Arbeidsgiver har fortsatt e-postkontoen min åpen etter at jeg sluttet
Nei, det skal den ikke være i det uendelige. E-post etter oppsigelse bør arbeidsgiver stenge innen rimelig tid, slik at kontoen ikke blir stående åpen og ubrukt måneder eller år etter at du har sluttet. Det finnes ingen skarp, lovfestet frist for akkurat når kontoen skal avsluttes, men jo lenger tid som går uten noen praktisk grunn til at den holdes åpen, jo vanskeligere blir det å forsvare hvorfor. Videresendes e-posten din til andre uten at du er informert, eller leser noen gjennom innboksen din uten et konkret behov, kan det være et personvernbrudd du kan ta opp eller klage videre på.
Emilie fikk en e-post fra sin egen gamle adresse, ett år senere
Emilie sluttet i en revisjonsbedrift for over et år siden. En dag fikk hun, på sin nye jobb, en e-post fra en kunde som fortsatt trodde hun jobbet i det gamle firmaet, sendt til hennes gamle jobbadresse med kopi til henne privat, fordi kunden hadde funnet begge adressene i en gammel tråd. Emilie logget seg nysgjerrig inn på webmail-siden for gammel vane, bare for å sjekke, og oppdaget at kontoen fortsatt fungerte, fortsatt mottok post, og at ingen noen gang hadde informert henne om at den ikke var stengt.
Hun satt en stund og bare stirret på skjermen, usikker på om hun burde logge ut med en gang eller lese gjennom mer for å forstå omfanget. Til slutt lukket hun vinduet uten å røre noe mer enn det ene svaret til kunden, og bestemte seg for å ta kontakt med det gamle firmaet i stedet for å utforske videre på egen hånd.
Ingen fast frist, men et krav om at det skjer innen rimelig tid
Det finnes ikke noe konkret lovfestet dagtall for når en tidligere ansatts e-postkonto senest skal avsluttes. Det som gjelder, er et mer generelt krav om at personopplysninger, herunder en konto full av korrespondanse knyttet til deg, ikke skal oppbevares lenger enn det som er nødvendig for et klart formål. En kort overgangsperiode, der kontoen settes til automatisk svar med henvisning til riktig kontaktperson, er lett å begrunne. En konto som blir stående fullt operativ i årevis etter at du har sluttet, uten noen praktisk grunn, blir stadig vanskeligere å forsvare desto lenger tiden går.
Hvorfor arbeidsgiver i det hele tatt kan ha behov for kontoen en periode
Det finnes legitime grunner til at en konto ikke stenges samme dag som noen slutter: kunder og samarbeidspartnere trenger tid til å venne seg til en ny kontaktperson, og pågående saker kan ligge i innboksen uten at noen andre har oversikt over dem ennå. Denne begrunnelsen svekkes betraktelig etter noen måneder, når det ikke lenger er sannsynlig at nye, relevante henvendelser fortsatt kommer inn til en adresse ingen aktivt bruker. Emilies gamle arbeidsgiver hadde ingen slik begrunnelse igjen etter et helt år, akkurat som med passordet til jobb-PC-en burde vært håndtert med en klar rutine i stedet for at kontoen bare ble stående av gammel vane. Er du usikker på om noe lignende gjelder deg, kan et enkelt startpunkt være å prøve å logge inn på din egen gamle konto, eller spørre tidligere kolleger om de vet hva som skjedde med den etter at du sluttet, i stedet for å anta at rutinen fulgte deg automatisk ut døren.
Automatisk videresending til andre krever et eget grunnlag
Blir e-post til din gamle adresse videresendt til en kollega eller en ny ansatt, uten at du noen gang er informert om det, er dette noe som krever sitt eget, saklige grunnlag, ikke bare en praktisk løsning ingen har tenkt gjennom personvernkonsekvensene av. Leser noen systematisk gjennom innboksen din på jakt etter noe spesifikt, uten en klar og avgrenset begrunnelse, ligner det mer på et innsyn som skal oppfylle strenge vilkår enn på en ordinær driftsoppgave. Er du usikker på hva som har skjedd med kontoen din etter at du sluttet, kan du be om innsyn i hva arbeidsgiver har gjort med den, inkludert hvem som har hatt tilgang og hvorfor.
Slik fikk Emilie kontoen stengt, og fikk vite hva som var lest
Emilie sendte en kort, skriftlig henvendelse til IT-avdelingen i det gamle firmaet, med spørsmål om hvorfor kontoen fortsatt var aktiv, og ba om at den ble stengt umiddelbart. Hun ba samtidig om å få vite om noen hadde lest gjennom innholdet det siste året, og i så fall hvorfor. Svaret kom raskt: kontoen hadde blitt liggende ved en feil da en rutine for avvikling aldri ble fullført, og ingen hadde aktivt lest gjennom innboksen, bare mottatt automatiske varsler om ny post. Kontoen ble stengt samme uke, med et fraværssvar som viste videre til riktig kontaktperson. Hadde svaret uteblitt, hadde neste steg vært en klage til Datatilsynet.
Kort oppsummert
- E-post etter oppsigelse bør stenges innen rimelig tid, selv om det ikke finnes noe fast, lovfestet dagtall for akkurat når.
- En kort overgangsperiode med automatisk svar er lett å forsvare, men blir stadig vanskeligere å begrunne jo lenger tiden går.
- Videresending av innholdet til andre, eller systematisk gjennomgang av innboksen, krever et eget og saklig grunnlag.
- Er du usikker på hva som har skjedd med din gamle konto, kan du be om innsyn i hvordan den er håndtert.