Tapte anbudet på pris – kan jeg kreve begrunnelse og poengberegning?

Bergitte tapte veiprosjektet med 1,2 poeng hun ikke forsto

Bergitte driver et lite rådgivende ingeniørfirma og la inn tilbud på et oppdrag om teknisk oppfølging av et kommunalt veiprosjekt. Prisen hennes lå fem prosent under vinnerens, men i den samlede poengsummen tapte hun med 1,2 poeng av hundre mulige. Konkurransegrunnlaget forklarte at pris talte 40 prosent og kvalitet 60 prosent, men ikke hvordan prisforskjeller faktisk ble omregnet til poeng. Bergitte skjønte at hun i praksis hadde fått nesten ingen uttelling for å være billigere, uten å forstå hvorfor.

Retten til begrunnelse: hva oppdragsgiver faktisk må forklare

Etter tildelingsbeslutningen har du som tapende tilbyder krav på en begrunnelse som viser det valgte tilbudets egenskaper og fordeler sammenlignet med ditt eget, navnet på vinneren og kontraktens verdi. Du har derimot ikke krav på å få se hele vinnerens tilbud eller alle interne vurderingsnotater. Poenget med begrunnelsen er at du skal kunne forstå hvorfor akkurat dette tilbudet vant, ikke at du skal kunne kopiere det. En begrunnelse som bare gjengir sluttpoengene uten å si noe om hvordan de er utregnet, er sjelden god nok.

Be om begrunnelsen skriftlig, og vær konkret i hva du spør etter: du har krav på å få vite hvilke kriterier vinneren skåret bedre på, og hvordan forskjellen i pris konkret ble omregnet til poeng. En generell purring om at «tallene virker rare» gir sjelden noe bedre svar enn det du allerede har fått. Spør heller direkte etter delpoengene for hvert enkelt tildelingskriterium, og be om å få se selve formelen som er brukt til å regne pris om til poeng, ikke bare sluttresultatet.

Evalueringsmodeller som gir rare utslag

En vanlig kilde til overraskelser er prismodeller som «vasker bort» forskjeller mellom tilbud som ligger nær hverandre i pris, slik at en femprosents besparelse gir langt mindre uttelling enn de fleste tilbydere forventer. En annen er kvalitetskriterier som skåres skjønnsmessig av én eller to saksbehandlere uten en klar, forhåndsdefinert skala. Begge deler er lovlig, så lenge modellen var kjent på forhånd og ble brukt konsekvent på alle tilbud. Det Bergitte hadde krav på å få forklart, var nøyaktig hvilken formel som var brukt, og hvorfor akkurat hennes prisforskjell endte med så lite uttelling.

En annen kilde til overraskelser er poengskalaer der kvalitet vurderes fra én til ti, men der evalueringsutvalget i praksis bare bruker et par av trinnene på skalaen, slik at et tilbud som er noe bedre enn et annet, likevel får et sprang i poeng som virker uforholdsmessig stort. Terskelmodeller er en tredje variant: prisforskjeller under en fastsatt prosentandel gir ingen uttelling i det hele tatt, mens forskjeller over grensen slår kraftig ut. Ingen av delene er nødvendigvis ulovlig, men begge kan overraske en tilbyder som ikke har lest metoden nøye før tilbudsfristen.

Når vilkårlighet blir en klagegrunn

Uenighet med resultatet er ikke i seg selv nok til å vinne fram. Det som kan bli en klagegrunn, er om oppdragsgiver har brutt sine egne kunngjorte kriterier, latt usaklige hensyn spille inn, eller ikke kan dokumentere hvordan poengene faktisk er kommet fram. Har du bedt om en utfyllende begrunnelse skriftlig og fortsatt sitter igjen med et svar som ikke forklarer utregningen, er det et tegn på at noe kan være galt med prosessen, ikke bare med utfallet for din del.

Usaklighet kan også vise seg som vekt lagt på et helt uformelt inntrykk, for eksempel hvordan en muntlig presentasjon ble oppfattet av evalueringsutvalget, uten at dette var varslet som en del av vurderingen på forhånd. Er det ingen spor i konkurransegrunnlaget av at en presentasjon skulle telle, men begrunnelsen likevel viser til stemningen i møtet, er det et signal om at vurderingen har gått utenfor det som var kunngjort. Reagerer du ikke innen klagefristen, mister du normalt muligheten til å angripe både begrunnelsen og selve tildelingsbeslutningen i etterkant.

Hva et fyllestgjørende svar faktisk inneholder, og hva du gjør om det mangler

Et godt svar viser tallene bak poengsummen, hvilket dokument i tilbudet ditt som ble vurdert på hvert kriterium, og en kort begrunnelse for forskjellen til vinneren. Mangler dette etter at du har bedt om det skriftlig, kan du vurdere en klage til KOFA, eller om kontrakten ennå ikke er signert, se på karensperioden og midlertidig forføyning som en raskere vei. Bergitte endte med å be om en fullstendig utregning skriftlig, fikk et bedre svar andre gang, og bestemte seg for å la saken ligge da tallene til slutt ga mening, selv om resultatet var det samme.

Send forespørselen din tidlig i karensperioden, ikke i siste liten, slik at du fortsatt har tid til å vurdere KOFA eller forføyning dersom svaret uteblir eller er utilstrekkelig. Ta vare på hele korrespondansen, inkludert tidspunktene forespørslene ble sendt, siden dette kan bli relevant dersom du senere må dokumentere at oppdragsgiver ikke svarte innen rimelig tid.

Kort oppsummert

• Du har krav på en begrunnelse som viser vinnerens egenskaper og fordeler sammenlignet med ditt tilbud, ikke bare et sluttresultat.
• Evalueringsmodeller for pris og kvalitet kan gi utslag som virker urimelige selv når de er lovlige, dersom de er kjent og brukt likt for alle.
• Vilkårlighet, brudd på egne kriterier eller manglende dokumentasjon av utregningen er det som kan gjøre saken til en reell klagegrunn.
• Er svaret fortsatt for tynt etter en skriftlig purring, er KOFA eller en forføyningsbegjæring de neste stegene.