Registrene bedriften må forholde seg til: en oversikt

Enhetsregisteret og Foretaksregisteret: bedriftens identitet

Enhetsregisteret gir foretaket organisasjonsnummer. Etter enhetsregisterloven § 3-1 skal blant annet selskaper, foreninger, stiftelser, enkeltpersonforetak og utenlandske foretak registreres der hvis de skal inn i et såkalt tilknyttet register. Det er registre som Foretaksregisteret, Merverdiavgiftsregisteret og arbeidsgiverdelen av Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret. I praksis betyr det at nesten alle som driver næring og har noen plikter overfor det offentlige, ender i Enhetsregisteret.

Foretaksregisteret er det registeret som viser hvem som kan forplikte selskapet, hvem som sitter i styret, og hvem som er revisor. Foretaksregisterloven § 2-1 lister opp hvem som må stå der: blant annet aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, ansvarlige selskaper, kommandittselskaper, samvirkeforetak, borettslag og foreninger som driver næringsvirksomhet. Utenlandske foretak som driver næring i Norge må også registreres.

Enkeltpersonforetak har rett til å registrere seg i Foretaksregisteret (foretaksregisterloven § 2-2), men loven pålegger det ikke i seg selv. Det gjelder bare der en annen lov krever det. Forskjellen mellom de to registrene er forklart nærmere i Enhetsregisteret og Foretaksregisteret, og hva som skal meldes inn til Foretaksregisteret står i hva må jeg registrere i Foretaksregisteret.

Endringer må meldes. Bytter du styreleder, flytter forretningsadressen eller endrer signaturrett, skal Foretaksregisteret ha beskjed. Registerføreren kan gi pålegg om å sende inn melding, og følges ikke pålegget, kan foretaket og de som har meldeplikt få løpende tvangsmulkt til meldingen er sendt (foretaksregisterloven § 11-2). Tvangsmulkt er et beløp som løper så lenge forholdet ikke er rettet.

Merverdiavgiftsregisteret: når omsetningen passerer grensen

Merverdiavgiftsregisteret styres av merverdiavgiftsloven § 2-1. Næringsdrivende skal registreres når omsetning og uttak som loven omfatter, til sammen har oversteget 50 000 kroner i en periode på tolv måneder. For veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner er grensen 140 000 kroner. Grensen regnes på omsetning som er avgiftspliktig eller fritatt med rett til fradrag, ikke på all inntekt.

Det er perioden på tolv måneder som teller, ikke kalenderåret. En frisør som starter i mars og har omsatt for 52 000 kroner i løpet av de første åtte månedene, må registrere seg selv om hun ikke har nådd et helt år.

A-meldingen: ansatte, lønn og trekk

Så snart du har noen på lønn, får du plikter etter a-opplysningsloven. Arbeidsgivere og andre som utbetaler lønn og lignende ytelser, rapporterer månedlig til a-ordningen via a-meldingen. Der oppgir du blant annet inntekt, arbeidsforhold og skattetrekk for hver enkelt. Opplysningene går videre til Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå, så du leverer én gang og alle tre får det de trenger.

Arbeidsforholdene meldes også inn. Er du i tvil om du har en ansatt eller en oppdragstaker, er frilanser eller ansatt en nyttig bakgrunn, siden a-meldingen bare gjelder dem som regnes som lønnsmottakere.

Regnskapsregisteret: årsregnskapet skal sendes inn

Regnskapspliktige sender årsregnskap, årsberetning og eventuell revisjonsberetning til Regnskapsregisteret senest en måned etter at årsregnskapet er fastsatt (regnskapsloven § 8-2). Fastsettingen skjer vanligvis på generalforsamlingen. Departementet kan frita visse regnskapspliktige i forskrift, så sjekk om dette gjelder for din type foretak. Innholdet i det som sendes inn, holdes tilgjengelig for offentligheten i ti år.

