§ 6-26. Styreprotokoll i boligbyggelag: hva må stå i protokollen

Styret må føre protokoll fra sakene det behandler. Protokollen viser i ettertid hva som ble bestemt. Som et minimum må den vise når og hvor saken ble tatt opp, hvordan den ble behandlet og hvilke vedtak styret gjorde. I tillegg må det gå tydelig fram at behandlingen holdt seg innenfor kravene i § 6-21.

Paragraf 6-21 gjelder når styret er vedtaksført (har nok medlemmer til å treffe gyldige vedtak). Hovedregelen er at over halvparten av medlemmene må være til stede eller delta i behandlingen, med mindre vedtektene setter strengere krav. Dessuten kan styret ikke vedta noe før alle medlemmene, så langt det er mulig, har fått sjansen til å delta. Har et medlem forfall og det finnes et varamedlem, skal varamedlemmet kalles inn. Protokollen er stedet der laget kan vise at disse kravene ble fulgt.

Er styret uenig, får protokollen mer å dokumentere. Når vedtaket ikke er enstemmig, må det stå hvem som stemte for og hvem som stemte mot. Et styremedlem eller den daglige lederen som er uenig i vedtaket, kan kreve at eget syn blir ført inn. Slik blir mindretallets standpunkt værende i lagets papirer.

Protokollen skal undertegnes av de styremedlemmene som deltok i behandlingen. Har styret fem medlemmer eller flere, og vedtaket ble fattet i et møte, kan styret i stedet peke ut to som skriver under. Da må alle medlemmene få tilsendt en utskrift og en frist til å komme med merknader. Merknader kan kreves tatt inn i protokollen.

Selve vedtaket treffes etter flertallsregelen i § 6-22. Flertallet av dem som deltar, må stemme for, og ved stemmelikhet er det møteleders stemme som avgjør. Det forklarer hvorfor stemmetallene må med når styret ikke er enig. Et medlem som er inhabilt etter § 6-24 skal ikke delta i behandlingen av saken, og det er derfor viktig at protokollen viser hvem som var med.