Hva må en drosjeeier med eget løyve ordne med regnskapet?

Taksameteret er kassen

I drosjenæringen er det taksameteret som fungerer som kassasystem. Bokføringsforskriften krever at både kontantsalg og kredittsalg registreres i et taksameter som oppfyller kravene i forskriften om taksametre. Kontantsalg betyr her alt som betales når turen er ferdig, med kort, Vipps eller kontanter.

For hvert kontantsalg skal taksameteret skrive ut en kvittering til kunden. Kvitteringen skal ha de vanlige opplysningene for en salgskvittering og i tillegg vise hvilket betalingsmiddel kunden brukte.

Alle turer skal registreres i taksameteret, også faste avtaler og turer som faktureres senere.

Skiftlappen og avstemmingen etter hvert skift

Salget dokumenteres med skiftlapper og en rapport fra taksameteret som viser hver tur. Skiftlappene nummereres fortløpende av systemet og skal vise løyvenummeret og serienummeret på taksameteret. For hvert skift skal skiftlappen vise:

• dato og klokkeslett for når skiftet begynte og sluttet
• antall turer
• brutto innkjørt beløp, fordelt på kontant og kreditt, og kontantbeløpet fordelt på betalingsmidler
• kontanttips og tips betalt med kort
• totale kilometer og kilometer med passasjer
• sjåførens navn og fødselsnummer eller annen identifikasjonskode
• akkumulerte tall for kilometer og innkjørte kroner

Sjåføren skal signere skiftlappen med fullt navn når den skrives ut. Er systemet ute av drift, skal årsaken dokumenteres, og det skal brukes forhåndsnummererte manuelle skiftlapper.

Etter hvert skift skal kontantene telles og sammenlignes med kontantsalget på skiftlappen. Avstemmingen skal dateres, og det skal gå fram hvem som gjorde den. Skiftlapper, rapporter og avstemminger skal oppbevares i fem år etter utgangen av regnskapsåret.

Fra skiftlapp til regnskapet

Skiftlappen er bilaget for omsetningen. Bokfør hvert skift med kontant, kort og kreditt hver for seg, og tipset for seg. Da kan du senere avstemme kortoppgjørene i banken og oppgjørene fra sentralen mot skiftlappene, skift for skift.

Kontanter fra skiftene bør settes inn i banken jevnlig, slik at kontantbeholdningen i regnskapet stemmer med det du faktisk har. Kontanttransaksjoner skal registreres daglig, og bokføringen skal være à jour innen fristen for mva-meldingen og minst hver fjerde måned (bokføringsloven § 7).

Merverdiavgift i regnskap for drosjeeier

Persontransport er avgiftspliktig med redusert sats (merverdiavgiftsloven § 5-3). Du skal registreres i Merverdiavgiftsregisteret når omsetningen har passert 50 000 kroner i løpet av tolv måneder. Det skjer raskt for en som kjører drosje som hovedjobb.

Vanligvis er det ikke fradrag for merverdiavgift på personbiler. Biler som brukes til å transportere personer mot betaling i persontransportvirksomhet, er unntatt fra den regelen (merverdiavgiftsloven § 8-4). Som registrert drosjeeier kan du derfor trekke fra merverdiavgiften på kjøp av drosjen og på drift og vedlikehold av den.

Bilen, sentralen og ansatte sjåfører

Drosjebiler hører til saldogruppe c og kan avskrives med inntil 24 prosent i året (skatteloven § 14-43). Koster bilen 650 000 kroner uten merverdiavgift, kan du avskrive inntil 156 000 kroner det første året. Avskrivningen regnes deretter av den gjenstående saldoen.

Er du knyttet til en sentral, får du gjerne et oppgjør for kredittkjøring og kortbetalinger med sentralens avgifter trukket fra. Bokfør hele omsetningen som inntekt og avgiftene som kostnad. Fører du bare nettobeløpet, blir omsetningen i regnskapet lavere enn på skiftlappene, og tallene stemmer ikke med hverandre.

Bruker du drosjen privat, bør det gå fram hvor mye av kjøringen som er privat. Skiftlappene viser kilometer kjørt i skift, og forskjellen mot kilometerstanden på bilen er kjøring utenom skift.

Har du ansatte sjåfører, gjelder de vanlige reglene for arbeidsgivere: lønn rapporteres i a-meldingen hver måned, med skattetrekk og arbeidsgiveravgift. Tips som sjåførene får, skal stå på skiftlappen og behandles som lønn. Tips du selv får som eier og sjåfør, er en del av næringsinntekten din (se må jeg skatte av tips).

Overskuddet i et enkeltpersonforetak skattlegges hos deg som næringsinntekt. Du betaler forskuddsskatt gjennom året og leverer skattemelding med næringsspesifikasjon. Les mer om hvordan selvstendig næringsdrivende skattlegges.

Kort oppsummert

• Regnskap for drosjeeier bygger på taksameteret, der både kontant- og kredittsalg skal registreres.
• Hvert skift skal ha en signert skiftlapp og en datert kasseavstemming, og alt skal oppbevares i fem år.
• Persontransport har redusert merverdiavgiftssats, og du kan trekke fra merverdiavgift på drosjen.
• Drosjen avskrives med inntil 24 prosent i året i saldogruppe c.
• Bokfør sentralens oppgjør brutto, med avgiftene som kostnad.