Kommer regnskapet for sent, kan det følge et forsinkelsesgebyr. Avvises regnskapet av registeret fordi noe mangler, er Regnskapsregisteret avviste årsregnskapet et godt sted å begynne. Regnskapsregisteret er et annet register enn Foretaksregisteret. Å være registrert i det ene gir ingen innsending til det andre.

Aksjonærregisteret og reelle rettighetshavere

Aksjeselskaper melder også inn hvem som eier aksjene. Det skjer gjennom aksjonærregisteroppgaven til Skatteetaten, som er en årlig oppgave. Hva den inneholder og hvem som leverer den, står i aksjonærregisteroppgaven.

Registeret over reelle rettighetshavere er et eget register, regulert av lov om register over reelle rettighetshavere. En reell rettighetshaver er den eller de fysiske personene som til sist eier eller kontrollerer foretaket (§ 3). Foretaket skal selv identifisere dem og sende opplysningene til registeret. Første registrering skal skje senest 14 dager etter at foretaket er registrert i et offentlig register, og senere endringer skal registreres uten opphold og senest innen 14 dager (§ 9).

Oversikt over hvem som fører hvilket register

Det hjelper å vite hvor du skal henvende deg. Brønnøysundregistrene fører Enhetsregisteret, Foretaksregisteret, Regnskapsregisteret og registeret over reelle rettighetshavere. Skatteetaten fører Merverdiavgiftsregisteret og Aksjonærregisteret, og a-meldingen leveres gjennom a-ordningen, som Skatteetaten, NAV og Statistisk sentralbyrå står bak sammen. Mange av meldingene sendes elektronisk gjennom Altinn, og du trenger tilgang på vegne av foretaket for å gjøre det.

Registrene snakker sammen. Opplysninger du melder til Enhetsregisteret, overføres til andre offentlige registre, slik at du ikke skal trenge å melde ny adresse til hvert enkelt. Loven åpner for dette i enhetsregisterloven kapittel 9. Det gjelder likevel ikke alt: årsregnskapet og mva-meldingen må du fortsatt sende hver for seg.

Registrene er også åpne. Hvem som helst kan slå opp organisasjonsnummer, styre og regnskap for et norsk foretak, og det kan banker, leverandører og kunder gjøre før de inngår avtale med deg. Det som står i registrene, vurderes derfor ofte som en slags visittkort. Står det gamle opplysninger der, møter motparten et feil bilde av selskapet.

Hvilke registre gjelder for din bedrift?

Hva du må rapportere, avhenger av formen på virksomheten. Et enkeltpersonforetak uten ansatte og med lav omsetning kan klare seg med Enhetsregisteret og skattemeldingen. Passerer omsetningen 50 000 kroner, kommer Merverdiavgiftsregisteret til. Et aksjeselskap har fra dag én flest plikter, siden det både står i Foretaksregisteret, skal levere årsregnskap og skal føre opp reelle rettighetshavere.

Det lønner seg å sette de faste fristene i kalenderen: a-melding hver måned, mva-melding etter de terminene du er pålagt, regnskap en måned etter fastsetting og endringsmeldinger når noe skjer. Bokføringen som ligger bak tallene, har egne krav, som du finner i bokføringsplikt for småbedrifter.

Kort oppsummert

• Enhetsregisteret gir organisasjonsnummer, og Foretaksregisteret viser styre, signatur og revisor for de foretakene loven krever det av.
• Enkeltpersonforetak har rett, men ikke automatisk plikt, til å stå i Foretaksregisteret.
• Merverdiavgiftsregisteret krever registrering når omsetningen over tolv måneder går over 50 000 kroner.
• A-meldingen er den månedlige rapporteringen av lønn og arbeidsforhold, og Regnskapsregisteret får årsregnskapet senest en måned etter fastsetting.
• Reelle rettighetshavere skal registreres innen 14 dager etter at foretaket er registrert, og endringer innen 14 dager.
• Det er flere registre for bedrift hos Brønnøysundregistrene, og hvert har sine egne frister og følger ved svikt.