Er en muntlig advarsel like mye verdt som en skriftlig?
En muntlig advarsel kan i prinsippet telle like mye som en skriftlig, fordi loven ikke stiller formkrav til advarsler. Forskjellen ligger i hva som kan bevises senere. En skriftlig advarsel viser hva du ble advart om, når det skjedde og hvilke følger arbeidsgiver varslet. Den veier derfor tyngre hvis saken ender i oppsigelse. En muntlig beskjed som var uklar, kan i ettertid vise seg ikke å ha vært en advarsel i det hele tatt.
Står du i en lignende sak?
Skriv hva som har skjedd, med dine egne ord. Du får en første vurdering av saken din med en gang, og du bestemmer selv om en advokat skal se på den.
Muntlig advarsel eller skriftlig: hva loven sier
Vår forklaring — les paragrafene ordrett via lenkeneArbeidsmiljøloven nevner ikke advarsler i reglene om oppsigelse. Det står ikke noe sted at en advarsel må være skriftlig, at den må signeres, eller at det må gis et bestemt antall før en oppsigelse.
Advarselen har likevel en rolle. Når arbeidsgiver sier opp noen på grunn av forhold hos arbeidstakeren, må oppsigelsen være saklig etter arbeidsmiljøloven § 15-7. I den vurderingen ser domstolene ofte på om den ansatte fikk vite hva som var galt og fikk mulighet til å rette seg. En advarsel er den vanligste måten å vise det på.
Det er her formen får betydning. Ingen regel sier at en muntlig advarsel er mindre gyldig. Men den som skal bruke advarselen i en senere sak, må kunne vise at den ble gitt og hva den gikk ut på. Det er normalt arbeidsgiver.
Til sammenligning har loven klare formkrav til selve oppsigelsen. Den skal være skriftlig og inneholde bestemte opplysninger (§ 15-4). For advarsler finnes ikke noe tilsvarende.
Hva som skal til for at en beskjed er en advarsel
Ikke alle kritiske beskjeder er advarsler. En leder som sier «dette må du skjerpe deg på» i gangen, har gitt en tilbakemelding. Det er ikke sikkert det er en advarsel.
En advarsel bør inneholde fire ting:
- At det er en advarsel, sagt med det ordet eller tilsvarende tydelig.
- Hva du har gjort, eller ikke gjort, med så mye konkret innhold at du forstår det.
- Hva arbeidsgiver forventer framover.
- Hva som kan skje hvis det gjentar seg, typisk at det kan føre til oppsigelse.
En skriftlig advarsel har som regel alle fire. En muntlig beskjed mangler ofte ett eller flere. Det er ikke uvanlig at lederen mener hun har gitt en advarsel, mens den ansatte opplevde en samtale. Har arbeidsgiver ikke sagt noe om følgene, er det vanskelig å bruke beskjeden som en advarsel senere.
Er du usikker på hva du har fått, kan du spørre direkte på slutten av samtalen: «Er dette en advarsel?» Svaret gir deg en klar beskjed å forholde deg til. Svarer lederen ja, vet du at saken kan få følger. Svarer hun nei, har du det også notert.
Når en muntlig advarsel blir skriftlig i ettertid
Mange arbeidsgivere skriver et notat etter en muntlig samtale og legger det i personalmappen. Andre sender en e-post med en oppsummering. Da har den muntlige advarselen fått en skriftlig form, men det er arbeidsgivers versjon som står der.
Du har rett til innsyn i personopplysninger arbeidsgiver behandler om deg, etter personvernreglene. Det inkluderer slike notater. Spør gjerne om det finnes et notat fra samtalen, og be om en kopi.
Er notatet feil, svarer du skriftlig. Skriv kort hva du mener ble sagt, og be om at svaret ditt legges sammen med notatet. Les mer om å svare skriftlig på en advarsel.
Yusuf og de to samtalene om leveringstider
Yusuf er sjåfør i et budfirma. I januar tar driftslederen ham til side og sier at han har vært for sen på levering flere ganger, og at det ikke kan fortsette. Det blir ikke sagt noe om oppsigelse. Yusuf nikker og går ut til bilen.
I april skjer det samme. Nå sier driftslederen at «dette er en advarsel, og neste gang vurderer vi oppsigelse». Yusuf skriver en melding til seg selv på telefonen samme ettermiddag med dato og hva som ble sagt.
I september blir han innkalt til drøftingsmøte før oppsigelse. Arbeidsgiver viser til «to muntlige advarsler». Yusuf mener den første bare var en samtale. Notatet han skrev i april, bekrefter at advarselen kom da, og at han ikke hadde hørt noe om oppsigelse før.
Firmaet har ikke skrevet noe fra noen av møtene. Det er derfor Yusufs eget notat som er det eneste skriftlige. Han legger det fram i drøftingsmøtet etter § 15-1. Arbeidsgiver har nå bare én advarsel det kan dokumentere. Om det er nok til en saklig oppsigelse, avhenger av hvor alvorlige forsinkelsene var og hva som har skjedd siden.
Når personalhåndboken eller tariffavtalen krever skriftlighet
Loven krever ikke skriftlige advarsler, men det kan bedriften selv gjøre. Mange personalhåndbøker har rutiner for hvordan advarsler skal gis, for eksempel at de skal være skriftlige, at tillitsvalgt skal kunne være med, eller at den ansatte skal få et eksemplar. Noen tariffavtaler har også bestemmelser om dette.
Har bedriften en slik rutine og ikke fulgt den, er det et argument for at den muntlige beskjeden ikke kan regnes som en advarsel. Sjekk derfor hva som gjelder hos dere. Henviser arbeidsavtalen til en personalhåndbok du ikke har sett, kan du lese mer i artikkelen om personalhåndbok i arbeidsavtalen.
Kort oppsummert
- Loven har ingen formkrav til advarsler, så en muntlig advarsel kan være like gyldig som en skriftlig.
- En skriftlig advarsel er lettere å bevise og veier derfor mer hvis saken ender i oppsigelse.
- En beskjed er først en advarsel når det er tydelig hva du har gjort, hva som forventes og hva som kan skje.
- Skriv ditt eget notat etter en muntlig advarsel, og svar skriftlig hvis arbeidsgivers notat er feil.
Er saken din litt annerledes?
Et standardsvar passer ikke alltid. Beskriv saken din, så får du en gratis vurdering av akkurat den.