Oppbevaringstid for fakturaer, bilag og kontoutskrifter

Hvor lenge du må oppbevare fakturaer og andre bilag

Bokføringsloven har to oppbevaringstider, og hvilken som gjelder, avhenger av hva slags dokument det er. Skal du vite hvor lenge du må oppbevare fakturaer, er svaret fem år etter regnskapsårets slutt. Det samme gjelder årsregnskap og andre rapporteringer, spesifikasjonene av dem, dokumentasjon av bokførte opplysninger og dokumentasjon av balansen, og skriftlig kommunikasjon mellom revisor og styret (bokføringsloven § 13).

Utgående og inngående fakturaer, kvitteringer og kontoutskrifter som viser betalinger, er dokumentasjon av bokførte opplysninger. De hører til den lange fristen.

Dokumenter med tre år og seks måneder

Fire typer materiale har en kortere oppbevaringstid på tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Det er avtaler som gjelder virksomheten (unntatt avtaler av mindre betydning), korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon til en bokført opplysning, utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen, og prisoversikter som er påkrevd etter lov eller forskrift.

Bokføringsforskriften gir noen egne tider. Dokumentasjon av medgått tid, for eksempel timelister, skal oppbevares i tre år og seks måneder, mens dokumentasjon av timebestillinger skal oppbevares i fem år (§§ 5-14, 5-15 og 7-3).

Slik regner du fristen

Fristen løper fra utgangen av regnskapsåret, ikke fra dagen bilaget ble utstedt. For et foretak med kalenderår som regnskapsår betyr det at alle bilag fra 2026 skal ligge til og med 31. desember 2031, og avtaler fra samme år til og med 30. juni 2030. Et bilag fra januar 2026 har altså ikke kortere frist enn et fra desember 2026.

Unntak: ti år og lengre pålegg

Dokumentasjon av kjøp av kapitalvarer som nevnt i merverdiavgiftsloven § 9-1 annet ledd bokstav b skal oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt (bokføringsforskriften § 7-3). Bestemmelsen gjelder fast eiendom som er bygd, påbygd eller ombygd med inngående merverdiavgift på minst 100 000 kroner. Det treffer større bygge- og ombyggingsprosjekter, ikke vanlig vedlikehold.

I tillegg kan skattemyndighetene i forbindelse med en kontroll pålegge deg å oppbevare det vanlige fem-årsmaterialet lenger (skatteforvaltningsloven § 11-3). Fristen for å endre en skattefastsetting er som hovedregel fem år, og ti år i saker med skjerpet tilleggsskatt.

Fakturaer på e-post og i nettbank

Mottar du fakturaer som PDF på e-post eller i nettbanken, er det disse filene som er bilagene. Lagre filene i opprinnelig format i regnskapsprogrammet eller i en egen mappe som sikkerhetskopieres. Etter lovendringene som trer i kraft 1. januar 2027, skal elektroniske fakturaer uansett oppbevares i det formatet de ble utstedt i. Det samme gjelder fakturaer du sender selv: det skal ligge en kopi som viser det kunden faktisk fikk.

Oppbevaringsplikten faller ikke bort fordi du legger ned virksomheten. Materialet skal fortsatt oppbevares ut oppbevaringstiden, og det er du som innehaver som er ansvarlig for det.

Slik skal materialet oppbevares

Materialet skal oppbevares ordnet og sikret mot ødeleggelse, tap og endring, og være lesbart og kunne skrives ut på papir i hele perioden. Du kan skanne papirbilag og kaste originalen, hvis muligheten til å etterprøve regnskapet ikke svekkes. Kvitteringer på termopapir blekner raskt og bør skannes tidlig. Forskriften krever også sikkerhetskopi av elektronisk regnskapsmateriale, oppbevart adskilt fra originalen og testet minst én gang i året (§ 7-2). Originalbilagene skal ikke kastes før det er tatt sikkerhetskopi av den elektroniske versjonen.

Hovedregelen er at materialet skal oppbevares i Norge. Når regnskapet ligger i en skytjeneste i utlandet, gjelder egne vilkår.

Lovendringer som er vedtatt i juni 2026 og som trer i kraft 1. januar 2027, beholder de to oppbevaringstidene. Elektroniske fakturaer skal etter den nye teksten oppbevares i sitt opprinnelige format.

Hvis du mangler bilag du skulle ha oppbevart

Mangler det bilag i perioden, kan det få følger for fradragsretten. Hva som kan skje, og hvordan du løser det, er behandlet i Hva gjør jeg når et bilag mangler eller kvitteringen er borte?. Brudd på oppbevaringsreglene kan straffes som regnskapsovertredelse etter straffeloven § 392.

Kort oppsummert

• Du skal oppbevare fakturaer, bilag og kontoutskrifter i fem år etter regnskapsårets slutt.
• Avtaler, vesentlig korrespondanse, pakksedler og lovpålagte prisoversikter har tre år og seks måneder.
• Dokumentasjon av visse kapitalvarer, som større byggearbeid på fast eiendom, skal oppbevares i ti år.
• Fristen regnes fra regnskapsårets utgang. Du kan skanne papirbilag, men må ha sikkerhetskopi.