Saklighet og forholdsmessighet: slik vurderes et kontrolltiltak
Et kontrolltiltak er bare lovlig når det har et konkret formål knyttet til virksomheten, faktisk kan nå formålet, ikke kan erstattes av noe mildere, og ikke er for inngripende for de ansatte. Det følger av arbeidsmiljøloven § 9-1, som krever saklig grunn og at tiltaket ikke er en uforholdsmessig belastning. Vil du vurdere et kontrolltiltak som saklig eller ikke, kan du gå gjennom disse spørsmålene ett for ett. Svarer arbeidsgiveren dårlig på ett av dem, kan tiltaket være ulovlig selv om resten er i orden.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Hva loven krever av et kontrolltiltak
Arbeidsmiljøloven § 9-1 har to vilkår. Tiltaket må ha saklig grunn i virksomhetens forhold. Og det må ikke innebære en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. Begge må være oppfylt.
Loven sier ikke mer enn dette. Vurderingen er skjønnsmessig, og den gjøres konkret for hvert tiltak på hver arbeidsplass. Det som er lovlig i en bank, kan være ulovlig i en barnehage. I tillegg gjelder personvernreglene når tiltaket innebærer at det samles inn opplysninger om de ansatte, og der skal arbeidsgiverens behov på samme måte veies mot personvernet.
Et kontrolltiltak er ethvert tiltak der arbeidsgiveren kontrollerer de ansatte: kamera, logging av PC-bruk, GPS i bilen, telefonopptak, stempling, rustesting, kontroll av vesker ved utgangen. Også tiltak som er innført for et annet formål, kan bli et kontrolltiltak hvis de brukes til å følge med på de ansatte.
Steg 1: Er formålet konkret og knyttet til virksomheten?
Spør hva arbeidsgiveren vil oppnå. «Bedre kontroll» eller «sikkerhet» er for vagt. Et konkret formål kan være å hindre tyveri fra et bestemt lager, å dokumentere avtaler med kunder, eller å sikre at ingen kjører buss i ruspåvirket tilstand.
Formålet må ha med virksomheten å gjøre. En leders personlige nysgjerrighet eller mistanke mot en bestemt person uten holdepunkter er ikke saklig grunn. Det samme gjelder et tiltak som egentlig er ment å presse ut en ansatt.
Det hjelper om arbeidsgiveren kan vise at problemet finnes, for eksempel med tall for svinn, avvik eller hendelser. Et tiltak mot et problem ingen har sett, er vanskelig å forsvare. Arbeidsgiveren bør også kunne forklare formålet skriftlig. Det er nemlig formålet som senere setter grensen for hva opplysningene fra tiltaket kan brukes til.
Steg 2: Er tiltaket egnet og nødvendig?
Tiltaket må faktisk kunne løse problemet. En adgangslogg viser når et kort passerte en dør, ikke når noen begynte å jobbe. Brukt til timekontroll gir den et skjevt bilde, og da er den lite egnet.
Deretter kommer spørsmålet om det finnes mildere måter. Kan tyveriet hindres med låsbare skap i stedet for kamera? Kan arbeidstiden registreres med kort i stedet for fingeravtrykk? Kan kontrollen gjøres med stikkprøver i stedet for løpende overvåking? Hvis et mindre inngripende tiltak gir omtrent samme resultat, skal det velges.
Steg 3: Hvor inngripende er tiltaket for de ansatte?
Her ser man på belastningen. Momenter som trekker i retning av at tiltaket er for inngripende:
- det samler inn særlig vernede opplysninger, som biometri eller helseopplysninger
- det er løpende og omfatter alle, ikke bare enkelte situasjoner
- det tar opp lyd eller innholdet i kommunikasjon
- det skjer der de ansatte har grunn til å forvente privatliv, som i pauserom og garderober
- det skjer skjult
- mange har tilgang til opplysningene, og de lagres lenge
Til slutt veies belastningen mot behovet. Jo mer inngripende tiltaket er, jo tyngre må begrunnelsen være. En alkolås i en buss kan forsvares fordi feil kan koste liv. Et kamera i pauserommet på et kontor kan nesten aldri forsvares.
Steg 4: Er fremgangsmåten fulgt?
Selv et saklig tiltak blir ulovlig hvis fremgangsmåten ikke følges. Etter § 9-2 skal arbeidsgiveren drøfte behov, utforming, gjennomføring og vesentlige endringer med de tillitsvalgte så tidlig som mulig. De berørte ansatte skal før oppstart få vite formålet, praktiske følger og hvor lenge tiltaket skal vare. Behovet skal evalueres jevnlig sammen med de tillitsvalgte.
Evalueringen er viktig. Et tiltak som var forholdsmessig da tyveriene pågikk, kan bli uforholdsmessig når problemet er borte. Hva som gjelder når drøftingen ikke er gjort, er forklart i kontrolltiltak innført uten drøfting.
Nadia og veskekontrollen
Nadia er tillitsvalgt på et lager for en nettbutikk med 80 ansatte. Ledelsen vil innføre daglig kontroll av vesker og jakker ved utgangen for alle ansatte. Svinnet har økt fra 150 000 til 420 000 kroner i året.
Nadia går gjennom spørsmålene i drøftingsmøtet. Formålet er konkret og virksomhetsrelatert. Tiltaket er egnet, fordi varene er små og lette å ta med. Men er det nødvendig å kontrollere alle hver dag? Det viser seg at det meste av svinnet gjelder varer fra én hylle med dyre hodetelefoner, og at hyllen står rett ved en nødutgang uten alarm.
Partene blir enige om alarm på nødutgangen, låst bur for de dyreste varene og tilfeldige stikkprøver ved utgangen i tre måneder. Ordningen skal evalueres etter perioden. Etter tre måneder er svinnet nede på 170 000 kroner, og stikkprøvene avsluttes.
Kort oppsummert
- For å vurdere et kontrolltiltak som saklig må formålet være konkret og knyttet til virksomheten.
- Tiltaket må være egnet, og et mildere tiltak skal velges når det gir omtrent samme resultat.
- Belastningen for de ansatte veies mot behovet, og jo mer inngripende tiltaket er, jo tyngre må grunnen være.
- Tiltaket skal drøftes med tillitsvalgte, de ansatte skal informeres, og behovet skal evalueres jevnlig.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.