Slik skriver du faktura med merverdiavgift riktig

Hva en faktura med mva må inneholde

Reglene om innholdet står i bokføringsforskriften § 5-1-1. Salgsdokumentet skal minst ha:

• et nummer og en dokumentasjonsdato
• navn på selger og kjøper
• hva slags ytelse det gjelder, og hvor mye
• tidspunkt og sted for leveringen
• prisen og betalingsfristen
• mva og eventuelle andre avgifter som skal spesifiseres, oppgitt i norske kroner

Dette er minstekravene. Fakturaen kan ha mer, for eksempel kontonummer, KID og referanse til tilbudet, men ingenting av det kan erstatte punktene over. Er du usikker på hva som regnes som «dokumentasjonsdato», er det datoen du utsteder fakturaen, med mindre forskriften sier noe annet.

Slik skriver du selger og kjøper riktig

Selger skal oppgis med navn og organisasjonsnummer. Er du registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret følges av bokstavene MVA, slik at det står «999 999 999 MVA». Er du ikke registrert, skal du ikke skrive MVA etter nummeret, og du kan heller ikke oppgi noe mva-beløp. Skriver du mva uten å være registrert, må du betale beløpet til staten (merverdiavgiftsloven § 11-4 annet ledd).

Er selger et aksjeselskap, skal ordet «Foretaksregisteret» også stå på fakturaen, sammen med adressen til hovedkontoret. Er selskapet under avvikling, skal det framgå.

Kjøper skal oppgis med navn, og enten adresse eller organisasjonsnummer. Er kjøperen registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret også her følges av MVA.

Nummer, dato og når fakturaen skal sendes

Fakturaene skal nummereres i en rekkefølge som kan kontrolleres. Et regnskapsprogram gjør dette automatisk. Skriver du for hånd, må du bruke forhåndsnummererte blanketter eller en liste som viser at ingen nummer mangler.

Fakturaen skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter at ytelsen er levert (§ 5-2-2). Fakturerer du månedlig, kan du vente til femten virkedager ut i måneden etter leveringsmåneden. En faktura som utstedes de femten første virkedagene i en måned, kan ha siste dato i forrige måned som dokumentasjonsdato, hvis varen eller tjenesten da var levert.

Den andre veien gjelder at en faktura med mva ikke kan utstedes før levering (merverdiavgiftsloven § 15-10 tredje ledd). Forskriften gir unntak for forskuddsfakturering av blant annet abonnementer, leie og servering, for inntil ett år.

Ulike satser og salg uten mva på samme faktura

Selger du både varer med 25 prosent mva og varer med redusert sats, skal hver sats summeres for seg. Det samme gjelder salg som er fritatt for mva eller unntatt fra loven (forskriften § 5-1-5). Kunden skal kunne se hvor mye av totalen som er avgiftspliktig, og hvor mye av mva-beløpet som hører til hver sats. Forskriften sier ikke uttrykkelig at satsen skal stå som prosent, men det gjør fakturaen lettere å kontrollere, og regnskapsprogrammene skriver den ut uansett.

Ved omvendt avgiftsplikt, der kjøperen selv skal beregne og betale mva, skal fakturaen ha en fast merknad om det og ikke vise noe mva-beløp. Ordlyden er gitt i forskriften § 5-1-1.

Løpende leveranser og strøm

Leverer du en tjeneste løpende, for eksempel vedlikehold hver måned, kan fakturaen vente til en måned etter utløpet av den vanlige mva-terminen. Tjenester som måles etter forbruk, som strøm og telefoni, kan faktureres for opptil ett år om gangen, og fakturaen bør så vidt mulig utstedes innenfor det kalenderåret leveringen skjedde (§§ 5-2-4 og 5-2-5). For de fleste småbedrifter er det enklest å fakturere rett etter at jobben er gjort.

Retting, kreditnota og format

Er fakturaen feil, kan du ikke bare endre den. Når det utstedes et nytt salgsdokument til erstatning for et som allerede er sendt, skal du også utstede en kreditnota som reverserer det opprinnelige (§ 5-2-7). Mer om kreditnota finner du i kreditnota ved misfornøyd kunde.

Sender du fakturaen elektronisk, skal filformatet ikke enkelt kunne redigeres i vanlige tekstbehandlings- eller regneark-programmer uten at endringen synes (§ 5-2-9). PDF er det vanlige. En Word- eller Excel-fil holder ikke.

Fakturaen skal være på norsk, svensk, dansk eller engelsk (bokføringsloven § 12). Du skal ta vare på en kopi sammen med regnskapet, og hvor lenge avhenger av hva slags dokument det er. Den som overtrer reglene om dokumentasjon av regnskapsopplysninger, kan straffes etter straffeloven § 392.

Kort oppsummert

• En faktura med mva-krav fra forskriften har nummer, dato, parter, ytelse, leveringstidspunkt, pris, forfall og mva i kroner.
• Registrert selger skriver organisasjonsnummer med MVA. Aksjeselskap skriver også Foretaksregisteret.
• Ulike satser og salg uten mva føres opp og summeres hver for seg.
• Fakturaen utstedes senest en måned etter levering, og ikke før levering, med unntak for forskuddsfakturering.
• Feil rettes med kreditnota og ny faktura, ikke ved å endre den gamle.