§ 5-8. Fysisk eller elektronisk generalforsamling: hvem bestemmer og hva kreves

Paragrafen avgjør hvordan aksjeeierne kommer sammen til generalforsamling. Hovedregelen er at det skal holdes et møte, og styret velger om det blir fysisk eller elektronisk. Vedtektene (selskapets egne, skriftlige regler) kan snevre inn styrets valgfrihet. Styret har også ansvaret for at møtet blir gjennomført på en forsvarlig måte. Er det tingretten eller en annen offentlig myndighet som har innkalt, er det disse som bestemmer møteformen.

Ved fysisk møte er utgangspunktet at aksjeeierne samles i kommunen der selskapet har forretningskontoret. Vedtektene kan peke ut et annet sted. Møtet kan også flyttes når det er nødvendig av særlige grunner. Aksjeeierne kan i tillegg følge et fysisk møte elektronisk, med mindre styret har en saklig grunn til å nekte det. Holdes møtet helt elektronisk, må styret sørge for tekniske systemer som gjør at lovens krav til generalforsamling kan oppfylles. Systemene må gjøre det mulig å kontrollere både hvem som deltar og hvordan det stemmes, og avsenderen av en stemme må kunne identifiseres på en sikker måte. Vedtektene kan stille ytterligere krav til elektronisk deltakelse, og departementet kan gi nærmere regler i forskrift.

Paragrafen henger tett sammen med naboreglene. Etter § 5-8a må selskapet bekrefte elektronisk at en stemme er mottatt, og aksjeeieren kan innen fire uker etter møtet be om å få vite at stemmen er registrert og telt med. Etter § 5-8b kan vedtektene åpne for at aksjeeierne stemmer skriftlig i en periode før møtet. Styrelederen og daglig leder har plikt til å delta etter § 5-5, og andre styremedlemmer kan følge et fysisk møte elektronisk. Hvem som kaller inn, følger av § 5-9, og innholdet i innkallingen er regulert i § 5-10. Spørsmål om stemmerett ligger i § 5-4.