Registrering i Brønnøysund: saksbehandlingstid og vanlige avslag

Registreringstiden hos Brønnøysund er lengre enn de fleste tror

Edvin skal stifte et lite konsulentselskap innen HR-rådgivning og har satt seg et mål om å ha alt klart før han sier opp jobben sin. Han blir derfor ekstra frustrert da søknaden hans kommer i retur fra Brønnøysundregistrene tre uker etter innsending, med beskjed om manglende dokumentasjon.

De vanligste årsakene til at en søknad blir returnert, går igjen fra sak til sak. Signaturer som mangler eller er signert av feil person i forhold til det som er oppgitt i stiftelsesdokumentet. Tingsinnskudd, altså aksjeinnskudd i noe annet enn kontanter, som ikke er bekreftet av revisor slik det som hovedregel skal være. Og foretaksnavn som er for likt et allerede registrert navn i samme bransje, noe som gir avslag uavhengig av hvor gjennomtenkt resten av søknaden er.

Retur betyr ikke avslag, men det betyr forsinkelse

Får Edvin beskjed om at dokumentasjonen mangler noe, er det som regel ikke et endelig avslag, men en anmodning om å rette opp og sende inn på nytt. Problemet er at saksbehandlingen da ofte starter på nytt fra kø, ikke fra der den sto da mangelen ble oppdaget. En feil som i utgangspunktet tar fem minutter å rette, kan derfor koste flere uker i praksis, rett og slett fordi søknaden må vente på ny behandling.

I Edvins tilfelle viste det seg at signaturen fra den andre stifteren manglet dato, en detalj han knapt hadde lagt merke til selv. Rettelsen tok ham fem minutter samme kveld. Den nye saksbehandlingstiden tok likevel like lang tid som den første runden, fordi søknaden formelt sett gikk inn i køen på nytt, uavhengig av at selve feilen var minimal.

Sjekklisten som sparer deg for en runde til

Før Edvin sender inn, bør han dobbeltsjekke at alle som skal signere stiftelsesdokumentet faktisk har gjort det med rett rolle og dato angitt, at eventuelle tingsinnskudd har revisorbekreftelse vedlagt, at foretaksnavnet er søkt opp i Foretaksregisteret på forhånd, og at aksjekapitalen er bekreftet innbetalt av banken før søknaden sendes. Disse fire punktene dekker de aller fleste årsakene til at en søknad kommer i retur.

Det lønner seg dessuten å la en utenforstående, gjerne den andre stifteren eller en regnskapsfører, lese gjennom hele søknaden før innsending. Feilene som stopper en søknad, er sjelden store og innviklede. De er nesten alltid små, som en manglende dato eller et navn stavet ulikt i to forskjellige dokumenter, og nettopp derfor er de lette å overse for den som har skrevet dokumentene selv.

Klage er mulig, men sjelden det raskeste sporet

Mener Edvin at Brønnøysundregistrene har vurdert saken hans feil, for eksempel ved å avslå et foretaksnavn han mener ikke skaper reell forvekslingsfare, kan avgjørelsen påklages. En klage tar imidlertid som regel lengre tid å få behandlet enn det ville tatt å rette feilen og sende inn på nytt med et annet navn. For de fleste er det derfor raskere å justere navnet eller dokumentasjonen enn å insistere på å få medhold i en klagesak, med mindre navnet har en verdi for Edvin som gjør at det er verdt å vente.

Har Edvin allerede markedsført seg under det aktuelle navnet, kan det gjøre klagesporet mer aktuelt selv om det tar lengre tid, fordi kostnaden ved å bytte navn på det tidspunktet er høyere enn ventetiden. Har han derimot ikke bundet seg til navnet ennå, er det sjelden verdt å bruke uker på en klage når et alternativt navn kan registreres på dager, gjerne i kombinasjon med at han samtidig sjekker det nye navnet grundigere enn han gjorde med det første.

Legg inn margin fra dag én

Skal Edvin si opp jobben sin med en bestemt dato i sikte, bør han regne saksbehandlingstiden som en variabel han ikke fullt ut kontrollerer, ikke som en fast frist han kan planlegge minutt for minutt rundt. Hele veien fra navnevalg til registrert selskap bør derfor starte god tid før den datoen han faktisk trenger et registrert selskap. Har du allerede sendt inn og lurer på når selskapet formelt regnes som stiftet, er tidspunktet for stiftelse et eget spørsmål.

Kort oppsummert

• Registrering hos Brønnøysund tar lengre tid når signatur, revisorbekreftelse på tingsinnskudd eller foretaksnavn mangler eller er feil.
• En retur betyr som regel ikke avslag, men saksbehandlingen starter ofte på nytt når rettet søknad sendes inn.
• Sjekk signaturer, revisorbekreftelse, foretaksnavn og bankbekreftet aksjekapital før du sender inn, ikke etter at du får svar.
• En klage på et avslag tar som regel lengre tid enn å rette feilen og sende inn på nytt.