverdiavgiften føres i terminen fakturaen blir utstedt.
• Inntekten hører til året jobben ble gjort, så en levert skattemelding må rettes.
• Kravet foreldes etter tre år, regnet fra da du tidligst kunne krevd betaling.