Sjekkliste for den første arbeidsavtalen du skriver

Sjekkliste: fristene og hvem som skriver utkastet

Etter arbeidsmiljøloven § 14-5 skal det inngås skriftlig arbeidsavtale i alle arbeidsforhold. Arbeidsgiver skal lage et utkast. Den ansatte har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt eller en annen representant, både når avtalen lages og når den endres.

Fristene er korte:

• varer arbeidsforholdet i mer enn en måned, skal avtalen foreligge snarest mulig og senest sju dager etter at arbeidet begynte
• er arbeidsforholdet kortere enn en måned, eller arbeidstakeren leies ut, skal avtalen skrives umiddelbart

Begynn derfor med avtalen før den ansatte møter opp første dag. Å vente til alt er «på plass» er den vanligste måten å bryte fristen på.

Partene, arbeidsstedet og stillingen

Disse punktene står først i listen i § 14-6 og er enkle å fylle ut:

• navn og identitet på begge parter, og for arbeidsgiver også organisasjonsnummer
• arbeidsplassen. Finnes det ikke en fast arbeidsplass, skal avtalen si at arbeidet skjer på forskjellige steder, og oppgi forretningsadressen din
• en beskrivelse av arbeidet eller stillingstittelen
• dagen arbeidsforholdet begynner
• om ansettelsen er midlertidig: forventet varighet og grunnlaget for den midlertidige ansettelsen

Kryss ikke av for fast eller midlertidig uten å tenke. Har du ikke opplyst at ansettelsen er midlertidig, legger loven til grunn at den er fast (§ 14-6 tredje ledd), med mindre du kan gjøre noe annet overveiende sannsynlig.

Prøvetid, ferie og oppsigelse

Prøvetid må avtales skriftlig. Den kan vare i inntil seks måneder, og ved midlertidig ansettelse høyst halvparten av ansettelsens varighet (§ 15-6 tredje ledd). Med skriftlig prøvetid er oppsigelsesfristen 14 dager med mindre dere har avtalt noe annet.

Ellers er den alminnelige oppsigelsesfristen en måned, og den blir lengre etter fem, ti og flere års ansettelse (§ 15-3). Avtalen skal si hva som gjelder for begge parter og hvordan en oppsigelse gjøres.

Om ferie skal avtalen nevne retten til ferie og feriepenger og hvordan ferietidspunktet fastsettes. Her kan du henvise til ferieloven i stedet for å skrive ut reglene.

Lønn, arbeidstid og pauser

Lønnen er punktet som oftest er for tynt skrevet. Loven krever at de ulike elementene angis hver for seg:

• lønnen ved arbeidsforholdets begynnelse
• tillegg og godtgjøringer som ikke inngår i lønnen, for eksempel kvelds- og nattillegg eller pensjonsinnbetalinger
• utbetalingsmåte og tidspunkt for lønnsutbetaling

Videre skal avtalen vise lengden og plasseringen av daglig og ukentlig arbeidstid, lengden på pausene, og hva som gjelder ved vaktendringer og arbeid utover avtalt tid, med betaling for det. Varierer arbeidstiden, skal avtalen si det og gi grunnlag for å beregne når arbeidet skal utføres. Ikke skriv «etter behov» uten mer. Har du ikke opplyst om stillingens omfang, skal den ansattes påstand om omfang legges til grunn med mindre du kan vise noe annet (§ 14-6 fjerde ledd).

Det som ofte glemmes

Listen i § 14-6 er lengre enn de fleste regner med. Sjekk disse punktene til slutt:

• tariffavtale: bokstav n krever opplysninger om tariffavtaler som regulerer forholdet, og hvem tariffpartene er
• ytelser i regi av arbeidsgiver til sosial trygghet, med navn på institusjonene som mottar innbetalinger, for eksempel pensjonsordning og forsikringer
• rett til kompetanseutvikling, hvis du tilbyr det
• eventuell særlig arbeidstidsordning
• innleiers identitet, hvis den ansatte leies ut fra et bemanningsforetak

Punktene om ferie, pauser, overtid, kompetanseutvikling og sosial trygghet kan du dekke ved å vise til lov, forskrift eller tariffavtale som regulerer dem. Resten må stå i selve avtalen. Endrer forholdene seg senere, skal endringen tas inn i avtalen tidligst mulig og senest den dagen den trer i kraft (§ 14-8). Det gjelder ikke endringer som skyldes nye lover, forskrifter eller tariffavtaler. Bruk derfor et format der du kan legge til tillegg og signere dem, ikke et dokument du må lage på nytt hver gang. En ferdig mal finner du i kontraktsmalen for arbeidsavtale.

Kort oppsummert

• Sjekklisten for den første arbeidsavtalen du skriver, er § 14-6 i arbeidsmiljøloven, og avtalen skal være skriftlig (§ 14-5).
• Avtalen skal foreligge senest sju dager etter oppstart ved ansettelser over en måned, og umiddelbart ved kortere jobber.
• Prøvetid, midlertidighet og stillingsomfang må stå tydelig. Mangler opplysningene, legger loven den ansattes versjon til grunn.
• Lønn, tillegg og utbetalingstidspunkt angis hver for seg.
• Ferie, pauser, overtid og sosial trygghet kan dekkes ved henvisning til lov eller tariffavtale.