Regnskapsregisteret avviste årsregnskapet: feilene som går igjen

Regnskapsregisteret avvist: de vanligste grunnene, i rekkefølgen de dukker opp

Manglende signatur er den klart hyppigste årsaken, gjerne fordi ett styremedlem har signert en tidligere versjon av dokumentet enn den som til slutt ble lastet opp. Feil filformat kommer på plass nummer to, siden systemet stiller konkrete krav til hvordan dokumentet skal være generert, og en vanlig PDF eksportert fra feil program kan bli avvist automatisk uten videre forklaring. Manglende noter, som spesifikasjon av lønnskostnader eller opplysning om regnskapsprinsipper, er den tredje vanlige grunnen, og den rammer særlig førstegangsstiftere som Kian, som ikke har et fjorårsregnskap å kopiere strukturen fra. Til slutt kommer revisjonsberetningen: har selskapet revisjonsplikt, skal beretningen følge med i samme innsending, og glemmes den, stopper hele saken der, uansett hvor korrekt resten av tallene er. Har du ikke helt oversikt over hva som faktisk skal med i et lite AS sitt regnskap, er risikoen for at en note mangler enda høyere enn ellers.

Hvorfor formatet stopper innsendingen automatisk, uten at noen mennesker har sett på den

Systemet til Regnskapsregisteret validerer dokumentet før noen saksbehandler i det hele tatt får det til gjennomgang, og oppfyller ikke filen kravene til format og struktur, blir den avvist maskinelt i løpet av sekunder. Det er ingen som sitter og vurderer skjønnsmessig om formatet er «nesten riktig». Enten oppfyller filen kravene, eller så gjør den det ikke, og Kian sin erfaring var nettopp dette: ingen forklaring utover at signaturen ikke matchet, bare en kort beskjed om å rette og sende på nytt. Er det i tillegg full splid i styret om selve signeringen, slik at ett medlem rett og slett vegrer seg helt, blir avvisningen fra registeret det minste av de to problemene å håndtere.

Klokken tikker mens du retter – gebyret som løper i mellomtiden

En avvisning stopper ikke klokken. Fristen for innsending løper videre uavhengig av at det første forsøket ble avvist, og blir ikke feilen rettet og sendt inn på nytt før fristen, begynner et forsinkelsesgebyr å løpe, beregnet med utgangspunkt i rettsgebyret og trappet opp jo lenger det tar. Kian rakk å rette og sende inn på nytt samme kveld, og unngikk dermed gebyret helt, men marginene var tynnere enn han likte, siden han i praksis hadde brukt opp hele bufferen han trodde han hadde igjen. Vil du regne på hvor mye et par uker med forsinkelse faktisk koster, kan rettsgebyret som beregningen bygger på gi deg et anslag å planlegge ut fra.

Slik unngår Kian at det skjer igjen neste år

Last opp det ferdige regnskapet minst en uke før fristen, ikke dagen før, slik at det er tid igjen til å rette en avvisning uten at gebyret rekker å begynne å løpe. Sjekk at signaturene er hentet fra nøyaktig den versjonen av dokumentet som faktisk lastes opp, ikke en tidligere versjon som ble endret etterpå uten at signaturen ble fornyet. Har selskapet revisjonsplikt, dobbeltsjekk at revisjonsberetningen ligger i samme forsendelse som regnskapet, ikke som en separat sending noen dager senere. Kian satte selv en påminnelse to uker før fristen året etter, og har siden aldri hatt en ny avvisning, delvis fordi han nå alltid lar en kollega se gjennom filen én siste gang før den lastes opp.

Hva Kian gjorde annerledes med selve rutinene rundt regnskapet

Utover å sette en tidligere påminnelse, endret Kian også hvem som hadde ansvaret for det siste steget. Tidligere var det han selv som både utarbeidet regnskapet og lastet det opp, uten noen andre øyne på filen før innsending. Nå ber han regnskapsføreren om en siste sjekk av filformat og signaturer før innsending, som en egen, navngitt oppgave i prosessen, ikke bare en selvfølge alle antar at noen andre har tatt seg av. Den lille endringen kostet ingenting ekstra, siden det uansett var samme regnskapsfører som allerede fulgte selskapet gjennom året.

Han begynte også å ta en skjermdump av kvitteringen for hver innsending, med tidspunkt og status, i tillegg til selve dokumentet. Skulle registeret en dag avvise noe uten at årsaken er like tydelig som den var for ham, har han i det minste en dokumentert tidslinje å vise til dersom det oppstår tvil om når og hva som faktisk ble forsøkt sendt inn. Det er en liten vane som tar ti sekunder, men som kan spare mye frustrasjon dersom en avvisning skulle komme i en periode der Kian selv er utilgjengelig og en annen i selskapet må følge opp saken videre.

Kort oppsummert

• Regnskapsregisteret avvist skyldes oftest manglende signatur, feil filformat eller manglende noter.
• Systemet validerer filen automatisk før noen saksbehandler ser på den.
• Fristen løper videre selv om det første forsøket blir avvist, og forsinkelsesgebyret kan begynne å løpe.
• Har selskapet revisjonsplikt, skal revisjonsberetningen følge med i samme innsending som regnskapet.
• Send inn minst en uke før fristen, slik at en eventuell avvisning kan rettes i tide.