Slik dokumenterer du arbeidsgivers oppfølging før en oppsigelse

Hva du må kunne vise

Arbeidsmiljøloven § 15-7 sier at en arbeidstaker ikke kan sies opp uten at det er saklig begrunnet i virksomhetens, arbeidsgivers eller arbeidstakers forhold. Bygger oppsigelsen på den ansattes forhold, for eksempel svak ytelse, samarbeidsproblemer eller gjentatte brudd på rutiner, ser en domstol på hva som faktisk har skjedd og hva du har gjort for å rette det opp. I praksis er det du som må kunne vise at grunnlaget er til stede.

Her hjelper dokumentasjon. Uten notater og dato blir det ofte ord mot ord, og den som kan legge fram et referat fra samme uke, står sterkere enn den som må huske tilbake et halvt år.

To krav i loven gjelder uansett hva du har dokumentert. Før du bestemmer deg for en oppsigelse, skal spørsmålet så langt det er praktisk mulig drøftes med den ansatte (§ 15-1). Og oppsigelsen skal være skriftlig, leveres personlig eller sendes i rekommandert brev, og gi de opplysningene § 15-4 krever. Krever den ansatte det, skal du oppgi omstendighetene du bygger på, også skriftlig om hun ber om det.

Slik dokumenterer du oppfølging før oppsigelse

Hold én samlet sakspapirmappe, på papir eller i et system der innholdet ikke kan endres i etterkant. Legg inn:

• referat fra hver oppfølgingssamtale, med dato, hvem som var til stede og hva som ble sagt
• konkrete eksempler på det som er problemet, med dato og sted
• mål og frister du har satt, skrevet så konkret at en tredjeperson kan se om de er nådd
• tiltak du har tilbudt, som opplæring, veiledning, ny arbeidsfordeling eller tilrettelegging
• skriftlige advarsler og den ansattes svar
• e-poster og meldinger som viser at dere har hatt dialog
• kalenderinnkallinger til møtene

Send referatet til den ansatte i løpet av noen dager, og be henne si fra hvis hun oppfatter noe annerledes. Da har hun fått sjansen til å korrigere, og en senere innsigelse om at referatet er feil, blir svakere.

Hva et godt samtalereferat inneholder

Referatet trenger ikke være langt. Det bør svare på disse spørsmålene:

• Hva er den konkrete bekymringen? Skriv fakta, ikke vurderinger av personen.
• Hva sa den ansatte? Ta med forklaringer og forhold hun mener bør hensyntas.
• Hva ble avtalt? Hva skal skje, av hvem og innen når?
• Hvilken støtte tilbyr arbeidsgiver?
• Når er neste møte?
• Hva kan skje hvis forholdet ikke bedres? Skriv det sakelig, uten trusler.

Tiltakene du bør kunne vise

Skal en oppsigelse for ytelse kunne holde, må den ansatte ha hatt en rimelig sjanse til å bedre seg. Det betyr at du bør kunne vise at du har gjort det klart hva som forventes, at hun har fått tid, og at hun har fått den hjelpen det er rimelig å vente at en arbeidsgiver gir. Hvor lang tid og hvilke tiltak som er nok, avhenger av stilling og bedriftens størrelse. En liten bedrift forventes ikke å ha samme apparat som en stor.

Skyldes oppsigelsen nedbemanning, er dokumentasjonen annerledes. Da skal du kunne vise hvorfor stillingen faller bort, hvordan du har valgt hvem som skal gå, og at du har vurdert annet passende arbeid i virksomheten (§ 15-7 andre ledd). Den delen er ikke et spørsmål om oppfølging, men om omplassering.

Det som svekker dokumentasjonen

• Notatene skrives først etter at du har bestemt deg for å si opp.
• Referatene er ensidige, eller den ansatte aldri har sett dem.
• Målene er vage, som «bli bedre», uten måleenhet eller frist.
• Tiltakene var bare ord, og ingen opplæring eller støtte ble gitt.
• Andre ansatte med samme avvik fikk ikke samme oppfølging.

Det kan gjelde andre regler enn § 15-7, for eksempel fravær ved sykdom, graviditet eller varsling. Da stilles det strengere krav, og saken bør vurderes på nytt før noen får beskjed. Mer om hva som teller som bevis finner du i artikkelen om bevis i oppsigelsessaken og om dokumentasjon ved prestasjonsoppsigelse.

Kort oppsummert

• Arbeidsgiver må kunne vise at oppsigelsen er saklig begrunnet etter § 15-7. Dokumentasjon som er laget underveis, er det sterkeste beviset.
• For å dokumentere oppfølging før oppsigelse: skriv referat fra hver samtale, send det til den ansatte, og lagre det sammen med e-poster og advarsler.
• Mål og frister må være konkrete, og den ansatte må ha fått tid og støtte til å bedre seg.
• Spørsmålet skal drøftes med den ansatte før du bestemmer deg (§ 15-1), og oppsigelsen må følge formkravene i § 15-4.