Må alle i styret signere styreprotokollen?
Alle styremedlemmene som deltok på møtet, skal signere protokollen. Det følger av borettslagsloven § 8-7 og eierseksjonsloven § 56. Du signerer selv om du stemte mot et vedtak, og styremedlemmer som ikke var med, signerer ikke. Loven sier ikke hva som skjer hvis noen nekter, men uenighet bør føres inn i protokollen.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hvem som skal signere protokollen
I borettslag står regelen i borettslagsloven § 8-7 annet ledd: styret skal føre protokoll over styresakene, og protokollen skal signeres av de styremedlemmene som deltok. I sameier sier eierseksjonsloven § 56 at alle de deltakende styremedlemmene skal signere protokollen.
Det er altså deltakelsen som avgjør, ikke hvordan du stemte. Har du vært med på møtet, skal du signere, selv om du stemte mot et vedtak eller var uenig i hele saken. Styremedlemmer som ikke var på møtet, signerer ikke.
Lovene bruker ordet «deltok» og ikke «var fysisk til stede». Hvis noen var med på et digitalt møte, har de deltatt og skal signere på samme måte. Styreleder avgjør om sakene skal behandles i fysisk møte eller på annen måte, men alle styremedlemmer kan kreve fysisk møte (borettslagsloven § 8-5).
Hva underskriften betyr
Lovens krav er knyttet til deltakelse. Underskriften brukes til å bekrefte at du var med og at protokollen gir et riktig bilde av møtet, ikke til å si at du er enig i vedtakene. Det er vanlig at protokollen viser hvem som stemte hva.
Er du uenig i selve vedtaket, kan du derfor signere og likevel sørge for at uenigheten går fram. Mer om det finner du i dissens i styreprotokoll.
Hvis du mener protokollen er feil
Mener du at protokollen ikke gjengir møtet riktig, bør du ikke signere uten å si fra. Påpek feilen skriftlig og be om at den rettes før du skriver under. Et styremedlem som signerer noe han eller hun mener er galt, kan få vanskeligheter med å hevde det senere.
Blir ikke protokollen rettet, kan du be om at innvendingen din føres inn i protokollen eller legges ved. Slik går det fram at du deltok, men at du mener noe annet om hva som ble sagt eller besluttet.
Hva skjer hvis noen nekter å signere?
Loven sier ikke hva som skjer hvis et styremedlem som deltok, nekter å skrive under. Lovteksten knytter heller ikke vedtakets gyldighet til at alle har signert. Reglene om når styret er vedtaksført og hvor mange stemmer som kreves, står i § 8-6.
I praksis vil en manglende underskrift gjøre det vanskeligere å dokumentere hva som ble bestemt. Styret kan notere i protokollen eller i et vedlegg at medlemmet deltok, men ikke ville skrive under, og hvorfor. Er det flere som sliter med å bli enige om protokollen, løser man som regel saken ved å la den bli behandlet på nytt på neste møte.
protokollen fra mars
Borettslaget har fem styremedlemmer: Fatima (leder), Jonas, Hilde, Reza og Linnea. På styremøtet 12. mars deltar fire av dem. Linnea er syk og er ikke til stede. Styret vedtar å kjøpe inn nye postkasser for 38 000 kroner. Fatima, Jonas og Reza stemmer for, Hilde mot.
Fire styremedlemmer deltok, og alle fire skal signere. Linnea skal ikke signere, siden hun ikke deltok. Hilde synes ikke postkassene bør kjøpes nå, men det er likevel hun som skal signere. Hun ber om at det står i protokollen at hun stemte mot, og Fatima skriver det inn. Alle fire underskriver, og protokollen blir arkivert.
Hadde Hilde heller nektet å signere fordi hun mente et vedtak var ulovlig, ville Fatima notert det i protokollen. Vedtaket om postkassene ville fortsatt ha stått, siden styret hadde fire av fem medlemmer til stede og tre stemmer for.
Hvordan ordnes underskriftene i praksis
Mange styrer sender protokollen på e-post og lar medlemmene signere elektronisk. Loven krever bare at protokollen signeres, og sier ikke noe om papir eller digital signatur. Det viktigste er at det går fram hvem som har signert, og at protokollen ikke endres etterpå uten at alle som signerte, får vite det.
Mer om hva protokollen bør inneholde finner du i hva er en styreprotokoll.
Slik bør protokollen se ut før den signeres
En protokoll som skal signeres, bør ha dato og sted for møtet, navnene på dem som deltok og dem som var forhindret, og en kort oversikt over hver sak med det som ble vedtatt. Har et medlem vært inhabilt og stått utenfor en sak, bør det stå der. Det samme gjelder uenighet i avstemningen.
Skriver protokollføreren referat i stedet for protokoll, med lange gjengivelser av hva alle sa, blir det mer å være uenig i. Korte og presise vedtak er enklere å signere for alle. Til slutt kommer en signaturlinje per deltaker, gjerne med navn og dato under.
Varamedlemmer og frist
Møter et varamedlem i stedet for et ordinært medlem og deltar på møtet, har varamedlemmet deltatt og skal signere. Det er deltakelsen i det enkelte møtet som teller. Lovens ordlyd skiller ikke mellom faste medlemmer og varamedlemmer.
Bestemmelsene i § 8-7 og § 56 setter ingen frist for når protokollen må signeres. Det er likevel lurt å få den ferdig og signert så snart som mulig, mens alle husker møtet, og senest før neste styremøte, der protokollen ofte godkjennes.
Kort oppsummert
- Alle styremedlemmene som deltok i møtet, skal signere protokollen (borettslagsloven § 8-7 og eierseksjonsloven § 56).
- Du signerer selv om du stemte mot, siden underskriften bekrefter deltakelsen og ikke at du er enig.
- Er du uenig i protokollen, bør du si fra skriftlig før du signerer, og be om at innvendingen føres inn.
- Loven sier ikke hva som skjer hvis noen nekter å signere, og vedtakets gyldighet er ikke knyttet til underskriftene i lovteksten.
- Styremedlemmer som var borte, signerer ikke, og en varamedlem som deltok, signerer som et ordinært medlem.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.