Trenger jeg regnskapsfører når jeg skal levere tilbud i offentlige anbud?

Dette må du legge frem når du skal levere tilbud i offentlige anbud

Kravene står i konkurransegrunnlaget, dokumentet der den offentlige oppdragsgiveren beskriver oppdraget og hva leverandørene må oppfylle. Kravene til hvem som kan levere, kalles kvalifikasjonskrav. Les dem nøye før du begynner å regne på pris.

En kommune skriver for eksempel på leverandørsiden sin at du som regel må kunne legge frem:

• skatteattest, som bekrefter om du skylder skatt eller merverdiavgift
• firmaattest fra Foretaksregisteret
• dokumentasjon av økonomisk kapasitet, altså at bedriften er solid nok til å gjennomføre oppdraget
• dokumentasjon av HMS og seriøsitet

Ingen av disse må lages av en regnskapsfører. Men flere av dem viser hvordan du har ført og levert regnskapet ditt. Reglene for selve anbudsprosessen står i anskaffelsesloven med forskrifter. Se også forskjellen på tilbud, anbud og prisoverslag.

Skatteattesten viser om du har betalt det du skal

Skatteattesten for virksomheter heter hos Skatteetaten «Opplysninger om skatt og avgifter» (RF-1507). Den viser omsetningen, grunnlaget for arbeidsgiveravgift og om virksomheten skylder skatt eller avgifter. Du bestiller den innlogget hos Skatteetaten og får den med en gang bestillingen er sendt.

Hvor gammel attesten kan være, står i konkurransegrunnlaget. Bestill den derfor rett før tilbudsfristen.

Det er her regnskapet slår inn. Har en mva-melding eller a-melding kommet for sent, eller er en termin ikke betalt, vises restansen (det ubetalte beløpet) på attesten. Ubetalte skatter og avgifter er en grunn oppdragsgiveren kan bruke til å avvise tilbudet.

Økonomisk kapasitet: hva regnskapet må vise

Oppdragsgiveren kan stille krav til økonomien din og be om dokumentasjon, for eksempel årsregnskap, en kredittvurdering eller en erklæring fra banken. Hva som kreves, varierer fra anbud til anbud.

Et AS sender årsregnskapet til Regnskapsregisteret senest én måned etter at det er fastsatt (regnskapsloven § 8-2), og da blir det offentlig. Kredittvurderinger bygger blant annet på disse tallene. Mangler et årsregnskap, eller har det kommet sent, kan kredittvurderingen bli dårlig selv om driften går fint.

Et enkeltpersonforetak har som regel ikke regnskapsplikt og sender ikke årsregnskap til Brønnøysund (regnskapsloven § 1-2). Da må økonomien dokumenteres på andre måter, for eksempel med skattemeldingen og næringsspesifikasjonen, eller med et resultat og en balanse du setter opp fra regnskapet.

Er bedriften ny og har ennå ikke levert et årsregnskap, bør du stille spørsmål til oppdragsgiveren før tilbudsfristen om hva som godtas i stedet.

Når regnskapsfører likevel er nyttig

Du kan levere tilbud uten regnskapsfører, men det finnes situasjoner der hjelp sparer deg for trøbbel:

• Du trenger tall som er nyere enn siste årsregnskap, for eksempel et regnskap per 30. september, og vil at de skal være riktige.
• Konkurransegrunnlaget ber om en bekreftelse på omsetningen fra regnskapsfører eller revisor.
• Kontrakter i bransjer som bygg og renhold kan stille krav om at du kan dokumentere lønn og arbeidstid for de ansatte. Da må lønnssystemet og timelistene være i orden.
• Du vil vite hva oppdraget faktisk koster deg med lønn, arbeidsgiveravgift, feriepenger og utstyr før du setter pris.

Det siste er kanskje det viktigste. Et offentlig oppdrag med for lav pris kan binde bedriften i flere år. Har du ikke oversikt over egne kostnader, er risikoen stor for å vinne et anbud du taper penger på.

Slik gjør du regnskapet klart før neste anbud

Mye av dokumentasjonen kan du ha klar lenge før et anbud dukker opp. En enkel sjekk hvert kvartal holder:

• Alle mva-meldinger og a-meldinger er levert, og alle beløp er betalt.
• Forskuddsskatten for bedriften er betalt.
• Et AS har levert årsregnskapet for i fjor til Regnskapsregisteret, og det er godkjent der.
• Bokføringen er à jour, så du kan ta ut et resultat og en balanse for perioden hvis noen ber om det.
• Lønnsslipper, timelister og arbeidsavtaler for de ansatte ligger samlet og er lette å finne.

Bruker du regnskapsfører, kan du be om at denne sjekken blir en fast del av oppdraget. Fører du selv, er det nok å sette av en time hvert kvartal.

Kort oppsummert

• Du trenger ikke regnskapsfører for å levere tilbud i offentlige anbud.
• Oppdragsgiveren ber som regel om skatteattest, firmaattest og dokumentasjon av økonomisk kapasitet, og kravene står i konkurransegrunnlaget.
• Skatteattesten (RF-1507) får du med en gang hos Skatteetaten, og den viser om bedriften skylder skatt eller avgifter.
• Et AS bør ha levert årsregnskapet i tide, fordi kredittvurderinger bygger på det.
• Bestill skatteattesten i god tid før fristen, så du rekker å rette opp en restanse.