Styremedlemmet som aldri møter – ansvar, avsetting og protokoll
Styremedlem møter ikke er en kjent problemstilling for mange styrer: har dere et medlem som gjentatte ganger uteblir uten gyldig grunn, er han eller hun likevel fortsatt formelt styremedlem. Det fulle ansvaret følger med, helt til vedkommende er formelt avsatt eller trer ut og endringen er meldt til Brønnøysund. Resten av styret kan som regel fortsette å fatte vedtak uten ham, forutsatt at styret fortsatt er beslutningsdyktig. Et fravær som blir et fast mønster bør likevel løses aktivt, ikke bare tolereres møte etter møte.
Da Mathilde innså at et styremedlem rett og slett aldri møter
Mathilde var styreleder i et lite AS med tre styremedlemmer, hvorav ett hadde flyttet til utlandet kort tid etter at han ble valgt. Han svarte sjelden på innkallinger, deltok ikke på video, og ga verken beskjed om forfall eller forslag til hvordan han kunne følges opp. Over ett år hadde han vært fraværende fra samtlige åtte styremøter som var avholdt.
De to andre styremedlemmene hadde i mellomtiden fattet en rekke ordinære driftsvedtak, og etter hvert også noen mer betydelige beslutninger om ny finansiering. Mathilde begynte å lure på om disse vedtakene faktisk var gyldige, og om det fraværende medlemmet på noen måte var beskyttet mot ansvar bare fordi han aldri var til stede.
Er styret beslutningsdyktig uten ham
Styret er som hovedregel beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede eller deltar i behandlingen av saken. For Mathildes styre med tre medlemmer betydde det at de to øvrige kunne fatte gyldige vedtak sammen, forutsatt at det fraværende medlemmet faktisk var innkalt på riktig måte til hvert møte. Det er nettopp dette siste punktet mange styrer glipper på: en gyldig innkalling til alle, selv den de vet ikke kommer, er en forutsetning for at vedtakene skal stå seg.
Mathilde sørget derfor for at innkallingen fortsatt gikk til det fraværende medlemmet før hvert møte, med samme frist og samme sakspapirer som til de andre, selv om hun visste svaret på forhånd. Det kostet henne ingenting, og det fjernet en innsigelse han eventuelt kunne reist senere.
Fraværet fritar ham ikke for ansvar for vedtak han ikke var med på
Et styremedlem som aldri møter, slipper ikke automatisk unna ansvaret for det styret gjør i hans fravær. Har styret handlet uaktsomt på en måte som rammes av aksjeloven § 17-1, kan også et fraværende medlem holdes ansvarlig, dersom fraværet i seg selv er en del av det uaktsomme. Å melde seg ut av styrearbeidet uten formelt å tre ut, er ikke en ansvarsfriende strategi. Det er tvert imot en form for passivitet domstolene kan legge et medlem til last for.
Dette er noe det fraværende medlemmet sjelden tenker på selv. Fra hans ståsted føles det kanskje som at han ikke har noe med sakene å gjøre siden han ikke deltok. Juridisk sett er realiteten den motsatte: han er fortsatt styremedlem med det tilsynsansvaret det innebærer, helt til han formelt er ute. Mathilde valgte derfor å dokumentere hvert eneste fravær skriftlig, med dato og innkallingen som vedlegg, nettopp for å ha en klar oversikt dersom spørsmålet om hans stilling noen gang skulle bli satt på spissen.
Slik går dere frem for å få ham ut av styret
Generalforsamlingen kan avsette et styremedlem den selv har valgt, uansett når i valgperioden, og trenger ikke oppgi noen bestemt grunn for det. Alternativt kan medlemmet selv trekke seg ved skriftlig melding til styret, noe som ofte er den raskeste og minst konfliktfylte veien dersom vedkommende uansett ikke lenger ønsker rollen. Mathildes styre valgte å ta direkte kontakt med det fraværende medlemmet og be ham trekke seg formelt, med en frist, fremfor å gå veien om en formell avsettingssak på generalforsamlingen.
Han svarte denne gangen, og trakk seg skriftlig innen fristen. Hadde han ikke gjort det, ville neste steg vært å sette avsetting som eget punkt på en generalforsamling, med vanlig innkallingsfrist og flertallskrav.
Meld endringen til Brønnøysund, ellers henger han der uansett
Uansett om medlemmet trer ut selv eller blir avsatt, må endringen meldes til Foretaksregisteret for å bli formelt registrert. Frem til meldingen er sendt og registrert, vil han fortsatt fremstå som styremedlem utad, noe som kan skape uklarhet overfor banker og andre som forholder seg til den registrerte informasjonen. Gjør dette samme dag vedtaket eller uttredelsen er et faktum, ikke som en oppgave dere kommer tilbake til. Se også hva et varamedlem i styret er hvis dere ønsker en erstatter klar på forhånd, og hvordan dere kan avsette et styremedlem som nekter å gå dersom det ikke løses like enkelt som i Mathildes tilfelle. Les også om når et styremedlem blir erstatningsansvarlig mer generelt.
Kort oppsummert
- Et styremedlem som møter ikke, er fortsatt fullt ut styremedlem med det ansvaret det innebærer, helt til han formelt er avsatt eller har trådt ut.
- Styret er som regel beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene deltar, forutsatt at også det fraværende medlemmet ble korrekt innkalt.
- Fravær er ikke i seg selv en beskyttelse mot ansvar, og kan i visse tilfeller være selve grunnlaget for det etter aksjeloven § 17-1.
- Generalforsamlingen kan avsette et valgt styremedlem uten grunn når som helst, eller medlemmet kan selv tre ut ved skriftlig melding.
- Meld endringen til Foretaksregisteret samme dag den er et faktum, siden han ellers fortsatt fremstår som styremedlem utad.