GPS-sporing av firmabilene – hva må ansatte informeres om?
Gps sporing firmabil er lov, men bare når arbeidsgiver kan vise at formålet er saklig og at tiltaket ikke er mer inngripende enn nødvendig for akkurat det formålet. Vil Astri bruke sporing til ruteplanlegging og for å finne bilen igjen ved tyveri, holder det sjelden med en enkel e-post til de ansatte dagen sporingen slås på. Loven krever at hun drøfter innføringen med de ansatte eller deres tillitsvalgte før tiltaket settes i gang, og forklarer hva som logges, hvor lenge det lagres, og hvem som har tilgang til dataene. Astri løste dette ved å holde et kort møte med alle rørleggerne før systemet ble aktivert, og skrev ned det de ble enige om.
Saklig grunn er et konkret formål, ikke en generell følelse av kontroll
Et kontrolltiltak som GPS-sporing krever en saklig begrunnelse forankret i virksomhetens behov, som effektiv ruteplanlegging, dokumentasjon overfor kunder om når håndverkeren faktisk var på stedet, eller sikring mot tyveri av kjøretøy og verktøy. Det holder ikke å begrunne tiltaket med et generelt ønske om å ha bedre kontroll på hva de ansatte gjør i løpet av arbeidsdagen. Astri måtte tenke gjennom nøyaktig hva hun trengte sporingen til før hun kunne forsvare valget overfor de ansatte, og det formålet ble også det hun senere målte tiltaket opp mot. Tiltaket skal dessuten stå i et rimelig forhold til formålet, slik at en liten håndverksbedrift med tre biler neppe trenger det samme detaljnivået i sporingen som et stort transportselskap med hundre kjøretøy og et komplekst logistikkbehov. Er formålet primært tyverisikring, holder det ofte med en sporing som aktiveres først når bilen forlater et avtalt geografisk område utenom arbeidstid, i stedet for kontinuerlig posisjonslogging gjennom hele dagen.
Drøftingen skal skje før tiltaket settes i gang, ikke som en orientering etterpå
Arbeidsgiver skal drøfte behovet for og gjennomføringen av kontrolltiltak som dette med de ansatte eller deres tillitsvalgte før beslutningen tas, ikke informere om et ferdig vedtatt system. En reell drøfting betyr at innspillene faktisk kan påvirke løsningen, for eksempel hvilke tidspunkt på døgnet sporingen er aktiv, eller om den slås av utenom arbeidstid når bilen tas med hjem. Astri endte med å legge inn en automatisk pause i loggingen etter arbeidstidens slutt, nettopp fordi en av rørleggerne tok det opp i møtet. Skriv gjerne referat fra drøftingsmøtet, med dato, hvem som deltok og hva som ble avtalt, slik at bedriften kan vise i ettertid at prosessen faktisk ble fulgt, ikke bare at systemet en dag dukket opp i bilene.
Sporingsdata skal ikke brukes til å overvåke arbeidstiden uten eget grunnlag
Selv om GPS-loggen i praksis også viser når bilen beveger seg og når den står stille, kan ikke arbeidsgiver bruke den til systematisk å kontrollere når den enkelte ansatte begynner og slutter, med mindre det er en del av det opprinnelige, avklarte formålet. Blander du formålene sammen underveis, uten ny drøfting, beveger du deg utenfor det som ble avtalt, og risikerer at hele tiltaket blir vurdert som uforholdsmessig. Bruk loggen til det den var ment for, og la timeregistreringen løse arbeidstidsspørsmålet. Samme prinsipp om formålsbegrensning gjelder for kameraovervåking i butikken, et annet kontrolltiltak med lignende regler.
Loggen skal si noe om lagringstid, tilgang og sletting
Informasjonen som gis til de ansatte, skal dekke hvor lenge dataene lagres, hvem i bedriften som har tilgang til dem, og når de slettes. Astri satte en fast lagringstid på noen få uker for de detaljerte posisjonsdataene, med mindre en konkret sak, som mistanke om tyveri, gjorde det nødvendig å beholde utdrag lenger. Er du usikker på hvem som faktisk har tilgang i systemet, sjekk leverandørens innstillinger konkret i stedet for å anta at bare du selv kan se dataene. Har leverandøren av sporingssystemet tilgang til rådataene på egne servere, skal dette også reguleres i en databehandleravtale, på samme måte som med andre eksterne leverandører bedriften bruker.
Når Datatilsynet blander seg inn, og hva som da må endres
Får bedriften en klage eller en henvendelse fra Datatilsynet om et sporingssystem, er det som regel enten manglende drøfting, uklar informasjon til de ansatte, eller for lang lagringstid som er kjernen i saken. Løsningen er sjelden å fjerne sporingen helt, men å stramme inn formålet, korte ned lagringstiden og dokumentere drøftingen bedre. En bedrift som allerede har gjort denne jobben grundig før klagen kommer, bruker som regel langt kortere tid på å avslutte saken enn en som må starte dokumentasjonen fra bunnen av mens Datatilsynet venter på svar. Har bedriften i tillegg en fast arbeidsavtale som nevner kontrolltiltak generelt, bør du oppdatere den slik at GPS-sporingen er beskrevet konkret der også, i stedet for å la de ansatte finne ut av detaljene selv underveis. Nye ansatte som kommer inn etter at systemet allerede er innført, skal informeres like grundig som dem som var med på den opprinnelige drøftingen.
Kort oppsummert
- GPS-sporing av firmabiler krever en saklig, konkret begrunnelse, ikke en generell kontrollhensikt.
- Ansatte eller deres tillitsvalgte skal drøftes med før tiltaket settes i gang, ikke informeres om det etterpå.
- Sporingsdata skal ikke brukes til å kontrollere arbeidstiden med mindre det er en del av det avklarte formålet.
- Informasjonen til de ansatte skal dekke lagringstid, tilgang og sletting, og lagringstiden bør holdes kort.
- Arbeidsmiljøloven har egne regler om oversikt over arbeidstiden, se arbeidsmiljøloven § 10-7, som er noe annet enn den stedfestede GPS-loggen.