Er tilbakebetaling av utlegg fra jobben skattepliktig?

Skatt på refusjon av utlegg fra arbeidsgiveren

Et utlegg er penger du har betalt av egen lomme for noe som hører til jobben, for eksempel rekvisita, mat til et møte eller en programlisens du kjøpte på eget kort. Arbeidsgiveren betaler deg senere tilbake. Hovedregelen er at du da bare får igjen det du allerede har brukt, og du har ikke tjent noe på det. Da er det heller ikke inntekt.

Skatteloven bruker ordet utgiftsgodtgjørelse om ytelser en arbeidstaker får til dekning av kostnader i forbindelse med utførelse av arbeid (skatteloven § 5-11 første ledd). Paragrafens annet ledd sier når slik godtgjørelse er skattepliktig. Alt annet enn det som loven rammer, er skattefritt for deg.

Når refusjonen blir skattepliktig

Utgiftsgodtgjørelse er skattepliktig i to tilfeller. Det første er så langt den gir overskudd etter dekning av kostnader i forbindelse med arbeid. Det andre er så langt den dekker private kostnader, selv om kostnadene kunne vært trukket fra på skatten.

Overskudd oppstår når du får mer enn du la ut. Får du 2 000 kroner tilbake for en kvittering på 1 500 kroner, er de 500 kronene ekstra lønn i praksis, og de skal skattlegges som det.

Private kostnader er utgifter som egentlig er dine, selv om arbeidsgiveren velger å betale dem. Utgifter til å komme deg til og fra vanlig arbeidssted er et typisk eksempel. Dekker arbeidsgiveren slike utgifter, er det en fordel du får, og den er skattepliktig. Det spiller ingen rolle at du kunne fått reisefradrag for det samme.

I en gråsone ser du på hvorfor utgiften oppstod: Ble den pådratt fordi du utførte arbeid for arbeidsgiveren, eller dekker den et privat behov som bare er knyttet til jobben?

Eksempel

Sara jobber som prosjektleder. Før et kundemøte kjøper hun kaker og kaffe for 1 850 kroner og betaler for en kort programlisens til presentasjonen for 549 kroner. Til sammen har hun lagt ut 2 399 kroner. Hun leverer kvitteringene, og arbeidsgiveren betaler henne 2 399 kroner. Beløpet er ikke inntekt for Sara, og hun skal ikke ta det med i skattemeldingen.

Senere i året legger arbeidsgiveren ved 300 kroner til dekning av bompenger på veien hjemmefra til kontoret, siden hun alltid kjører den veien. Disse bompengene er en privat kostnad, så de 300 kronene er skattepliktige og kommer inn på lønnsoppgjøret hennes.

Dokumentasjon og trekk

Kvitteringer er beviset ditt på at pengene dekket utlegg og ikke var noe ekstra. Behold dem, og skriv gjerne på hva utgiften gjaldt og hvem den var til. Arbeidsgiveren trenger også dokumentasjonen for sitt eget regnskap.

Er refusjonen skattepliktig, gjelder reglene om forskuddstrekk likt ved skattefastsettingen. Det er skatteloven § 5-11 tredje ledd som sier det, med henvisning til skattebetalingsloven § 5-8 tredje ledd. I praksis betyr det at arbeidsgiveren tar den delen med i lønnsgrunnlaget og trekker skatt av den.

Arbeidsgiveren melder fra til skattemyndighetene hver måned om det den har utbetalt til deg som skattepliktig lønn. Så langt refusjonen er skattefri, skal den ikke stå på lønnsoppgjøret. Se likevel gjennom tallene når du får dem. Kontrollerer du den forhåndsutfylte skattemeldingen, kan du se om refusjonen er regnet med som lønn ved en feil. Mer om hvor mye du kan stole på tallene finner du i artikkelen om den forhåndsutfylte skattemeldingen.

Når arbeidsgiveren har regnet refusjonen som lønn ved en feil

Det hender at et utlegg blir ført som lønn, for eksempel fordi det ble utbetalt sammen med lønnen uten en egen merking. Da ser det ut som om du har tjent mer enn du har gjort. Be arbeidsgiveren rette opplysningene det er sendt inn om deg. Det er arbeidsgiveren som har plikt til å gi riktige opplysninger om hva som er utbetalt.

Er feilen ikke rettet innen du leverer, kan du selv rette beløpet i skattemeldingen og forklare hvorfor. Da trenger du kvitteringene og dokumentasjon på at arbeidsgiveren betalte tilbake akkurat det du hadde lagt ut.

Utlegg du ikke får dekket

Betaler du noe til jobben og aldri får det igjen, kan du ikke uten videre trekke det fra på skatten. Kostnader til å erverve arbeidsinntekt er dekket av minstefradraget, med mindre du har hatt større faktiske kostnader enn minstefradraget gir (skatteloven § 6-30). For de fleste lønnstakere er det minstefradraget som gjelder. Utlegg du ikke får dekket, gir derfor som regel ingen ekstra fradrag.

Kjøregodtgjørelse og kostgodtgjørelse på tjenestereiser har egne regler og satser i forskrift, og er ikke omfattet av det som står her.

Kort oppsummert

• Tilbakebetaling av utlegg fra jobben er ikke skattepliktig når du får igjen akkurat det du la ut.
• Skatteplikten oppstår så langt refusjonen gir overskudd, eller så langt den dekker private kostnader.
• Behold kvitteringer, og sjekk at refusjonen ikke er regnet med som lønn i skattemeldingen din.
• Utlegg du ikke får dekket, gir normalt ikke ekstra fradrag utover minstefradraget.