Hvem kan signere avtaler på vegne av foreningen?
Hvem som kan binde foreningen, avgjøres av vedtektene. Står det ingenting der, er det normalt styret som samlet kan inngå avtaler, eller en person styret har gitt fullmakt. Et enkelt styremedlem, også lederen, kan ikke alene forplikte foreningen utover det han har fått myndighet til. Overskrider noen myndigheten, er foreningen ikke alltid bundet, og den som signerte kan selv bli ansvarlig overfor motparten.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Vedtektene er første sted å lete
Det finnes ingen lov som sier hvem som skal signere for en vanlig forening. Reglene er ulovfestet, og det som står i vedtektene, går foran. Mange vedtekter har et punkt om signatur eller prokura, for eksempel «foreningen forpliktes ved underskrift av styreleder og ett styremedlem i fellesskap». Da er det slik det skal gjøres, og en avtale med bare lederens navn er ikke i tråd med vedtektene.
Er signaturretten registrert i Enhetsregisteret, står det der også. Enhetsregisterloven § 4-3 sier at hvis det er gitt signaturrett, skal det registreres hvem som har den, og om flere må handle sammen. Registreringen er et hjelpemiddel for motparten. Reglene i enhetsregisterloven gjør ikke styret mer eller mindre bundet av vedtektene.
Når vedtektene ikke sier noe
Foreningens øverste organ er årsmøtet, men det er styret som leder foreningen mellom årsmøtene. Det er derfor styret som utgangspunkt som beslutter og inngår avtaler for foreningen. Styret må treffe vedtak på vanlig måte, med de fremmøtte og det flertallet vedtektene krever.
Styret kan gi en fullmakt (myndighet til å handle på vegne av foreningen) til et enkelt medlem, til kassereren eller til en komité. Fullmakten kan gjelde en bestemt avtale, for eksempel «leie lydanlegg til sommerfesten for inntil 25 000 kroner», eller en type avtaler. Den bør være skriftlig og stå i et styrereferat. Jo mer en avtale koster, og jo lenger den binder foreningen, desto viktigere er det at styret har tatt stilling.
Vanlige driftsavtaler, som å kjøpe inn kaffe til et møte, kan en leder eller kasserer normalt gjøre uten egen beslutning. Hvor grensen går, avhenger av foreningens størrelse, tidligere praksis og hva avtalen betyr for økonomien.
Når noen går utover myndigheten
Avtaleloven § 10 slår fast at når en fullmektig handler i fullmaktsgiverens navn og innenfor fullmakten, blir fullmaktsgiveren bundet. Handler fullmektigen utenfor fullmakten, er utgangspunktet at foreningen ikke er bundet. Etter § 11 gjelder dessuten at hvis fullmektigen bryter interne forskrifter fra foreningen, og motparten forsto eller burde forstå det, blir avtalen ikke bindende selv om den ligger innenfor fullmakten. Se avtaleloven.
Motparten er likevel ikke uten vern. Hvis motparten hadde god grunn til å tro at personen kunne signere, for eksempel fordi han tidligere har signert tilsvarende avtaler uten innsigelser, kan foreningen bli bundet. Er foreningen urimelig sen med å si fra etter at den fikk vite om avtalen, kan det også bli tolket som godkjenning. Styret kan også velge å godkjenne avtalen i etterkant.
Etter avtaleloven § 25 svarer den som opptrer som fullmektig, for at han har fornøden fullmakt. Kan han ikke vise at han hadde det, eller at avtalen senere er godkjent eller er bindende på annen måte, skal han erstatte tapet motparten lider. Det kan bli en reell risiko for en leder som signerer på egen hånd.
Håkon og lydanlegget
Håkon er nestleder i Nordre Torp skytterlag. Vedtektene krever at leder og ett styremedlem signerer sammen for avtaler over 10 000 kroner. Til sommerfesten vil han leie et lydanlegg hos utleiefirmaet til Mathias for 24 000 kroner, og han skriver under alene, uten å si noe til styret.
Da Mathias sender faktura, nekter styret å godta den. Skytterlaget peker på vedtektene og på at Håkon ikke hadde styrevedtak. Mathias forklarer at han ikke hadde sett vedtektene og trodde nestlederen kunne signere.
Utfallet avhenger av flere forhold. Hadde Håkon signert for laget tidligere uten at noen protesterte, og hadde Mathias grunn til å stole på det, kan avtalen stå. Hvis ikke, er laget ikke bundet, og Mathias kan i stedet kreve erstatning av Håkon etter avtaleloven § 25. Styret kan også beslutte å godkjenne leien i etterkant og dele regningen på kassen, noe som avslutter saken.
Slik unngår foreningen problemet
- Les vedtektene og se hvem som har signaturrett. Skriv det inn hvis vedtektene mangler et slikt punkt, og husk å melde endringen til Enhetsregisteret.
- La styret vedta større avtaler og ta vedtaket inn i styreprotokollen. Protokollen er foreningens dokumentasjon.
- Gi fullmakter skriftlig, med tydelig ramme for beløp og tid.
- Skriv «på vegne av foreningen» under signaturen og oppgi rollen. Da framgår det at du ikke forplikter deg personlig.
Hvem som hefter når foreningen ikke kan betale, er behandlet i Foreningens gjeld – hefter medlemmene eller styret?. Er det daglig leder som har signert, er det mest relevante Daglig leder signerte en avtale styret aldri godkjente.
Kort oppsummert
- Vedtektene bestemmer hvem som kan signere for foreningen. Er signaturretten registrert i Enhetsregisteret, bør registeret stemme med vedtektene.
- Uten egen regel er det styret samlet, eller en som styret har gitt fullmakt, som kan binde foreningen.
- Overskrider noen myndigheten, er foreningen ikke alltid bundet. Motparten kan være beskyttet hvis han hadde god grunn til å tro at personen kunne signere.
- Den som signerer uten fullmakt, kan etter avtaleloven § 25 bli erstatningsansvarlig overfor motparten.
- Be om styrevedtak og skriftlig fullmakt for større avtaler, og skriv under på vegne av foreningen.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.