Slik skriver du et tilbud i en offentlig anbudskonkurranse

Slik begynner du å skrive tilbud i en anbudskonkurranse

Les hele konkurransegrunnlaget før du skriver noe. Det er alle dokumentene oppdragsgiveren har laget for konkurransen, bortsett fra selve kunngjøringen. Der står hva som skal kjøpes, kontraktsvilkårene, hvordan konkurransen gjennomføres og hvilke krav som gjelder for innholdet og utformingen av tilbudet (forskriften § 8-4).

Lag en liste over alle krav. Skill mellom absolutte krav, som alle tilbud må oppfylle, og forhold som bare gir poeng i vurderingen. Ord som «skal» og «må» peker som regel på absolutte krav. Noter også hvilke vedlegg som skal leveres, hvilke sidegrenser som gjelder og hvilket format som kreves.

Uklarheter i konkurransegrunnlaget er oppdragsgiverens risiko. Uklarheter i tilbudet ditt er din risiko (§ 23-3 for konkurranser over EØS-terskelen). Se noe uklart, bør du spørre skriftlig tidlig, ikke gjette.

Svar på hvert krav og unngå vesentlige avvik

Oppdragsgiveren skal avvise et tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene, og et tilbud som ikke kan anses bindende (§ 9-6 og § 24-8). Over EØS-terskelen kan et tilbud med avvik eller uklarheter som ikke er ubetydelige, også avvises.

Det betyr at du skal svare på hvert krav og ikke gjøre egne endringer i det oppdragsgiveren har bestemt. Tar du forbehold mot kontraktsvilkårene eller skriver en egen pris- og leveringsmodell der konkurransegrunnlaget har fastsatt en annen, risikerer du å bli avvist. Er et krav umulig for deg å oppfylle, kan du ikke løse det med et forbehold. Da må du enten ta opp saken med oppdragsgiveren før fristen eller la være å levere.

Skriv så konkret at en sensor som ikke kjenner deg, kan se at kravet er oppfylt. «Vi har lang erfaring» sier lite. «Vi leverte tilsvarende tjeneste til to kommuner i 2024 og 2025» kan kontrolleres.

Skriv tilbudet mot tildelingskriteriene

Oppdragsgiveren velger vinneren etter tildelingskriteriene som er oppgitt i konkurransegrunnlaget. De skal ha tilknytning til leveransen, og oppdragsgiveren skal oppgi krav til dokumentasjon for hvert kriterium (§ 8-11). Det er bare det du har skrevet i tilbudet, som kan gi poeng.

Bygg derfor tilbudet med samme inndeling som kriteriene. Har kriteriet «gjennomføringsplan» en vekt på 30 prosent, trenger tilbudet en egen del som bare handler om det, med tidsplan, ansvarlige og risikovurdering. Skriv ikke om temaer som ikke er med i kriteriene. Det gir ingen poeng og gjør det vanskeligere for den som evaluerer å finne det som teller.

Er det oppgitt sidegrense, hold deg til den. Tilbud som ikke oppfyller kravene til utforming, kan avvises (§ 9-4 annet ledd).

Dokumentasjon og egenerklæring

Oppdragsgiveren kan stille kvalifikasjonskrav, for eksempel om omsetning, relevant erfaring eller tekniske ressurser, og skal angi hvilken dokumentasjon som kreves (§ 8-7). Ofte kan du først levere en egenerklæring som foreløpig bevis for at du oppfyller kravene og ikke skal avvises. Den som skal få kontrakten, må så straks levere oppdaterte dokumentasjonsbevis (§ 8-10). Ha derfor attester, regnskap, referanser og forsikringsbevis klare før du leverer.

Norske leverandører må dessuten dokumentere at skatter og avgifter er i orden. Opplysningene skal ikke være eldre enn seks måneder fra vinneren er meddelt (anskaffelsesloven § 5l).

Lever riktig og i tid

Kommunikasjonen skal gå i det elektroniske verktøyet oppdragsgiveren har oppgitt. Et tilbud levert på annen måte enn kravet sier, skal avvises, og det samme gjelder tilbud som er mottatt etter fristen (§ 9-4). Systemet skal kunne fastslå tidspunktet for mottak nøyaktig, og ingen skal ha tilgang til innholdet før fristen er ute (§ 22-3). Lever gjerne dagen før. Hva som skjer med tilbud som kommer for sent, er forklart i avvisning av tilbud på formelle feil.

Tilbudet blir bindende. Hvor lenge det er det, står i konkurransegrunnlaget som vedståelsesfrist. Er det ikke oppgitt noen, gjelder 30 dager fra tilbudsfristens utløp (§ 8-15).

Offentlige anskaffelser er underlagt offentleglova, og andre kan be om innsyn. Merk i tilbudet hva som er forretningshemmeligheter, så oppdragsgiveren kan vurdere det før noe gis ut. Hvilke attester og egenerklæringer som vanligvis følger med, er forklart i attester og egenerklæringer til tilbudet. Reglene finner du i anskaffelsesloven.

Kort oppsummert

• Les konkurransegrunnlaget først og lag en liste over absolutte krav, vedlegg og format før du begynner å skrive tilbud.
• Svar på hvert krav, og ikke gjør egne forbehold som kan gi et vesentlig avvik.
• Bygg tilbudet etter tildelingskriteriene, med dokumentasjon for hvert av dem.
• Ha kvalifikasjonsbevis og skatteopplysninger klare, for vinneren må levere dem før tildeling.
• Lever i riktig verktøy før fristen, og husk at tilbudet er bindende i vedståelsesfristen.