Har styret taushetsplikt om klager fra naboer?

Hva § 13-1 sier om taushetsplikt i borettslaget

Taushetsplikten står i borettslagsloven § 13-1. Tillitsvalgte, forretningsfører og ansatte i et borettslag skal hindre at uvedkommende får tilgang til det de har fått kjennskap til i virksomheten om personlige forhold. Plikten gjelder ikke når ingen rettmessig interesse tilsier at opplysningene skal holdes hemmelige. Brudd på plikten kan straffes med bøter.

Styremedlemmene er tillitsvalgte i lovens forstand. Plikten gjelder altså den som sitter i styret og forretningsføreren. Den gjelder personlige forhold. Vanlige forvaltningsopplysninger, som at taket må skiftes, er ikke omfattet.

Er en klage fra en nabo et personlig forhold?

Ikke nødvendigvis hele klagen. En klage består ofte av flere ting. Det kan være en beskrivelse av et forhold i bygget, som støy eller røyklukt, navnet på den som klager og detaljer om hvordan naboen lever. Hvor mye av dette som er personlige forhold, er en konkret vurdering.

Opplysninger om helse, familieforhold, økonomi, hva noen gjør i sitt private hjem og hvem som har klaget, kan ofte høre inn under plikten. At en hund bjeffer i trappeoppgangen eller at en dør smeller, er mer en felles sak enn et personlig forhold. Skal du være sikker på hva som kan sies videre, er det uansett lurt å legge listen høyt.

Unntaket i bestemmelsen gir også rom. Taushetsplikten gjelder ikke når ingen rettmessig interesse tilsier hemmelighold. Den som får en klage mot seg, har ofte en rettmessig interesse i å vite hva det klages på, for å kunne svare.

Hva styret kan og bør si til den det klages på

Skal styret følge opp en klage, må det normalt ta kontakt med den det gjelder. Da er det naturlig å si hva saken handler om, for eksempel at det har kommet inn klager på støy etter klokken 23. Navnet på klageren og detaljer om klagerens privatliv trenger ikke følge med.

Styret kan ikke bruke klagen som grunnlag for forskjellsbehandling. Etter § 8-15 må styret og forretningsføreren ikke gjøre noe som gir visse andelseiere en urimelig fordel til skade for andre. En klage skal derfor behandles på samme måte uansett hvem som klager og hvem det klages på. Et styremedlem som selv er part i saken, skal ikke delta i behandlingen (§ 8-14).

Klagen i protokollen og på generalforsamlingen

Klager som styret behandler, kan stå i styreprotokollen. Siden andelseierne ikke har uttrykkelig rett til å lese styreprotokollen, kommer opplysningene ikke automatisk ut. Skal en klage tas opp på generalforsamlingen, bør den formuleres uten navn og detaljer om privatlivet.

Generalforsamlingsprotokollen skal derimot holdes tilgjengelig for andelseierne. Skriver styret eller møteleiaren personlige forhold inn i den, kan det komme i konflikt med taushetsplikten. Bruk derfor nøytrale formuleringer som «klage på støy i trappeoppgang» fremfor navn og beskrivelse av hvem som gjør hva.

Slik bør styret håndtere klager i praksis

Et styre som vil holde seg innenfor plikten, kan gjøre noen enkle ting. Klager mottas på én e-postadresse som bare styret og forretningsføreren har tilgang til. Klagen videresendes ikke til hele styret eller naboer uten at det er nødvendig. Brev til den det klages på, beskriver hva saken gjelder, men ikke hvem som har klaget eller hva klageren har skrevet om privatlivet. Protokollen får korte stikkord.

Styremedlemmer bør også være forsiktige i uformelle kanaler. Det som sies i trappeoppgangen eller i en lagsgruppe på sosiale medier, kan være like mye et brudd som det som står i et brev. Forretningsføreren er bundet på samme måte, og det samme gjelder ansatte som vaktmesteren når de får vite noe gjennom jobben.

Hvis du er den som klager

Styret kan ikke love deg absolutt anonymitet. Blir klagen en del av en sak om mislighold, eller må styret vise den frem for å få saken avgjort, kan det bli nødvendig å bruke den. Derfor er det lurt å holde klagen saklig og avgrenset til det du har sett og hørt, og å la være å skrive om naboens privatliv. Da har både du og styret mindre å bekymre seg for.

Be gjerne styret opplyse hvordan klagen vil bli brukt før du sender den. Styret kan ikke bestemme at du ikke har lov til å fortelle andre om saken din, men plikten gjelder dem.

Hva du kan gjøre hvis styret ikke holder igjen

Er du blitt omtalt, be styret skriftlig om å slutte å spre opplysningene og om å rette opp det som er gjort. Ta det opp på generalforsamlingen, der andelseierne kan stille spørsmål ved styrets praksis og eventuelt velge nytt styre. Hvis spredningen har påført deg et økonomisk tap, kan et styremedlem som forsettlig eller uaktsomt har påført andelseiere tap, bli erstatningsansvarlig etter § 12-1.

Loven sier at brudd på taushetsplikten kan straffes med bøter. Om saken skal anmeldes, er et valg du tar selv.

Denne artikkelen gjelder borettslag. Uavhengig av lov kan personvernreglene også gjelde når opplysninger om enkeltpersoner behandles.

Kort oppsummert

• Styremedlemmer og forretningsfører i borettslag har taushetsplikt om personlige forhold etter § 13-1.
• Taushetsplikt for styret om naboklage gjelder det personlige i klagen, ikke at klagen finnes.
• Plikten gjelder ikke når ingen rettmessig interesse tilsier hemmelighold.
• Styret kan fortelle hva som er klaget på, uten å oppgi klagerens navn eller private forhold.
• Brudd kan straffes med bøter, og kan gi grunnlag for å ta saken opp på generalforsamlingen.