Daglig leder signerte en avtale styret aldri godkjente – er vi bundet?

Selam oppdaget avtalen først da fakturaen kom

Selam var styreleder i et lite produksjonsselskap. Daglig leder hadde gjennom flere måneder forhandlet med en ny underleverandør om en treårig leveranseavtale med betydelig volum, uten å legge saken frem for styret slik de interne rutinene tilsa for avtaler av denne størrelsen. Selam fikk først vite om avtalen da den første store fakturaen kom inn, lenge etter at kontrakten var signert og leveransene hadde startet.

Styret var ikke uenig i at selskapet trengte en ny leverandør. Uenigheten gjaldt at en avtale av denne størrelsen og lengden ble inngått uten at styret i det hele tatt fikk anledning til å vurdere den, slik interninstruksen krevde.

Utad er selskapet som regel bundet, selv om daglig leder gikk utenfor sin fullmakt

Daglig leder har etter aksjeloven en generell myndighet til å representere selskapet i saker som hører til den daglige ledelsen, og denne myndigheten utad er ikke automatisk begrenset av interne instrukser styret har gitt, med mindre motparten kjente til eller burde kjent til begrensningen. En underleverandør som forhandler i god tro med den han med rette oppfatter som selskapets daglige leder, skal som hovedregel kunne stole på at avtalen er bindende for selskapet.

Dette er ikke en tilfeldig regel, men en bevisst avveining: skulle enhver ekstern avtalepart måtte etterprøve interne fullmaktsgrenser før de kunne stole på en signatur fra daglig leder, ville næringslivet blitt tregere og mindre forutsigbart for alle. Risikoen for at daglig leder går utenfor sin interne fullmakt, legges derfor som hovedregel på selskapet selv, ikke på medkontrahenten.

Når medkontrahenten visste eller burde forstått at daglig leder gikk for langt

Unntaket er der motparten faktisk visste, eller åpenbart burde ha forstått, at avtalen lå utenfor det daglig leder hadde myndighet til, for eksempel fordi avtalens størrelse eller karakter tydelig gikk ut over hva som er normal daglig drift for et selskap av denne typen. En treårig avtale med et volum som klart oversteg selskapets normale innkjøp, kunne i teorien vært et argument for at underleverandøren burde ha bedt om styregodkjenning før signering.

I Selams sak var vurderingen likevel at underleverandøren rimelig kunne legge til grunn at daglig leder hadde myndighet, siden avtalen lå innenfor det som var normalt for bransjen selskapet opererte i, selv om den var stor sett fra selskapets eget ståsted. Det holdt derfor ikke som argument mot bindende avtale.

Hva styret kan kreve av daglig leder i etterkant

At selskapet er bundet utad, betyr ikke at daglig leder går fri internt. Har daglig leder brutt en klar intern instruks om å forelegge avtaler av denne størrelsen for styret, kan det være grunnlag for å vurdere om bruddet i seg selv utgjør en så vesentlig svikt i rollen at det bør få konsekvenser, opp til og med oppsigelse eller avskjed avhengig av alvorlighetsgraden. Styret bør også vurdere om avtalen, nå som den uansett foreligger, faktisk er god for selskapet, eller om det finnes grunnlag for å reforhandle vilkårene med underleverandøren i etterkant.

Selams styre valgte å ha en formell samtale med daglig leder om instruksbruddet, samtidig som de lot en advokat vurdere om deler av avtalen kunne reforhandles med tanke på volum og betalingsbetingelser, siden avtalen i seg selv ikke var ugyldig. Samtalen endte ikke med noen umiddelbar konsekvens for daglig leder, men styret gjorde tydelig at gjentakelse ville bli vurdert annerledes.

Slik unngår dere at det skjer igjen

Skriv fullmaktsgrensene inn i en instruks til daglig leder som er tydelig på beløpsgrenser og avtaletyper som krever styregodkjenning, og sørg for at instruksen faktisk er kjent, ikke bare vedtatt i en protokoll ingen har lest siden. Vurder også å informere sentrale samarbeidspartnere om at avtaler over en viss størrelse krever styrets skriftlige godkjenning, slik at også motparten har et insentiv til å sjekke før signering. Se også hva daglig leder kan bestemme mer generelt, hva daglig leders ansvar innebærer, og hvilke saker som krever generalforsamlingens godkjenning når terskelen er enda høyere enn styrets. Malen for leverandøravtale kan være et godt utgangspunkt hvis avtalen uansett skal reforhandles.

Kort oppsummert

• Daglig leder fullmakt utad rekker som hovedregel lenger enn interne instrukser, så selskapet er ofte bundet selv om styret ikke godkjente avtalen.
• Unntaket er der motparten visste eller åpenbart burde forstått at avtalen lå utenfor daglig leders myndighet.
• Selskapet kan være bundet utad samtidig som daglig leder har brutt sin interne instruks, og de to spørsmålene vurderes hver for seg.
• Styret kan følge opp instruksbruddet internt, uavhengig av om avtalen med tredjepart lar seg reforhandle eller ikke.
• Skriv tydelige beløpsgrenser inn i en instruks daglig leder faktisk kjenner til, ikke bare i en protokoll fra et gammelt styremøte.