Slik melder du en nyansatt i a-meldingen

Hva meldingen om en nyansatt er

A-meldingen er den månedlige rapporteringen arbeidsgivere sender elektronisk om inntekt, arbeidsforhold og forskuddstrekk. Opplysningene går til Skatteetaten, Nav og Statistisk sentralbyrå (a-opplysningsloven §§ 3 og 5). Den som har ansatte, skal levere minst én gang per kalendermåned (§ 4 første ledd). Du leverer gjennom lønnssystemet eller Altinn.

Nyansatte meldes inn som et arbeidsforhold i a-meldingen. Det er en egen del av rapporteringen, som omhandler selve ansettelsen og ikke lønnen. Du melder derfor arbeidsforholdet når det starter, ikke først når første lønn utbetales. Er dette første gang du har ansatte, finner du en oversikt over de øvrige pliktene i artikkelen om arbeidsgiverplikter ved første ansettelse. Ha opplysningene om arbeidsforholdet klare før startdagen, ikke først ved første lønnskjøring.

Frister: hovedregelen og unntaket i forskriften

Loven har en strengere regel enn den du ser i praksis. Etter a-opplysningsloven § 4 tredje ledd skal melding til arbeidstakerregisteret om at en arbeidstaker er tatt inn, leveres innen fredag i uken etter at arbeidsforholdet begynte, med mindre forskriften gir unntak.

Forskriften gir unntak. Arbeidsgivere som skal melde til arbeidstakerregisteret, kan i stedet bruke den alminnelige fristen for a-meldingen, som er den 5. i måneden etter utløpet av måneden opplysningene gjelder (a-opplysningsforskriften § 2-1). Faller den 5. på en helg eller helligdag, flyttes fristen til neste virkedag. Skatteetaten gir ikke utsettelse. Unntaket kan settes til side overfor arbeidsgivere som gjentatte eller alvorlige ganger bryter opplysningsplikten. Da gjelder fredagsregelen i loven.

Hva du må oppgi om arbeidsforholdet

Skatteetatens veiledning nevner disse opplysningene om arbeidsforholdet:

• type arbeidsforhold, for eksempel ordinært arbeidsforhold
• startdato
• stillingsprosent
• arbeidstidsordning, for eksempel dagarbeid eller skift
• ansettelsesform, altså om ansettelsen er fast eller midlertidig
• yrkeskode
• avlønningstype, for eksempel fast månedslønn eller timelønn

Opplysningene skal stemme med arbeidsavtalen. Endringer senere, som økt stillingsprosent, melder du på samme måte. Å registrere feil stillingsprosent eller ansettelsesform er en vanlig feil, og kan skape problemer for den ansatte når Nav senere beregner ytelser ut fra opplysningene.

Skattekort, trekk og avgift når lønnen kommer

Før første lønnsutbetaling må du hente den ansattes skattekort (skattebetalingsloven § 5-1 andre ledd). Skattekortet viser hvor mye du skal trekke. Du skal foreta forskuddstrekk av lønn i samsvar med skattekortet (§ 5-4), og du rapporterer trekket i a-meldingen (§ 5-11).

Forskuddstrekket forfaller til betaling senest første virkedag etter at lønnen er utbetalt (§ 10-10 første ledd). Arbeidsgiveravgift for to måneder av gangen forfaller hver 15. januar, 15. mars, 15. mai, 15. juli, 15. september og 15. november (§ 10-10 andre ledd). Altså tre ulike frister: meldingen 5., trekket dagen etter utbetaling og avgiften annenhver måned.

Endringer, avslutning og feil

Du melder ikke bare når noen begynner. Loven omtaler både inntak og opphør av arbeidsforhold (§ 4 tredje ledd), så sluttdato skal meldes når den ansatte slutter. Endringer, som økt stillingsprosent eller ny ansettelsesform, retter du opp i a-meldingen for måneden endringen gjelder. Oppdager du en feil i en melding du allerede har sendt, sender du en erstatningsmelding som viser til meldingen den erstatter.

Virksomheten som er arbeidsgiver skal levere, ikke den ansatte. Har du en regnskapsfører som sender a-meldingen, må du likevel gi vedkommende opplysninger om startdato, stillingsprosent og ansettelsesform i tide. Ansvaret for at meldingen er riktig og kommer inn innen fristen, ligger hos deg som opplysningspliktig.

Hva skjer ved for sen melding

Skattekontoret kan ilegge en daglig løpende tvangsmulkt til opplysningene er levert (a-opplysningsloven § 10). Samlet mulkt kan ikke overstige 1 000 ganger rettsgebyret. Skattekontoret kan i tillegg ilegge overtredelsesgebyr for for sen innrapportering, og det kan ikke overstige 15 ganger rettsgebyret (§ 11). Mulkt og gebyr kan helt eller delvis frafalles dersom forsinkelsen skyldes forhold utenfor din kontroll, eller hvis særlige rimelighetsgrunner foreligger. Vedtak kan påklages.

Kort oppsummert

• Du melder en nyansatt i a-meldingen med opplysninger om arbeidsforholdet: startdato, stillingsprosent, arbeidstidsordning, ansettelsesform, yrkeskode og avlønningstype.
• Hovedregelen i loven er fredag i uken etter oppstart, men forskriften lar deg bruke a-meldingsfristen 5. i måneden etter. Unntaket kan trekkes tilbake ved gjentatte brudd.
• Hent skattekort før første lønn. Forskuddstrekket forfaller første virkedag etter utbetaling, og arbeidsgiveravgift annenhver måned.
• For sen innrapportering kan gi tvangsmulkt og overtredelsesgebyr.