Hva diett egentlig er

Diett er en godtgjørelse som skal dekke de merkostnadene en ansatt har til mat og eventuelt andre nødvendige utgifter når vedkommende er på tjenestereise borte fra sitt vanlige arbeidssted. Skattedirektoratet fastsetter årlige satser for hvor mye som kan utbetales skattefritt uten at den ansatte må dokumentere hver enkelt kvittering. Betaler selskapet mer enn disse satsene uten at det overskytende kan dokumenteres med faktiske kvitteringer, blir differansen skattepliktig for mottakeren — altså behandlet på samme måte som lønn.

Satsene for dagreise uten overnatting

Reiser Lars til Bergen og er tilbake samme dag uten overnatting, gjelder egne satser basert på reisens lengde. Varer reisen mellom 6 og 12 timer, er den skattefrie satsen 200 kroner. Varer reisen over 12 timer, uten overnatting, øker satsen til 400 kroner. Er reisen kortere enn 6 timer, gis det normalt ikke skattefri diett i det hele tatt, siden man da ikke anses å ha vesentlige merkostnader til mat utover det vanlige.

Satsene ved overnatting

De fleste av Lars sine reiser for Vik Elektro AS involverer derimot overnatting, og her varierer den skattefrie satsen etter hva slags losji han bor på, og om frokost er inkludert eller ikke.

Bor Lars på hotell uten at frokost er inkludert i romprisen, er den skattefrie diettsatsen 693 kroner per døgn. Er frokost derimot inkludert i hotelloppholdet, reduseres satsen til 554 kroner per døgn — nettopp fordi frokosten allerede er dekket separat gjennom hotellprisen, og diettsatsen da bare skal dekke resten av dagens måltider.

Bor Lars i stedet på et rimeligere alternativ som hospits eller vandrerhjem uten kokemuligheter, er satsen 400 kroner per døgn. Og dersom han overnatter privat med tilgang til kokemuligheter — for eksempel hos familie, venner, eller på en hytte — er den skattefrie satsen betydelig lavere: 107 kroner per døgn, siden han da har mulighet til å lage sin egen mat til en lavere kostnad enn om han var henvist til restaurant og kafé.

Et konkret regneeksempel for Lars sin Bergen-tur

Si at Lars reiser til Bergen mandag morgen og er tilbake fredag kveld, altså fire overnattinger, og at han bor på et hotell uten frokost inkludert. Da kan Vik Elektro AS betale ham 693 kroner per døgn i fire døgn, til sammen 2 772 kroner, helt skattefritt, uten at Lars trenger å levere kvitteringer for hva han faktisk har brukt på mat i løpet av oppholdet. Hadde hotellet i stedet inkludert frokost i prisen, ville den skattefrie summen vært 554 kroner ganger fire døgn, altså 2 216 kroner.

Hva om selskapet betaler mer enn satsen?

Dersom Ida ønsker å gi Lars mer enn den skattefrie satsen — for eksempel fordi Bergen er en dyr by å spise ute i, og hun mener 693 kroner per døgn ikke strekker til for et rimelig kosthold under en arbeidsreise — kan hun gjøre det, men da må det overskytende beløpet enten dokumenteres med faktiske kvitteringer for å forbli skattefritt, eller behandles som skattepliktig lønn til Lars dersom det ikke kan dokumenteres. Betaler hun for eksempel 900 kroner per døgn uten at Lars leverer kvitteringer for det som overstiger 693 kroner, blir differansen på 207 kroner per døgn å anse som skattepliktig fordel for ham.

Diett og selskapets fradrag

For Vik Elektro AS som arbeidsgiver er diettutbetalinger innenfor satsene en ordinær, fradragsberettiget lønnskostnad, uten at det utløser arbeidsgiveravgift eller innrapporteringsplikt utover det som følger av ordinære rutiner for reiseregninger. Det gjør diettordningen praktisk for både Ida og Lars: hun slipper å samle inn og godkjenne en haug med lunsj- og middagskvitteringer for hver eneste tjenestereise, og Lars slipper å ligge ute med penger han må vente på å få refundert.

Husk reiseregning som dokumentasjon

Selv om selve diettbeløpet ikke krever kvitteringer for å være skattefritt innenfor satsene, bør Ida likevel sørge for at Lars fyller ut en reiseregning som dokumenterer reisens formål, start- og sluttidspunkt, og hvilken type overnatting han har hatt. Denne dokumentasjonen er det som gjør at selskapet kan vise, ved en eventuell kontroll, at de riktige satsene faktisk er brukt for riktig type reise.

Hva med tjenestereiser til utlandet?

Skulle Vik Elektro AS en sjelden gang få et oppdrag som krever at en montør reiser utenfor Norge, er det verdt å vite at Skattedirektoratet fastsetter egne, landspesifikke satser for utenlandsreiser, som ofte avviker fra de norske innenlandssatsene fordi kostnadsnivået for mat og opphold varierer mye fra land til land. Ida bør i så fall sjekke gjeldende utenlandssats for det aktuelle landet før reisen, i stedet for å legge de norske innenlandssatsene til grunn, siden en feilaktig bruk av innenlandssatsen i et land med et helt annet kostnadsnivå fort kan gi enten en for høy eller for lav skattefri utbetaling sammenlignet med det regelverket faktisk åpner for.

Når begynner og slutter et døgn i diettsammenheng?

Et annet praktisk spørsmål Ida bør ha kontroll på, er hvordan reisedøgnene telles når en reise verken starter eller slutter presist ved midnatt. Reiser Lars fra Trondheim til Bergen mandag klokken 14 og er tilbake torsdag klokken 10, strekker reisen seg over tre hele døgn i tillegg til to reisedager med kortere varighet i hver ende. Praksis er da å beregne diett etter reisens faktiske varighet, slik at start- og sluttdagen gjerne vurderes etter reglene for dagreise dersom de ikke fyller et helt døgn, mens de hele døgnene i midten følger overnattingssatsen. Fører Ida reiseregningen nøyaktig etter faktiske klokkeslett for avreise og hjemkomst, unngår hun tvil om beregningen både overfor Lars og overfor en eventuell fremtidig kontroll.

Kort oppsummert - Skattefri diett skal dekke merutgifter til mat på tjenestereise, og satsene fastsettes årlig av Skattedirektoratet. - Dagreise uten overnatting: 200 kroner (6–12 timer) eller 400 kroner (over 12 timer). - Overnatting: 693 kroner per døgn på hotell uten frokost, 554 kroner med frokost inkludert, 400 kroner på hospits/vandrerhjem, og 107 kroner ved privat overnatting med kokemuligheter. - Betaler selskapet mer enn satsen uten dokumentasjon med kvitteringer, blir det overskytende skattepliktig for mottakeren. - Før alltid reiseregning som dokumenterer reisens formål, varighet og overnattingstype.