Hva gjør jeg når en ansatt har fått feil lønn i flere måneder?

Finn feilen og regn ut differansen

Gå gjennom lønnsslippene for hver måned feilen gjelder, og sammenlign med arbeidsavtalen. Se på timesatsen, stillingsprosenten, timene og tilleggene. Skriv opp bruttodifferansen for hver måned. Sjekk også om feilen har gitt feil skattetrekk, feriepenger eller innskudd til tjenestepensjon.

Gi den ansatte en skriftlig oversikt over hva som er feil, hva det utgjør, og hvordan du vil rette det. Da er det lettere å bli enige, særlig hvis hun skal betale noe tilbake.

Finn også årsaken. Er det en sats som er lagt inn feil i lønnssystemet, kan andre ansatte ha fått samme feil. Rett innstillingen før neste lønnskjøring, så feilen ikke fortsetter mens du rydder opp i det som har skjedd.

Har tjenestepensjonen blitt regnet av feil lønn, må innskuddet også rettes. Ta det med pensjonsleverandøren når du vet hva den riktige lønnen skulle vært.

Når den ansatte har fått for lite

Det hun har fått for lite, skal hun ha etterbetalt. Lønnskrav foreldes som hovedregel etter tre år (foreldelsesloven § 2), så også eldre feil kan være krav du må betale. Se også hvor langt tilbake ubetalt overtid kan kreves.

Etterbetalingen rapporterer du i a-meldingen for måneden du betaler den ut. Tidligere a-meldinger skal ikke endres, fordi de viste det som faktisk ble betalt. Har du rapportert timelønn med antall timer, setter du antall timer til 0 på etterbetalingen, så timene ikke telles to ganger.

Etterbetalingen gjelder en annen periode enn lønnen den betales sammen med. Skatten trekkes da med prosentsatsen på skattekortet. Arbeidsgiveravgiften beregnes i måneden du betaler. Feriepengene regnes av det som er utbetalt i opptjeningsåret (ferieloven § 10), så etterbetalingen gir feriepenger for året du betaler den.

Når den ansatte har fått for mye

Utgangspunktet er at feilutbetalt lønn kan kreves tilbake. Har den ansatte vært i god tro, har det gått lang tid og har hun brukt pengene, kan det likevel tale mot tilbakebetaling. Vurderingen står i for mye lønn utbetalt.

Du kan ikke bare trekke beløpet i neste lønn. Trekk i lønn krever en skriftlig avtale som er inngått før trekket gjøres (arbeidsmiljøloven § 14-15 tredje ledd bokstav c). Trekket kan heller ikke være større enn at hun har nok igjen til å forsørge seg og husstanden (fjerde ledd). Blir dere ikke enige om trekk, må kravet gjøres opp på annen måte.

Slik retter du a-meldingen når hun betaler tilbake

Ved for mye utbetalt lønn skal a-meldingene for månedene feilen gjelder, rettes. Det skal skje når hun betaler tilbake, eller når hun har inngått en bindende avtale om å betale tilbake, alt etter hva som skjer først.

Hvordan du retter, avhenger av tidspunktet:

• Skjer tilbakebetalingen eller avtalen før 31. januar året etter inntektsåret, betaler hun tilbake nettobeløpet (det hun fikk utbetalt etter skatt). Du endrer både bruttolønnen og forskuddstrekket i de aktuelle månedene.
• Skjer det etter 31. januar og før skatteoppgjøret for inntektsåret, betaler hun tilbake bruttobeløpet. Du endrer bare bruttolønnen. Trekket blir stående, og hun får det godskrevet i skatteoppgjøret.
• Skjer det etter skatteoppgjøret, gjelder samme løsning som før 31. januar: Hun betaler netto, og både lønn og trekk endres.

Når bruttolønnen rettes ned, blir også grunnlaget for arbeidsgiveravgift lavere for de samme månedene.

Kort oppsummert

• Ved feil lønn i flere måneder regner du ut differansen for hver måned og gir den ansatte en skriftlig oversikt.
• For lite lønn etterbetales og rapporteres i måneden du betaler. Tidligere a-meldinger endres ikke.
• For mye lønn kan som utgangspunkt kreves tilbake, men trekk i lønn krever skriftlig avtale på forhånd.
• A-meldingene for månedene med for mye lønn rettes når hun betaler tilbake eller binder seg til det.
• Tidspunktet avgjør om hun betaler tilbake netto eller brutto, og om trekket skal endres.