Arbeidsavtalen henviser til en personalhåndbok jeg aldri har sett

Yngvild får et regelverk hun aldri visste eksisterte, brukt mot seg

Yngvild signerte arbeidsavtale hos en logistikkbedrift for tre år siden. Kontrakten inneholder én setning om at «for øvrig gjelder til enhver tid gjeldende personalhåndbok». Hun har aldri fått håndboken utlevert, verken på papir eller digitalt, og har aldri blitt fortalt hvor den ligger eller bedt om å lese den. Da hun ber om å ta ut avspasering hun mener å ha opptjent, får hun avslag med henvisning til «reglene i personalhåndboken punkt 4.3», som visstnok sier at avspasering må avtales minst seks uker i forveien og bare kan tas ut i bolker på minst tre dager. Yngvild aner ikke hvor dette dokumentet finnes, og har derfor aldri hatt mulighet til å innrette seg etter en regel hun ikke visste eksisterte.

Henvisning i kontrakten er ikke det samme som at innholdet automatisk binder deg

At arbeidsavtalen viser til en personalhåndbok, er i seg selv en vanlig og lovlig måte å regulere praktiske detaljer på, uten at alt en arbeidskontrakt må inneholde må skrives inn i selve kontrakten. Men en slik henvisning forutsetter at dokumentet det vises til, faktisk er gjort tilgjengelig for den ansatte på en måte som gjør det mulig å kjenne til og innrette seg etter reglene. Et dokument arbeidsgiver aldri har delt, verken ved ansettelsen eller senere, kan vanskelig gjøres gjeldende mot en ansatt som ikke har hatt noen praktisk mulighet til å vite hva det inneholder.

Dette betyr ikke at Yngvild automatisk vinner fram med at avspaseringsreglene i punkt 4.3 er ugyldige. Det betyr at bevisbyrden for at hun faktisk kjente eller burde ha kjent til denne konkrete regelen, ligger hos arbeidsgiver, som er den som har utformet dokumentet og har ansvaret for at det er gjort kjent.

Når håndboken strider mot selve kontrakten, vinner kontrakten

Et annet spørsmål er hva som gjelder når personalhåndboken sier noe annet enn det som står i den individuelle arbeidsavtalen. Har Yngvilds kontrakt for eksempel en egen bestemmelse om avspasering som er mer fleksibel enn det håndboken beskriver, er hovedregelen at det konkrete, individuelt forhandlede vilkåret i kontrakten går foran det generelle reglementet, ikke omvendt. En personalhåndbok er ment som et supplement som utfyller det kontrakten ikke regulerer i detalj, ikke et verktøy for å overstyre vilkår partene faktisk er blitt enige om direkte.

Har Yngvilds kontrakt ingen egen bestemmelse om avspasering i det hele tatt, står saken annerledes, og da blir spørsmålet om håndbokens regel i det hele tatt er gjort gjeldende overfor henne på en bindende måte.

Arbeidsgiver kan endre håndboken, men ikke trylle fram nye plikter for deg i ettertid

Personalhåndbøker er normalt noe arbeidsgiver kan oppdatere og endre løpende, som en del av den alminnelige styringsretten, uten å måtte forhandle hver enkelt endring med hver ansatt. Dette gjelder praktiske rutiner, interne prosedyrer og lignende. Det arbeidsgiver derimot ikke kan gjøre, er å bruke en oppdatering av håndboken til å innføre vilkår som i realiteten endrer kjernen i arbeidsavtalen, for eksempel grunnleggende rettigheter knyttet til arbeidstid eller opptjent fritid, uten at dette skjer gjennom samme prosess som andre vesentlige endringer krever.

Seks ukers forhåndsvarsel og krav om bolker på minst tre dager for avspasering ligger trolig innenfor det arbeidsgiver kan regulere som en praktisk rutine, forutsatt at reglene faktisk er gjort kjent for de ansatte og praktiseres likt for alle. Poenget for Yngvild er derfor mindre om regelen i seg selv er urimelig, og mer om den i det hele tatt er gjort gjeldende overfor henne på riktig måte.

Slik bør Yngvild gå fram

Yngvild bør be skriftlig om å få utlevert hele personalhåndboken, samt en bekreftelse på når og hvordan den ble gjort tilgjengelig for de ansatte, og om den har vært endret siden arbeidsavtalen hennes egentlig ble klar. Hun bør samtidig be om å få se sin egen arbeidsavtale igjen, og vurdere om avspasering er regulert der på en måte som eventuelt går foran håndboken.

Er svaret at håndboken har ligget tilgjengelig på et internt system hun aldri har fått tilgang til eller blitt informert om, bør hun påpeke dette skriftlig og be om at avspaseringen hennes behandles etter det som faktisk var kjent for henne da hun søkte om den. Fortsetter arbeidsgiver å avslå med henvisning til regler hun ikke har hatt mulighet til å kjenne til, bør hun involvere tillitsvalgt, dersom det finnes en fagforening på arbeidsplassen, for å få vurdert saken videre.

Kort oppsummert

• En personalhåndbok kan bli del av arbeidsavtalen ved henvisning, men bare når den faktisk er gjort tilgjengelig for den ansatte på en reell måte.
• Bevisbyrden for at en konkret regel var kjent for deg, ligger hos arbeidsgiver, som har utformet dokumentet.
• Strider håndboken mot det som er individuelt avtalt i selve kontrakten, går som hovedregel den individuelle avtalen foran.
• Arbeidsgiver kan endre praktiske rutiner i håndboken løpende, men ikke bruke den til å innføre vesentlige endringer i kjernevilkårene dine.
• Be alltid om skriftlig utlevering av hele håndboken, og en bekreftelse på når og hvordan den ble gjort kjent for de ansatte.