Styreleder og daglig leder er uenige om alt – hvem har siste ord?
Styreleder daglig leder konflikt løses ikke av hvem som argumenterer høyest, men av kompetansefordelingen loven allerede har satt opp. Styret fastsetter rammene og de overordnede linjene for virksomheten, mens daglig leder står for driften innenfor de rammene og etter styrets retningslinjer og instrukser. Er striden om noe som klart hører til den daglige driften, har daglig leder normalt siste ord innenfor det styret har bestemt av rammer. Er striden derimot om noe som går utover det, har styret instruksjonsrett, og daglig leder må rette seg etter den, uavhengig av egen uenighet.
Mahnoor, styreleder i egen bedrift, havnet i konflikt med daglig leder om nesten alt
Mahnoor var styreleder og hovedeier i et lite selskap innen catering, med en ekstern daglig leder ansatt for å drive den operative virksomheten. Etter en periode med sterk vekst begynte de to å være grunnleggende uenige om nær sagt alt: bemanningsnivå, prisstrategi, hvilke kunder selskapet skulle prioritere og hvor mye som skulle investeres i nytt utstyr. Møtene mellom dem endte stadig oftere i fastlåste diskusjoner uten noen felles løsning.
Problemet, slik Mahnoor etter hvert innså, var ikke bare at de var uenige. Det var at ingen av dem var helt klare på hvilke av disse spørsmålene som faktisk lå innenfor daglig leders eget handlingsrom, og hvilke som krevde styrets beslutning før daglig leder kunne handle.
Styret setter rammene, daglig leder driver innenfor dem
Styret har det overordnede ansvaret for forvaltningen av selskapet og skal fastsette planer, budsjetter og retningslinjer for virksomheten, mens daglig leder skal følge disse i den daglige driften, jf. aksjeloven §§ 6-12, 6-13 og 6-14. Dette betyr ikke at daglig leder må spørre styret om alt, men at daglig leder må drive innenfor de rammene styret allerede har trukket opp, og at styret til enhver tid kan justere disse rammene gjennom instruks.
For Mahnoors selskap innebar dette at spørsmål om bemanningsnivå innenfor et allerede vedtatt budsjett var noe daglig leder kunne avgjøre selv, mens spørsmål om å investere i nytt utstyr utover det som lå i budsjettet, krevde en egen behandling i styret før daglig leder kunne gå videre.
Hva som faktisk regnes som «daglig ledelse», og hva som ikke gjør det
Grensen for hva som hører til daglig ledelse, er ikke et fast punkt, men avhenger av hva som er vanlig og forsvarlig for et selskap av denne størrelsen og arten. Ordinære innkjøp, personalspørsmål innenfor gjeldende bemanningsplan og løpende kundekontakt hører typisk til daglig ledelse. Beslutninger av uvanlig art eller stor betydning, som en vesentlig endring i forretningsstrategi eller en investering utenfor budsjett, hører derimot ikke dit, og krever styrets stilling til saken før daglig leder kan handle.
Da Mahnoor og daglig leder gikk sammen gjennom listen over saker de hadde vært uenige om, viste det seg at de fleste faktisk lå innenfor daglig leders eget handlingsrom, mens et par av de mest fastlåste sakene, som investeringen i nytt utstyr, klart lå utenfor og burde vært løftet til styret lenge før konflikten spisset seg.
Instruks er løsningen, ikke stemningen i rommet
Er saken av en art styret har myndighet over, kan styret gi daglig leder en konkret, skriftlig instruks, og daglig leder plikter å følge den selv om han er personlig uenig. Uenighet om en beslutning er ikke det samme som at beslutningen er ugyldig eller kan overprøves av daglig leder alene. Det som ofte skaper mest konflikt, er nettopp at instruksjoner gis muntlig og uklart, slik at begge parter senere husker samtalen forskjellig.
Mahnoors styre begynte å skriftliggjøre rammene tydeligere etter hvert som konfliktnivået ble klart, med korte, konkrete instrukser for de sakstypene som hadde skapt mest strid. Dette løste ikke uenigheten i sak, men det fjernet mye av usikkerheten om hvem som faktisk hadde myndighet til å bestemme.
Når uenigheten egentlig handler om at daglig leder må byttes ut
Noen ganger er ikke problemet uklar kompetansefordeling, men at styreleder og daglig leder rett og slett ikke fungerer sammen lenger, uansett hvor tydelig rammene trekkes opp. Fortsetter uenigheten å prege driften negativt selv etter at rollene er avklart, er det et tegn på at spørsmålet ikke lenger er hvem som har siste ord i enkeltsaker, men om daglig leder fortsatt er riktig person for rollen. Det er en beslutning styret må ta, ikke la gli videre i håp om at det løser seg av seg selv. Se også styreleders rolle, forskjellen på daglig leder og styreleder og hva daglig leder kan bestemme mer generelt, samt hvordan grensene brytes helt når daglig leder signerer noe styret aldri godkjente.
Kort oppsummert
- Styreleder daglig leder-konflikt løses ved kompetansefordelingen loven setter, ikke ved hvem som argumenterer best i møtet.
- Styret fastsetter rammer, budsjetter og retningslinjer, mens daglig leder driver den daglige virksomheten innenfor dem, jf. aksjeloven §§ 6-12 til 6-14.
- Grensen for daglig ledelse avhenger av hva som er vanlig for et selskap av denne størrelsen og arten, ikke av en fast liste.
- Styret kan gi daglig leder skriftlig instruks i saker som ligger innenfor styrets myndighet, og daglig leder plikter å følge den.
- Fortsetter uenigheten selv etter at rollene er avklart, er spørsmålet ofte ikke lenger hvem som bestemmer, men om daglig leder er rett person for rollen.