Hva skjer med kundeavtalene når jeg omdanner ENK til AS?

Avtalene står i ditt navn, ikke i foretakets

Når du driver enkeltpersonforetak, er det deg personlig kundene har avtale med. Foretaksnavnet og organisasjonsnummeret er bare en merkelapp på din virksomhet. Det finnes ingen egen juridisk person som kan eie kontrakter, og derfor kan ikke avtalene «bli igjen» i foretaket mens du flytter ut.

Et aksjeselskap er derimot en selvstendig juridisk person. Loven definerer det som et selskap der ingen av deltakerne har personlig ansvar for selskapets forpliktelser (aksjeloven § 1-1). Selskapet kan inngå egne avtaler, har egen økonomi og har eget ansvar. En avtale du har inngått i enkeltpersonforetaket, er derfor ikke selskapets avtale før noe konkret har skjedd med den.

Omdanningen i praksis er som regel to ting på en gang. Du stifter et aksjeselskap, og selskapet overtar virksomheten din: utstyr, varelager, ansatte, kundefordringer og avtaler. Overtakelsen av selve virksomheten er en avtale mellom deg og selskapet. Den binder ikke kundene.

Kundeavtaler ved omdanning av ENK til AS: når kunden må si ja

Juridisk må du skille mellom to ting: retten til å få betalt, og plikten til å levere.

Retten til å få betalt er en fordring (et pengekrav). Den kan i utgangspunktet overdras til andre uten at kunden må samtykke, så lenge kunden ikke får det verre av det og avtalen ikke sier noe annet. Kunden skal bare vite hvem som nå skal ha pengene, slik at betalingen går til riktig mottaker.

Plikten til å levere er en annen sak. Skal selskapet overta rollen som leverandør, bytter kunden i praksis motpart. Det kan kunden ikke bli tvunget til. Her er hovedregelen at kunden må samtykke, og det gjelder særlig når kunden valgte deg på grunn av deg: håndverket ditt, kompetansen din eller tilliten mellom dere.

Noen avtaler har egne bestemmelser om overføring. Et vanlig punkt i større kontrakter er at ingen av partene kan overdra avtalen uten skriftlig samtykke. Leser du kontrakten og finner et slikt punkt, er spørsmålet avgjort på forhånd: du må be om samtykke.

Slik får du avtalene over i selskapet

Gå fram i denne rekkefølgen, så blir ingen kunde stående i tvil:

1. Gå gjennom alle løpende avtaler og sorter dem: faste avtaler, enkeltoppdrag under arbeid, tilbud som ennå ikke er akseptert, og rammeavtaler.
2. Les hver kontrakt for punkter om overdragelse, oppsigelse og personlig utførelse.
3. Send et skriftlig varsel til hver kunde med dato for omdanningen, det nye organisasjonsnummeret, nytt kontonummer og en forespørsel om å godta at avtalen overføres på uendrede vilkår.
4. Be om svar skriftlig, gjerne på e-post, slik at du kan dokumentere samtykket.
5. La selskapet først fakturere på de avtalene som er godkjent. Til da fakturerer du fortsatt fra enkeltpersonforetaket.

Nye oppdrag etter omdanningsdatoen inngås rett i selskapets navn. Tilbud som er sendt fra enkeltpersonforetaket, men ikke akseptert ennå, bør sendes på nytt fra selskapet eller bekreftes av kunden.

Skal selskapet overta virksomheten mot aksjer, må stiftelsen følge reglene om innskudd med andre eiendeler enn penger. Da skal det utarbeides en redegjørelse som revisor bekrefter, og avtalen om overtakelsen skal omtales i stiftelsesdokumentet (aksjeloven § 2-6, aksjeloven § 2-4). Det gjelder forholdet mellom deg og selskapet, ikke kundene.

Hva du fortsatt er ansvarlig for

Omdanner du enkeltpersonforetaket, blir du ikke automatisk fri fra forpliktelsene du allerede har. Gjeld til leverandører, garantiansvar for arbeid du har gjort og krav fra kunder som har betalt på forskudd, ligger hos deg personlig helt til den du skylder penger, godtar at selskapet tar over. Det samme gjelder reklamasjoner på jobber du utførte før omdanningen.

Der selskapet overtar en pågående jobb, bør du skrive i overtakelsesavtalen hvem som har ansvar for det som er gjort før og etter overtakelsesdatoen. Kunden er ikke bundet av den fordelingen, men den avgjør hva du kan kreve av selskapet i etterkant. Hvilken form for virksomhet du velger, har betydning for ansvaret ditt; se også forskjellen på enkeltpersonforetak og aksjeselskap skattemessig og valget mellom ENK og AS for håndverkere.

Husk også at lisenser, abonnementer og forsikringer er avtaler med egne parter. Mange leverandører krever at du melder fra og at selskapet godkjennes som ny kunde, ellers kan dekning eller rabatter falle bort.

Kort oppsummert

• Kundeavtaler følger ikke automatisk med når du omdanner ENK til AS, fordi selskapet er en ny part.
• Retten til å få betalt kan som hovedregel overdras, men plikten til å levere krever vanligvis kundens samtykke.
• Sjekk kontraktene for punkter om overdragelse, og få samtykke skriftlig.
• Fakturer fra enkeltpersonforetaket helt til kunden har godtatt at selskapet tar over.
• Du er personlig ansvarlig for eldre gjeld og eldre jobber til motparten har godtatt at selskapet overtar.