§ 21. Tilgang til opplysninger innad i politiet
- Tjenestemenn får tilgang bare i den grad tjenesten krever det og formålet dekkes av loven.
- Direkte søk er én form for tilgang; loven dekker også andre måter å gjøre opplysninger tilgjengelige på.
- Sensitive, ubekreftede og beskyttelsesverdige opplysninger bør ha egen tilgangsbegrensning.
§ 21. Tilgang til opplysninger innad i politiet og påtalemyndigheten
Paragrafen gjelder tilgang internt, altså hvem i politiet og påtalemyndigheten som kan se hva. Tjenestemenn kan gis direkte søk i opplysninger, eller opplysningene kan gjøres tilgjengelige på andre måter. Grensen går ved behovet: tilgangen skal stå i forhold til det tjenesten faktisk krever, og formålet må være et som loven dekker. At noen jobber i politiet, er dermed ikke nok i seg selv.
Direkte søk innebærer at en tjenestemann selv kan slå opp i systemet, uten å gå via noen andre. Loven åpner også for andre former for tilgjengeliggjøring, slik at kravet om tjenestemessig behov ikke bare gjelder rene søkesystemer. Behovskravet gjelder uansett hvilken teknisk løsning som brukes.
Andre ledd rammer inn tre typer opplysninger som bør ha særskilt tilgangsbegrensning: sensitive opplysninger etter sin art, opplysninger fra personer med særlig beskyttelsesbehov og ikke-verifiserte opplysninger. Ordet «bør» viser at det er en anbefaling og ikke en absolutt plikt.
Paragrafen regulerer tilgang innad, mens § 19 gjelder utlevering, altså å gi opplysninger til andre. § 20 har regler om ikke-verifiserte opplysninger ved utlevering, og § 22 gjelder utlevering til utlandet. Kapittel 5 har altså både regler for tilgang innad og regler for utlevering utad. Paragraf 23 om omfanget av taushetsplikten og § 69 om forskrifter viser tilbake til denne paragrafen.
Eksempel: Ei politiavdeling får tilgang til et register fordi oppgavene krever det. Tilgangen dekker ikke søk av nysgjerrighet eller til formål utenfor loven. Har registeret opplysninger som er ubekreftede, bør de ligge bak en ekstra tilgangsbegrensning for de fleste brukerne.