Har jeg rett til å være til stede når arbeidsgiver åpner e-posten min?
Ja, du skal så langt det er mulig få være til stede når arbeidsgiveren går inn i e-postkassen din, og du kan ta med en tillitsvalgt eller en annen representant. Før innsyn skal du normalt få et varsel med begrunnelse og mulighet til å uttale deg. Retten til å være til stede gjelder ikke absolutt, for noen ganger er det ikke praktisk mulig. Skjer innsynet uten deg, skal du etterpå få skriftlig beskjed om hva som ble åpnet og hva arbeidsgiveren fant. Reglene står i forskriften om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse, og de kan ikke avtales bort.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Varselet du skal få før innsyn i e-posten
Forskriften om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale er gitt med hjemmel i arbeidsmiljøloven § 9-5. Når arbeidsgiveren mener at vilkårene for innsyn er oppfylt, skal du så langt som mulig varsles først.
Varselet skal inneholde to ting. Arbeidsgiveren skal begrunne hvorfor vilkårene for innsyn er oppfylt, og orientere deg om rettighetene dine. Vilkårene er at innsynet er nødvendig for den daglige driften eller andre berettigede interesser, eller at det er begrunnet mistanke om at bruken din er et grovt pliktbrudd eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Når disse vilkårene er oppfylt, er forklart i lese ansattes e-post.
Du skal også få mulighet til å uttale deg før innsynet skjer. Det kan løse saken. Trenger kollegaen din et tilbud som ligger i innboksen din, kan du kanskje finne det og sende det selv. I tillegg har du rett til å protestere etter personvernforordningen artikkel 21. Da må arbeidsgiveren vurdere om grunnene for innsyn veier tyngre enn dine interesser.
Retten til å være til stede under innsynet
Forskriften § 3 sier at du så langt som mulig skal få anledning til å være til stede mens innsynet gjennomføres. Du har rett til å la deg bistå av en tillitsvalgt eller annen representant. Det kan være en kollega du stoler på, verneombudet eller en annen person du velger.
Å være til stede betyr at du sitter med når e-postene blir søkt i og åpnet. Du kan se hvilke søkeord som brukes, si fra når en e-post er privat og be om at den lukkes. Forskriften sier at e-poster og dokumenter som ikke er nødvendige eller relevante for formålet, straks skal lukkes, og at eventuelle kopier skal slettes. Det er lettere å passe på at dette faktisk skjer når du er der.
Innsynet skal gjøres slik at opplysningene så langt som mulig ikke endres, og slik at det som kommer frem, kan etterprøves. Det er en beskyttelse for deg om funnene senere brukes mot deg.
Når innsyn kan skje uten at du er der
Ordene «så langt som mulig» betyr at retten har grenser. Typiske situasjoner der arbeidsgiveren kan gå videre uten deg:
- Du er langvarig syk eller på reise og kan ikke nås, og noe i e-posten må håndteres raskt for at driften ikke skal stoppe.
- Det er fare for at bevis blir slettet hvis du får vite om innsynet på forhånd.
- Du har sluttet og svarer ikke på henvendelser. Forskriften gjelder også tidligere ansatte.
Du kan ikke nekte innsyn bare ved å la være å møte. Men arbeidsgiveren må ha prøvd å gi deg muligheten, og kan ikke velge et tidspunkt for å unngå deg.
Skriftlig beskjed etterpå
Har arbeidsgiveren gått inn i e-posten uten varsel eller uten at du var til stede, skal du få skriftlig underretning så snart innsynet er gjennomført. Den skal inneholde begrunnelsen for innsynet og informasjon om rettighetene dine. I tillegg skal det stå hvilken metode som ble brukt, hvilke e-poster eller dokumenter som ble åpnet, og hva resultatet ble.
Det finnes unntak fra informasjonsplikten, de samme som i personopplysningsloven § 16, for eksempel når informasjon vil skade etterforskningen av et lovbrudd. Utenom slike tilfeller har du krav på beskjeden.
Forskriften § 5 sier at reglene ikke kan fravikes til ugunst for deg gjennom instruks eller avtale. En klausul i arbeidsavtalen om at «arbeidsgiver kan åpne e-post når som helst», gir altså ikke arbeidsgiveren flere rettigheter enn forskriften. Innsynet er også et kontrolltiltak som må holde seg innenfor arbeidsmiljøloven § 9-1.
Yusuf er på sykehus når kunden venter
Yusuf er prosjektleder i et lite rådgivningsfirma. Han blir lagt inn på sykehus med kort varsel. Samme uke venter en kunde på et revidert tilbud som bare Yusuf har. Daglig leder, Marta, sender ham en SMS og spør om han kan delta på en kort Teams-samtale mens IT-ansvarlig søker i innboksen. Yusuf svarer ikke.
Marta venter til neste morgen og prøver igjen. Da kunden truer med å gå til en konkurrent, lar hun IT-ansvarlig søke etter kundens navn i innboksen. Han åpner tre e-poster, finner tilbudet og lukker resten. En e-post fra Yusufs fastlege dukker opp i søket, men blir ikke åpnet.
Samme dag sender Marta Yusuf et brev. Det sier hvorfor innsynet var nødvendig, at søket ble gjort på kundens navn, hvilke tre e-poster som ble åpnet, og at tilbudet ble videresendt til kunden. Hun opplyser også om at han kan klage til Datatilsynet hvis han mener reglene er brutt.
Kort oppsummert
- Du har rett til å være til stede ved innsyn i e-post så langt det er mulig, og til å ha med tillitsvalgt eller en annen representant.
- Før innsyn skal du normalt få et begrunnet varsel og mulighet til å uttale deg.
- Private og irrelevante e-poster skal lukkes straks, og kopier skal slettes.
- Skjer innsynet uten deg, skal du få skriftlig beskjed om metode, hva som ble åpnet og resultatet.
- Reglene kan ikke avtales bort i arbeidsavtalen eller i en instruks.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.