Kontrolltiltak innført uten drøfting med de ansatte

Sigve fant et nytt overvåkingsprogram installert på PC-en, ingen hadde nevnt det

Sigve jobber i kundeservice i et forsikringsselskap. En morgen dukket det opp et lite ikon nederst på skjermen han ikke kjente igjen, og et raskt søk viste at det var et program som registrerte hvilke programmer han brukte, hvor lenge, og hvor mange minutter skjermen sto inaktiv gjennom dagen. Ingen i ledelsen hadde nevnt noe om dette på forhånd, verken på et møte, i en e-post eller i noen skriftlig rutine. Sigve, som også er vara for tillitsvalgt, visste at dette ikke var slik prosessen skulle gå.

Kontrolltiltak drøfting: hva loven faktisk krever av arbeidsgiver før innføring

Arbeidsmiljøloven § 9-2 pålegger arbeidsgiver å drøfte behovet for et kontrolltiltak, utformingen av det og gjennomføringen, med tillitsvalgte så tidlig som mulig i prosessen. I tillegg skal de ansatte som berøres, få vite hva formålet er, hvilke praktiske konsekvenser det får for dem, og hvor lenge ordningen skal vare, og dette skal komme før tiltaket er en realitet, ikke som en forklaring i etterkant av noe alle allerede har på skjermen, slik at drøftingen faktisk rekker å påvirke om og hvordan tiltaket innføres. For et overvåkingsprogram som logger aktivitet time for time, er dette kravet særlig relevant, siden slike programmer nettopp er den typen tiltak loven har i tankene når den regulerer kontroll av arbeidstakere.

Manglende drøfting gjør ikke tiltaket automatisk ulovlig, men det er en feil

Selv om drøftingsplikten ikke er fulgt, betyr ikke det nødvendigvis at selve kontrolltiltaket i seg selv er ulovlig, dersom det for øvrig oppfyller kravene til saklig grunn og forholdsmessighet. Det betyr derimot at innføringen har skjedd på feil måte, og at arbeidsgiver har brutt en selvstendig plikt uavhengig av om tiltaket ellers står seg. Denne sondringen har praktisk betydning: du kan kreve at drøftingen gjennomføres, selv i etterkant, uten nødvendigvis å kunne kreve at hele tiltaket fjernes med en gang, med mindre tiltaket også svikter på selve saklighets- eller forholdsmessighetsvurderingen.

Hva du kan kreve når drøftingen aldri fant sted

Oppdager du et kontrolltiltak som er innført uten forutgående drøfting, kan du som tillitsvalgt, eller sammen med tillitsvalgt, be om at det gjennomføres et drøftingsmøte i etterkant, der behovet for tiltaket, utformingen og varigheten gjennomgås på nytt. Du kan også be om skriftlig informasjon om formålet med tiltaket og hvor lenge det skal vare, dersom dette ikke allerede er gitt. Viser drøftingen at tiltaket egentlig ikke har noen god saklig begrunnelse, eller at det er mer inngripende enn nødvendig, bør det justeres eller avvikles som følge av det som kommer fram. Er arbeidsgiver ikke villig til å ta en slik samtale i det hele tatt, kan saken bringes videre, i alvorlige tilfeller også som en klage til Datatilsynet dersom tiltaket samtidig innebærer ulovlig behandling av personopplysninger, se også Arbeidsgiver logger tastetrykk og skjermtid på hjemmekontoret for et eksempel på nettopp dette.

Sigves sak: drøftingen kom seks uker for sent, men den kom

Sigve tok saken opp med hovedtillitsvalgt samme dag han oppdaget programmet, og de ba samlet om et drøftingsmøte med ledelsen. Der kom det fram at programmet var kjøpt inn av IT-avdelingen for å kartlegge systembruk før en planlagt oppgradering, og at ledelsen ikke hadde tenkt på at dette utløste en egen drøftingsplikt overfor de ansatte. Møtet endte med at ledelsen begrenset hva programmet faktisk registrerte, satte en klar sluttdato for kartleggingen, og lovet å informere skriftlig om lignende tiltak før de ble installert i fremtiden. Seks uker for sent, som Sigve påpekte, men i det minste kom drøftingen på plass før programmet ble en permanent del av arbeidsdagen uten at noen hadde sagt ja til det.

Sigve foreslo også at fremtidige innkjøp av programvare med denne typen registreringsfunksjon skulle sjekkes mot en kort huskeliste før bestilling ble gjort, slik at IT-avdelingen selv fanget opp drøftingsplikten tidlig, i stedet for at det ble tillitsvalgtes jobb å oppdage den i etterkant. Forslaget ble tatt godt imot, nettopp fordi det gjorde neste runde enklere for begge parter, ikke bare en påminnelse om hva som hadde gått galt denne gangen.

Kort oppsummert

• Kontrolltiltak drøfting med tillitsvalgte skal skje før tiltaket innføres, ikke som en orientering etter at det allerede er en realitet.
• Loven krever også at berørte ansatte informeres om formål, praktiske konsekvenser og hvor lenge tiltaket skal vare.
• Manglende drøfting gjør ikke automatisk selve tiltaket ulovlig, men er en egen saksbehandlingsfeil du kan kreve rettet.
• Du kan kreve et drøftingsmøte i etterkant, med gjennomgang av behov, utforming og varighet på nytt.
• Fører ikke dette fram, kan saken bringes videre, i alvorlige tilfeller som en klage til Datatilsynet.