§ 5-17. Protokoll fra generalforsamlingen

§ 5-17 bestemmer at det skal føres protokoll fra generalforsamlingen, og setter minstekrav til hva protokollen skal inneholde og hvordan den skal behandles. Møtelederen har ansvaret for at protokollen faktisk blir ført. Vedtakene generalforsamlingen gjør, skal skrives inn sammen med opplysning om hvor mange stemmer som ble avgitt, og listen over hvem som møtte, satt opp etter § 5-13, skal legges ved protokollen. Til slutt skal møtelederen og minst en annen person, valgt av generalforsamlingen blant de som er til stede, signere protokollen. Laget skal oppbevare den forsvarlig og gjøre den tilgjengelig for andelseierne.

I praksis er protokollen dokumentet man går til for å finne ut hva som faktisk ble vedtatt, og hvor mange stemmer som stod bak. Det gjelder særlig når utfallet er tett, for eksempel ved en vedtektsendring, som krever to tredjedeler av avgitte stemmer, eller ved ordinære vedtak som bare krever vanlig flertall. Kravet om at de fremmøtte skal listes og legges ved protokollen, gjør det mulig å kontrollere etterpå om beslutningsgrunnlaget var riktig, blant annet om et forslag som ikke var meldt på saklisten likevel ble tatt opp uten at alle samtykket. Protokollen fungerer også som bevis dersom en andelseier, et styremedlem eller daglig leder senere vil reise søksmål med påstand om at et vedtak er ugyldig.

Protokollplikten hører sammen med flere andre bestemmelser i kapittel 5. Den henter innhold direkte fra fremmøtelisten etter § 5-13, og underbygger flertallsreglene som gjelder ved vanlige vedtak og ved vedtektsendringer, ved at det avgitte stemmetallet skal dokumenteres. Den henger også sammen med opplysningsplikten for styret og daglig leder, fordi opplysninger som er gitt i møtet normalt bør gjenspeiles i det som protokollføres, og med reglene om misbruk av myndighet, der protokollen kan vise om en beslutning var egnet til å gi noen en urimelig fordel. Protokollen er til sist viktig for gyldighetssøksmål: uten en pålitelig protokoll blir det vanskeligere å bevise hva som skjedde på møtet.