Lese ansattes e-post – når har arbeidsgiver lov?

To grunnlag, og bare to, åpner arbeidsgivers innsyn

Det første grunnlaget, nødvendig for den daglige driften, gjelder typisk når en ansatt er syk eller borte og viktige e-poster må besvares for at driften ikke skal stoppe opp, uten at det handler om mistanke i det hele tatt. Det andre grunnlaget, begrunnet mistanke om grovt brudd, krever noe mer konkret enn en generell følelse av at noe er galt. Pernilles mistanke bygde på at en kunde hadde ringt og fortalt at selgeren allerede hadde kontaktet dem på vegne av det nye firmaet, med detaljer som tydet på at han hadde tilgang til kundedata han ikke lenger skulle ha. Det var konkret nok til å utgjøre en begrunnet mistanke, ikke bare en antakelse uten grunnlag.

Varsling kommer først, ikke etterpå

Hovedregelen er at den ansatte skal varsles før arbeidsgiver går inn i e-postkassen, slik at vedkommende får mulighet til å uttale seg om saken før innsyn skjer. Pernille kalte selgeren inn til en samtale samme dag, forklarte mistanken og hvorfor hun mente det var grunnlag for å gå gjennom relevante e-poster, og ga ham anledning til å forklare seg. Bare i tilfeller der forhåndsvarsling ville ødelagt formålet med innsynet, for eksempel en akutt risiko for at bevis forsvinner i mellomtiden, kan varsling skje i etterkant i stedet for på forhånd, og da må begrunnelsen for å fravike hovedregelen være like solid som selve mistanken.

Retten til å være til stede når posten gjennomgås

Den ansatte skal, så langt det er praktisk mulig, få anledning til å være til stede når gjennomgangen skjer, eller la seg representere av en tillitsvalgt eller annen person vedkommende stoler på. Pernille valgte å gjennomføre gjennomgangen sammen med selgeren til stede, der de sammen gikk gjennom de e-postene som var relevante for mistanken, ikke hele innboksen fra start til slutt. Dette begrenset gjennomgangen til det saken faktisk handlet om, og ga selgeren mulighet til å forklare enkeltmeldinger underveis i stedet for at hele korrespondansen ble gjennomgått i hemmelighet og lagt fram som et ferdig resultat.

Etter fratreden: kontoen kan stenges, men innholdet er ikke fritt vilt

Når arbeidsforholdet er over, kan arbeidsgiver stenge og eventuelt viderekoble kontoen til en kollega, men det gir ikke automatisk fri tilgang til å lese gjennom alt innholdet som ligger der. De samme vilkårene, mistanke eller nødvendighet for driften, gjelder fortsatt for selve innholdet, og rent private e-poster, som en ansatt kan ha sendt fra jobbkontoen av praktiske grunner, har et ekstra vern selv etter at ansettelsesforholdet er avsluttet. For Pernille betydde det at hun kunne videresende relevante kundehenvendelser til en annen selger, uten å samtidig gå gjennom private meldinger som åpenbart ikke hadde noe med saken å gjøre. En taushetserklæring og en tydelig arbeidsavtale fra starten av gjør denne typen situasjoner enklere å håndtere, fordi begge parter da vet hva som gjelder før noe har gått galt.

Hva Pernille faktisk fant, og hva hun gjorde med det

Gjennomgangen viste at selgeren hadde videresendt tre kundelister til sin private e-postadresse i løpet av den siste uken før oppsigelsen. Det var akkurat den typen konkret funn mistanken hadde bygget på, ikke noe hun bare fryktet kunne ha skjedd. Pernille dokumenterte funnene skriftlig, med tidspunkt og hvilke filer det gjaldt, og brukte dette som grunnlag i den videre håndteringen av saken, som endte med at hun kontaktet en advokat for å vurdere hvilke krav firmaet eventuelt kunne rette mot selgeren og det nye firmaet han skulle begynne hos. Selve gjennomgangen av e-postkassen var likevel bare første steg, ikke løsningen på saken i seg selv, og den var verdiløs hvis prosessen rundt varsling og tilstedeværelse ikke hadde vært fulgt riktig fra starten.

I ettertid satte Pernille også ned en enkel rutine for firmaets øvrige selgere: kundelister og prislister skal ikke lagres lokalt på private enheter, og all deling av slikt materiale utenfor firmaets egne systemer skal godkjennes på forhånd. Rutinen løser ikke alt, men gjør neste mistanke lettere å vurdere, fordi Pernille da har noe konkret å måle avviket mot, i stedet for å måtte bygge hele saken på en enkelt kundes tilfeldige telefonsamtale.

Kort oppsummert

• Arbeidsgiver kan lese ansattes e-post bare når det er nødvendig for driften, eller ved begrunnet mistanke om et grovt brudd på pliktene i arbeidsforholdet.
• Hovedregelen er at den ansatte skal varsles før innsyn skjer, med mulighet for etterfølgende varsling bare i unntakstilfeller.
• Den ansatte har rett til å være til stede eller la seg representere under selve gjennomgangen.
• Etter fratreden kan kontoen stenges og viderekobles, men de samme vilkårene gjelder fortsatt for å lese innholdet.
• Private e-poster sendt fra en jobbkonto har et ekstra vern, også etter at den ansatte har sluttet.